長輸管道工程項目竣工文件管理

張詩海　翟　山

1長輸管道工程項目竣工文件管理存在的主要問題

1．1文件編制不及時，如施工記錄填寫不及時，業主代表和監理人員審核簽字不及時，有扎堆填寫的現象。

1．2文件簽批不嚴謹，有越級簽字、代簽字現象。如一般操作人員代替質檢員簽字、監理員代替監理工程師簽字等。

1．3文件編制不規范。一是填寫不規范，欄目簽署不完整或隨意涂改；二是書寫介質不當，有用純藍墨水、圓珠筆甚至鉛筆書寫；三是版式不統一，有的用A4紙張，有的用16K紙張，主要反映在外來的材料檢驗報告上；四是竣工圖編制不規范，如破損嚴重、劃改不當、修改過多等。

1．4文件收集不完整。個別單位現場原始文件未定期收集、集中管理，或因保管不善等，造成原始文件丟失或損壞；個別單位資料多人管理，由于分工不明，造成資料缺項、漏項。

2存在問題的主要原因

2．1單位重視程度不夠。部分參建單位存在“重建設、輕檔案”的思想。對竣工文件管理缺乏足夠的重視，隨意指定人員負責，缺少必要的投入，過程中也很少過問。

2．2專業人員業務素質不高、責任心不強：近年來，國內長輸管道工程建設項目較多，檔案管理專業人員缺口較大；臨時指定人員多為兼職，缺乏專業基礎，加之責任心不強，規范學習不到位、執行不嚴格等現象多有存在。

2．3建設、監理單位監管不到位，對參建單位監督、檢查、指導力度不夠。

3改進工作的幾項措施

鑒于長輸管道工程建設工期緊、專業多、空間跨度大、技術要求高以及參建單位多、管理水平參差不齊，筆者認為。做好竣工文件管理應重點抓好以下工作：

3．1未雨綢繆，提前做好基工作。工程開工前，建設單位要根據項目特點和建設要求，提前收集、整理國家和企業檔案管理有關法律法規和規范，制定、完善符合項目實際的各項規章制度和檢查、考核、獎懲辦法，把竣工文件管理列入合同管理和項目綜合考評。

3．2健全網絡，確保工作責任落實。項目開工后，要盡快建立權責分明的竣工文件管理組織機構和工作網絡。把工作責任和目標細化分解，明確項目部、分部和參建單位各層面以及相關責任人的工作職責和要求，做到機構健全、目標明確、任務清晰、責任到人。

3．3全面深入，加強規范宣貫培訓。一是建設單位抓好制度、規范宣貫。適時組織集中培訓和上崗考試；二是參建單位要進一步分解工作責任和目標，把任務落實到班組和個人，并有針對性地進行業務培訓和工作交底，保證各環節的工作質量。

3．4強化管理，抓好過程質量控制。由于諸多原因限制，參建單位竣工文件管理水平參差不齊的局面一時難有較大改觀。為此，建設單位要大力強化管理、服務職能，加大工作檢查、指導力度，以強有力的過程控制彌補存在的不足。重點要抓好“五檢一服務”，“五檢”即施工單位自檢、監理月檢、分部季檢、項目部抽檢和專項檢查，“一服務”即深入、持續開展業務指導。

一是施工單位自檢。施工單位每月組織對當月的竣工文件管理工作進行自檢自糾，發現問題和漏項及時整改、補充。填寫(竣工文件管理自檢表)并報監理單位備案。

二是監理月檢。監理單位每月對監理標段內各參建單位的竣工文件管理工作進行全面檢查，填寫《竣工文件管理檢查表》(以下簡稱《檢查表》)、撰寫《竣工文件管理月度工作報告》(以下簡稱《工作報告》)并報項目分部。

三是分部季檢。項目分部根據監理單位《檢查表》和《工作報告》，每季度對分部內各參建單位(包括監理單位)的竣工文件管理工作進行全面檢查，填寫《檢查表》、撰寫分部《工作報告》報項目部主管部門。

四是項目部抽檢。項目部主管部門根據分部《檢查表》、《工作報告》及工作實際，不定期組織抽檢。檢查分部和參建單位竣工文件管理具體工作情況和分部、監理單位管理、服務工作開展情況。

五是項目部專項檢查，項目部主管部門每年至少組織兩次專項檢查，檢查內容同抽檢。

“五檢”情況要列為項目部各級工程例會的匯報項目，在檢查后的第一次例會上進行通報；項目部抽檢及專項檢查情況要進行全線書面通報。

六是深入、持續開展業務指導。要建立健全業務指導服務體系，充分利用培訓、會議、檢查、現場調研、內部交流和信息網絡等先進載體，指導參建單位開展工作。要改進工作方式方法，在檢查中指導、在指導中檢查，深入探討、互為補充，相互促進、共同提高。不斷推動長輸管道工程項目竣工文件管理工作邁上新臺階。

(作者單位：張詩海，中國石化集團管道儲運公司；翟山，江蘇省徐州市泉山區來稿日期：2009-06-20)