民生檔案信息資源共享管理機制的構建

鄒富聯 杜永紅

在新世紀,檔案信息共享已成為高層次的信息資源模式。檔案信息在更大范圍的應用和共享是檔案工作的最終目的,也是檔案工作進一步發展的內在要求。通過數字化轉換和加工來挖掘檔案信息,通過網絡向社會公布,實現共享,已成為未來檔案事業發展的必然趨勢。

一、民生檔案信息資源共享提出的背景

(一)社會信息化的深入和社會公眾信息知情權的日益覺醒。首先,信息化的核心在于共享信息資源。檔案承載著人類活動的大量信息,記載和延續人類文化,在社會信息化和實現信息資源社會共享的歷史進程中,具有特殊價值和不可替代的作用;其次,我國政府信息公開已邁入有法可依的階段。作為政府公眾服務機構之一的檔案館,應滿足利用者需求,維護社會公眾信息知情權,實現檔案信息資源共享。

(二)區域一體化對民生檔案管理提出挑戰。隨著我國經濟的迅速發展,區域一體化逐漸成為發展趨勢。其中以經濟較為發達的珠江三角洲地區、長江三角洲地區等區域比較典型。以下以廣東珠江三角洲地區(簡稱珠三角地區)為例進行分析。

國務院于2008年底批準了《珠江三角洲地區改革發展規劃綱要(2008-2020年)》,對廣州、深圳、珠海、佛山、江門、東莞、中山、惠州和肇慶9市為主體的珠三角地區發展給予了新的戰略定位。根據規劃,珠三角地區以城鄉規劃、產業布局、基礎設施建設、公共服務等一體化為總體目標,共同建立區域生活圈,在教育、醫療、社會保障、文化等方面開展合作。目前,珠三角的“城市邊界”日漸消融,廣州佛山、深圳東莞的經濟圈層間的融合明顯,出現了同城化趨勢。由此,珠三角地區一體化進程加速推進,原有的檔案的管理將面臨挑戰。

1、共享意識有待提高。隨著經濟發展和進一步融合,人員流動和交往更加頻繁,生活和工作的聯系更加緊密,本地居住和異地上學上班等現象更加普遍,區域一體化的特征和發展將越來越明顯。當前,珠三角各城市間檔案管理仍處于條塊分割、各自為政的局面,阻礙著檔案信息的共享。利用者利用檔案信息一如既往到異地獲取資料,獲取檔案信息的成本并未降低,享受不到一體化給生活和工作帶來的種種便利。如交通出行存在違章或事故,則從信息查詢到交納相關費用及理賠等,需要不斷異地往返奔波;老百姓關注的失業保險等社保檔案,如不能在區域范圍或更大的范圍內異地繳納和使用,就會出現難以接轉和續交的困難,等等。

2、共享規劃有待制訂。民生檔案包含戶籍檔案、房地產權檔案、社保檔案、婚姻檔案、教育檔案、勞動就業檔案、交通出行等方方面面的內容。制定民生檔案共建共享規劃,可以提高民生檔案的有效性和利用效率,檔案專業服務的優勢將得到充分發揮。目前,珠三角正在編制基礎設施、產業布局、城鄉規劃、環境保護、公共服務五個一體化發展規劃。檔案部門應積極應對,爭取盡快把檔案信息的共建共享納入發展規劃。

3、共享標準有待建立。由于不同地區經濟發展不平衡,相應的硬件與軟件設施存在較大的差異。同時,由于檔案工作標準化程度不高,檔案整理、保管、檢索利用及相關管理系統等缺乏統一標準。此外,各地區行政的相對獨立,政府機構實施垂直管理,注重縱向的領導指導關系,許多單位的檔案只能向上級主管部門檔案機構移交,造成了橫向的館(室)與館(室)之間信息的相對封閉,導致檔案保管存在的分散,不利于民生檔案的共享使用。

二、民生檔案信息資源共享的積極影響

目前,珠三角地區各城市的政府信息網和檔案信息網已建成并開通,檔案信息共享所依托的設備與網絡技術迅猛發展,提供了共享的客觀條件。此外,數字化發展迅速,通過各種形式將檔案信息進行數字化處理,在文字、聲像等多載體形式下實現了數字化管理,為民生檔案信息上傳、對外發布、提供利用等提供了有力的信息支撐。

(一)有利于提高區域內檔案部門生存和發展的空間

當前,檔案館的發展面臨嚴峻的挑戰:首先,一直以來,檔案館的服務宗旨以國家利益為重,對社會公眾的需求與利益沒有給予充分的重視。隨著網絡通信技術的發展,社會公眾獲取信息的途徑和來源多樣化,信息意識普遍增強。在這種情況下,檔案館必須在為用戶提供權威信息方面付出巨大努力,否則,檔案館的價值就會降低,檔案館的存在就會變得無關緊要;其次,檔案紙質載體的統治地位被打破,視頻、圖像等數字資源的數量越來越多。用戶變得樂于通過網絡訪問檔案信息資源,檔案館的服務范圍擴大,服務對象與范圍社會化。傳統上門查閱檔案進一步弱化,利用者寥寥無幾;第三,由于市場經濟體制的確立,生產活動受價值規律和競爭機制影響,資金、人才等的配置受這一規律支配,由供求關系決定其生產和發展。雖然檔案館作為國家的科學文化事業機構,不是物資生產部門,但一旦其存在的價值普遍受到質疑,原有資源的配置必然弱化,檔案館的生存必然出現危機。

因此,區域內檔案部門應打破地域界線,創新合作,推進檔案的一體化建設,推進檔案信息的共建共享,必將引起民眾的關注和領導的重視,拓寬經費來源,促進參與社會建設,促進信息服務模式的變革,進一步擴大生存和發展的空間。

(二)有利于為區域內民生檔案信息資源的利用提供便捷服務

珠三角地區經濟發展迅速,產業共生、互補性強,而且人文相通,政府、企業、民間往來頻繁。區域內由于歷史上行政區域多次調整變更及經濟交融等因素,檔案信息資源存在著“你中有我,我中有你”的特點,許多單位和市民經常需要跨市查詢房地產權、婚姻、戶籍、學籍、人事等檔案。同時,區域內城市間的政府部門就發展戰略、城市規劃、基礎設施、市場體系、產業結構、社會管理、環境保護、資源保障等進行統籌、協調和合作的過程中,不僅需要互相利用大量的檔案資料,在合作過程中也將產生大量新的檔案資料。

因此,檔案信息尤其是民生檔案信息的共建共享,將給區域內的檔案利用者在生產、工作、學習、生活、交流、合作等方面帶來便利,使其真正享受到區域一體化帶來的成果。

三、民生檔案信息資源共享管理機制的構建

當前,珠三角地區各城市間正加大合作力度,積極探索進行產業、交通、城鄉規劃、警務、工商、勞動、旅游、金融、戶籍、環保等對接和合作的研究和論證。如推動“一卡通”、“一證通”等互通工程,以公共交通IC卡的互聯、互通、共用為突破,逐步推廣應用到其他社會公共領域;推動社會保險的信息互通,逐步實現社會保險關系無障礙轉移;推動醫保服務系統的互聯、互通,等等。檔案部門必須重視區域內民生檔案信息資源共建共享的重要性和積極意義,為一體化建設服務,也為自身發展謀求更大的空間。

(一)共享管理機制構建的原則

1、以人為本的原則。以人為本是科學發展觀的核心,就是以廣大人民的利益為本,把解決人民群眾切身利益問題放在首位,堅持發展為了人民、發展成果由人民共享。民生檔案信息資源共享的出發點和最終目的就是為利用者提供更加便利和優質的服務。

2、協調發展原則。協調發展就是充分發揮各方的積極性,協調對象之間相互促進、均衡發展,就是注重形成發展的合力,從發展中的薄弱環節入手,促進共同發展。珠三角各地檔案工作發展不平衡,可以通過民生檔案信息資源共建的平臺,促進共同發展。

3、平等互利原則。平等是相互間在政治、經濟、文化等各方面處于同等的地位,享有同等的權利。最大利益是共同追求的,雙贏最為理想,對于相互間的發展都是有利的。在推進民生檔案信息共建共享過程中,合作各方主體平等,共同受益。

(二)共享管理機制的構建

1、建設領導機制

(1)以政府部門為主導。在珠三角經濟一體化建設中,最大的障礙來自于各地政府的行政壁壘。民生檔案信息資源共建共享也面臨一樣的問題。因此,省檔案行政主管部門應成立相關工作領導小組,確定工作職責和工作目標。珠三角各市應成立相應的領導和工作機構,制定目標任務,明確單位和工作要求,建立一級抓一級、層層抓落實的責任機制。

(2)以省檔案行政管理部門為統籌。省檔案行政管理部門應統籌協調,加強與珠三角各市相關部門的溝通銜接,密切配合、協調聯動。省檔案行政管理部門應從整體著眼,向各市有關部門宣傳檔案信息資源共享的積極意義,為各市有關部門的民生檔案信息資源組織提供有益參考,并進行有效協調,實現民生檔案信息資源的利用價值。

(3)以各市檔案行政管理部門為服務中心。在信息共建共享的過程中,必須充分調動各方積極性,共同參與。應以各市檔案行政管理部門為工作服務中心,領導和指導本地區檔案工作,確保檔案信息資源管理專業化。各市檔案行政管理部門是各市間的連接紐帶,也統一負責和協調本市民生檔案信息資源的數據收集和數據分析,并負責進行開發、傳播與服務。

2、建設合作機制

(1)合作思想。開放是檔案信息共享的前提。珠三角各市首先要解放思想,樹立合作的觀念。在合作中,堅持平等、互惠、發展的原則,主動提供自身的信息資源,本著既有利于開放又嚴防泄密的原則,正確處理檔案開放與保密的關系,盡量讓關系民生的檔案信息得以開發利用。

(2)議事制度。省檔案行政管理部門應擬定相關議事規程,確定合作方向,主持召開相關會議。或由各市檔案行政管理部門簽定合作協議,輪流主辦,確立檔案部門的領導聯席會議制度,共同研究協商合作議題。

(3)合作重點。當前合作的重點是各自建立民生檔案的目錄中心,實現民生檔案目錄資源的共建共享,在此基礎上,推進檔案數字化建設,逐步實現全文檢索。同時,實現民生重要檔案信息的互聯互通,提供檔案異地查詢和利用服務,實施同城化管理和同城化待遇。

3、建設運行機制

(1)統一規劃。民生檔案信息資源共建共享尚處于探索階段,檔案部門應抓住當前珠三角正在編制五個一體化發展規劃的有利時機,以省檔案行政主管部門為主,會同市檔案行政管理部門,以科學規劃、分步實施、循序漸進等為原則,制定切實可行的發展規劃,統一管理,統一部署,保證共建共享的有序進行。

(2)統一標準。應建立相同的民生檔案信息管理系統,研究和制定一套通用的數據規范。各地信息化建設采用的硬件平臺、軟件平臺和應用系統等不相同,形成了信息資源共享技術上的壁壘,無法形成信息互訪機制,難以實現信息資源的共享。因此,在建設民生檔案信息資源共享的過程中必須堅持統一規范,避免各自為政、互不兼容的現象產生。

(3)統一模式。首先,在各市采取集中的檔案管理模式,由各市的檔案行政管理部門負責本地民生檔案信息資源管理,建立檔案信息網站,實現檔案信息的統一管理,統一對外服務。其次,在各市間采取分散的檔案管理模式,各市的民生檔案信息資源在多方協作的基礎上,實現各市間檔案信息網站的互聯互通,利用網絡進行民生檔案信息發布,實現共享。

參考文獻:

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4、董麗:《檔案信息資源的社會共享之我見》,《蘭臺世界》,2008(21)。

*本文系惠州市檔案學會2009年獲得的惠州市哲學社會科學科研項目“珠三角地區民生檔案信息資源共享研究”(課題編號09GL—06)的階段研究成果。

作者單位:廣東省惠州學院 廣東省惠州市檔案局