這樣的檔案分類方案可以嗎

翟賞遠

我是一個集團公司的檔案管理員，曾經從事8年的檔案工作，并一直做機關事業單位的檔案目標管理認定工作。并取得了一定的成績，現剛進入一家集團公司進行檔案室的籌建。根據這家企業的特點，我整理出一個檔案分類方案，不知可否，望前輩能指點一二。我把綜合檔案室的檔案分為五類：一為文書檔案類，以A表示，下設：1，黨群管理類：2，行政管理類；3，經營管理類；4，生產技術類。二為科技檔案類，以B代表，下設：1，科學技術研究類；2，基本建設類；3，生產產品類；4，設備儀器類。三為會計檔案類，以C表示，下設：1，報表類：2，賬簿類：3，憑證類；4其他類。四為特種載體類，以D表示，下設：1，照片類；2，磁光介質類；3，實物類。五為人事檔案類，以E表示，人事檔案按姓氏來劃分。

《檔案界》會員a1976211

從上述背景材料看，筆者初步推斷會員所服務的集團公司為一家工業企業。該公司檔案分類方案的編制要符合國家檔案局頒發的《工業企業檔案分類試行規則》(以下簡稱《規則》)的基本要求。

一般地說，檔案分類方案由編制說明、分類表、使用說明三部分組成。從分類方案的體系結構看，a1976211會員整理的該公司檔案分類方案，沒有標示編制說明、分類表、使用說明三個部分。

對照《規則》，筆者認為a1976211會員整理的分類方案還有不妥。一是a197621l會員將其綜合檔案室檔案的一級類目分為文書檔案類、科技檔案類、會計檔案類、特種載體類、人事檔案類的做法，有違《規則》第4條“工業企業檔案分類設置十個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類”的規定。二是《規則》第9條規定“聲像、照片或其他非紙質載體形式的檔案，其形成、反映的內容和作用與紙質載體檔案有著不可分割的聯系，一般不單獨設置類目，可視其內容特征同紙質檔案對應分類編號”，而a1976211會員在分類方案中錯誤地將照片類、磁光介質類、實物類檔案歸入特種載體類檔案，并將其單獨設置為一級類目。三是a1976211會員在分類方案中將人事檔案類的二級類目按姓氏來劃分的做法與《規則》有關規定不符。

根據《規則》，筆者對該公司檔案分類方案提出以下建議：一是嚴格按照分類方案體系結構的要求，編制該公司的檔案分類方案。檔案分類方案應由編制說明、分類表、使用說明三部分組成。編制說明包括分類方案的編制目的、分類的依據、規則、體系結構、類目設置以及若干重要問題的說明，是使用方案的指南。分類表是分類方案的主體部分，它是將立檔單位各職能活動中所形成的全部檔案按類目進行劃分排序，以圖表的形式表示出來。使用說明，主要說明檔號標示和案卷排列方法，二是遵循以全部檔案為對象的分類原則，按照工業企業檔案分類一級類目的設置要求，取消其原分類方案中將其綜合檔案室檔案的一級類目分為文書檔案類、科技檔案類、會計檔案類、特種載體類、人事檔案類的做法，將其檔案設置10個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類，如果該集團公司是特大型企業或生產程序特殊的企業，有些檔案難以歸人上述10大類目時，可根據實際需要增設一級類目。如果該集團公司是規模小且每年形成的文件材料數量又過少的街道、鄉鎮工業企業和非工業企業可在不違背分類原則的基礎上，結合本企業的情況減少一級類目。三是聲像、照片或其他非紙質載體形式檔案應該視其內容特征同紙質檔案對應分類編號。考慮其載體形式和保管要求不同，應分庫保管。特殊載體檔案，如，照片、錄音帶、錄像帶、計算機軟盤、縮微膠片(膠帶)等非紙質載體形式的檔案不單獨設置類目，應根據其內容特征同紙質檔案統一分類、整理，并做到分箱或分庫保管。其管理要求、方法可參照中華人民共和國國家標準(GB/T11821—89)《照片檔案管理規范》的規定執行。四是科學合理地設置干部職工檔案類的二級及二級以下類目。干部職工檔案類的二級及二級以下類目按干部、工人分別設置，其中干部檔案類目設置要按《干部檔案工作條例》有關規定執行。干部檔案的排架方法按干部、職工、退休職工、死亡職工排列。

檔案分類方案是立檔單位文件歸檔和檔案管理的業務規范，也是檔案分類、組卷、編目、排架的依據性文件。工業企業在制訂檔案分類方案時，應遵循以企業全部檔案為對象。依據企業管理職能。結合檔案內容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯系，便于科學管理和開發利用的原則。

(作者單位：河南省檔案局)