歸檔文件整理程序化瑣議

李兆明

歸檔文件整理只有科學地劃分成若干個既相互獨立又互相聯系的程序，才能使該項工作井井有條，忙而不亂。實現歸檔文件程序化整理，還在于規范此項工作，實行全過程質量控制，提高歸檔文件整理水平和工作效率，并為實現歸檔文件計算機整理奠定基礎。

1實現歸檔文件整理程序化的意義

1．1實現規范化操作。如何在實施《歸檔文件整理規則》基礎上繼續細化歸檔文件整理工作，規范操作程序和優化工作狀態，直接關系到歸檔文件整理水平與工作效率。怎么接收文件，歸檔文件怎么裝訂，怎么排序并如何組成基本保管單位；整理歸檔文件，先干哪些工作，后干哪些工作；這些工作應當建立哪些標準規范等，都是需要我們認真考慮的問題。即使被有些人認為輕車熟路的文件鑒定，也是大有學問。將歸檔文件整理納入程序化管理，確定每一個程序中的主要內容、操作要領和技術規范等方面，就可以基本解決上述問題。

1．2達到過程質量控制，實現歸檔文件程序化整理、規范化操作，便有了簡單易行的操作規范和考核指標，可以做到程序項目明確，質量指標清晰，考核標準明確，便于對工作質量加以監督測評，實現歸檔文件整理全過程質量控制，保證歸檔文件整理工作質量得到不斷提高。

1．3便于開展聯勞協作。歸檔文件整理既沒有固定而明確的程序，也沒有具體工作標準，多人同時開展工作必然是忙亂不堪、互不銜接，甚至窩工返工。越忙越亂。只有在工作程序與操作標準明確之后，多人同時工作才可以分工明確，按部就班，相互銜接，有次序高效率和相互配合地將工作開展下去。

1．4使文書和檔案管理實現良好銜接。歸檔文件整理是文書管理與檔案管理的接合部，又是文檔一體化管理的“接口”，一些文書和檔案管理人員往往予以忽略，文件交接不認真清點，不辦理任何手續，出了問題難以追究責任。一些負責文檔編程的計算機人員也往往對此問題認識不清，使兩者“接口”發生錯位，影響了文檔一體化的有機銜接。如果制定了歸檔文件整理程序，就可以明確文書和檔案人員在文件交接中的各自責任，也可以實現計算機文件即時歸檔工作的良好銜接，使數字文件和數字檔案的管理平臺結合為一個有機整體。

2歸檔文件整理程序

2．1文件交接。如果文書員不負責歸檔文件整理，就應將一年中收集到的全部文件于次年初集中向檔案員辦理交接。交接文件時，文書管理人員應將收、發文分開排序、分類捆扎，作出文件移交清單和必要說明，與文件一同向檔案員辦理移交。檔案員應認真查看文件交接說明并按文件清單逐一點核，準確無誤后雙方辦理文件交接手續，雙方在文件交接清單上簽字，各留一份存查。

2．2文件鑒定，文件鑒定包括以下四個方面：一是文件齊全性鑒定。將文件清點并與相應年度收、發文簿認真對照，統計出當年文件收集齊全率。二是文件完整性鑒定。所接收文件中有無其他缺件(如文件正本與定稿是否——對應，文件是否短缺附件、附表等)、缺頁、殘頁或其他污損現象。三是文件價值鑒定。將全部接收的文件區分出應歸檔文件和不歸檔文件兩大部分，并對文件鑒定進行復驗，以發現并糾正文件漏歸檔和誤歸檔問題，還應檢查有無文件重復歸檔問題。四是歸檔文件技術鑒定。將全部歸檔文件逐份鑒定，確認定稿是否簽發，正本是否蓋章，合同協議法律手續是否完備齊全：所有文件辦理中有無鉛筆、圓珠筆等非永久性字跡；文件字跡反差是否良好。文件鑒定是非常細心的工作，應當逐件甚至逐頁鑒定，尤其是文件價值鑒定，決定文件存亡，實施者應認真負責處置。對于文件鑒定中發現的問題，尤其是歸檔文件中的問題。應向文書人員及時確認，采取補救措施，未能解決的問題應記錄在相應檔案盒內備考欄中。

2．3文件裝訂。為防止文件散失，應及時拆除金屬釘予以線訂。起釘應保證不傷及文件，開張不一的文件應予折疊或齊邊，無法折疊或裁邊的文件外觀也應整齊美觀。

2．4歸檔文件分類。按分類表對歸檔文件劃分類別，某一類文件數量過多可再細分類。分類文件應有類別標志，以避免之后文件整理發生混類問題，分類文件應分別捆扎，將注明文件類別的“類簽”置于該類文件之首。

2．5劃分文件保管期限，按照相應標準將不同保管價值的文件區分出來，予以捆扎。杜絕混淆。

2．6文件整理。將已劃分出類別與保管期限的文件組成基本保管單位，并按照本單位文件一上級文件一其他文件統一排序以固定其次序。每年的文件排序方式應予一致，以便于檢索。

2．7基本保管單位排序。將已確定的若干文件保管單位進行排序，編立統一的流水號并在標簽上標示，以保證各保管單位間文件的有機聯系。標注流水號應使用阿拉伯數字，保證不重號、不漏號。

2．8加蓋文件歸檔戳記。在指定位置加蓋歸檔文件戳記并填寫相應內容。歸檔戳記不應覆蓋文件字跡并保證清晰，所填寫內容應保證無誤并用詞規范。

2．9折疊檔案盒并予以定型。將平面展開的檔案盒折疊成立體狀并予以定型，檔案盒外觀整潔，保證不同脊厚的檔案盒數量滿足需要。

2．10歸檔文件登錄和計算機做表。按照相應要求，將歸檔文件整理要素逐一錄入計算機，應保證該錄入的文件不遺漏，重要的錄入項目不遺漏、無差錯。將歸檔文件目錄封面及錄入完畢的歸檔文件目錄打印輸出，并在“備注”欄內注明相應盒號、所在柜號，以便于檢索。

2．11標示檔案盒。根據《歸檔文件整理規則》相應規定，在檔案盒脊背和封面用永久性字跡或蓋戳方式標示出相應符號。符號標示要保證字跡清晰、內容準確、字號大小適當。

2．12填寫備考表。將本保管單位中歸檔文件整理過程中需說明的問題記錄在備考表中并簽上歸檔文件整理人和檢查人姓名，注明歸檔文件整理完成日期。

2．13文件裝盒。將全部歸檔文件按已標注的基本保管單位流水次序裝入檔案盒中。標簽上標注的歸檔文件保管單位流水號應與該檔案盒盒號以及其他相關內容保持一致，避免歸檔文件“進錯門”。

2．14文件入柜。按既定流水次序將全部已經裝盒的歸檔文件入柜，應確認檔案盒號次序是否有打亂現象。

2．15歸檔文件整理工作小結。將本年度歸檔文件整理基本情況與主要事項以及所采用不同的歸檔文件分類方法、保管期限、基本保管單位流水及其排架方式，或需要說明的其他問題一同記錄下來歸人全宗卷。

3實現歸檔文件整理計算機程序操作和文檔一體化管理

歸檔文件整理的程序化、規范化是實現計算機文件整理的基礎。只有將歸檔文件整理程序分解成一個個細小的操作動作并實現整體聯動，才能在此基礎上設計出較為理想的歸檔文件整理軟件。我們應當讓計算機在歸檔文件整理過程中從容應對復雜細膩的工作流程，對具體標準做到正確判斷與準確選擇、程序運行，尤其是文件分類、價值鑒定這些“高難度”動作上也按照人的意愿圓滿完成，戳記加蓋的位置適當，內容記錄得準確，檔案盒脊背與封面各項標志都準確到位，才算圓滿達到目標。將歸檔文件整理全過程貫徹始終并能確保工作質量。是該系統設計的基本要求。計算機歸檔文件整理程序應與原有文書管理和檔案管理程序聯結起來，使之成為一個通暢的“信息通道接口”，使文書與檔案工作的計算機處理結合為一個有機整體，實現文檔計算機一體化管理。

(摘自《檔案界》網站)