做好檔案館的接待查閱工作

繆平均

查檔接待室是檔案部門的“窗口”,查檔利用接待工作是檔案館服務民生、服務和諧社會建設最直接、最具體的工作體現。筆者在檔案館保管利用部門工作十余年,在日常的接待查閱工作中,曾嘗試了一些新型的方法與模式,也做了一些具體實際的調研,借鑒了同行的一些好的做法,現歸納之,以求鑒于同行。

一、做好導查工作

所謂導查就是檔案館工作人員利用其本身職業的熟知度、對檔案館館藏內容的了解,引導利用者查閱到所需的檔案信息。眾所周知,當一個人第一次來到一個極不熟悉的環境,自己置身于很陌生的領域中時,如有人為其引導,那當然是利用者求之不得的好事情。需要導查的對象常常是以下幾種類型:1、是從來沒有到檔案館查過檔案的利用者;2、是對其查檔線索掌握不夠全面的利用者;

3、是所查的內容需要跨越多個全宗才能查找到的利用者;4、是按檔案館通常查閱方法,即查閱了全引目錄后,沒有查到所需檔案的利用者;5、是在檔案館查閱了相關的檔案全引目錄和資料目錄后,都無法找到所需檔案的利用者。接待室導查的方法通常是:1、主動詢問式,即主動詢問利用者的查檔目的、已掌握所查檔案內容的線索,如所查檔案內容的時間、人物、單位、事件等等。2、主動介紹式,主要包括本館現有查檔檢索工具介紹,其次是本館以往至當前利用檔案編研資料的種類、內容、查找使用方法、查檔應注意事項等的介紹。3、主動告知式,即主動告知利用者所查檔案所在的全宗名稱、目錄號和檢索工具存放位置、查閱注意事項等。4、主動引導式,也就是當利用者自己不能順利地查找所需檔案內容時,作為接待人員,就應主動為利用者提供查找所需檔案資料的途徑和線索。如本館相關檔案的全宗名稱及目錄的情況或別的檢索工具,還有可能保存該檔案資料的別的檔案館等。

二、做好排查工作

在檔案館查檔接待室,當一個利用者自己不能順利地找到所需檔案時,作為檔案館接待工作者,不能簡單地宣判該檔案資料查不到或沒有,而是要認真分析檔案可能存在的位置,從而為利用者提供查找該檔案資料的途徑、線索和方法。這一過程就是排查。首先,分析利用者所查檔案文件之間的有機聯系,包括文件之間的流轉關系,如請示與批復、收文與發文的關系等;各文件之間的包含關系,如工作總結、會議講話稿、年報等包括全年很多的單個信息內容;文件之間的辦理程序關系,如會議記錄與發文,一般是先研究后發文的程序;信息不同載體之間的互補關系,如檔案、資料、報紙、文件匯集、館藏錄像帶、錄音帶等不同載體材料之間的重疊與互補等。其次,梳理利用者所需檔案所在機構的歷史沿革情況,如過去與現在隸屬關系的變更,內部機構的設置、分立、改組、合并、撤消等。第三,掌握各級各類檔案館(室)的保管內容、范圍、功能與區別。這就要求檔案館的查檔接待人員:一要自己熟知館藏信息和檔案業務;二要有為利用者著想的工作激情、熱心與高度的工作責任感;三是在檔案館閱覽室的接待工作者,對待每一位查檔利用者應一視同仁,要有足夠的耐心與細心,盡職盡責的做好本職工作。

三、做好代查工作

代查是指檔案館工作人員代利用者查找檔案信息或線索的一種業務。代查是在新的形勢下為滿足利用者不同類型、不同層面需求的一種市場行為,是一種有償服務方式。代查可分為三種,1、現場代查,這又分為兩種,一種是被動現場代查,即利用者因為查閱檔案業務上的障礙,而要求檔案館工作人員予以代查。另一種是主動現場代查,指利用者因為查檔行為上的障礙,需檔案館工作人員主動代查,這主要是指那些卻需社會給予關愛的特殊群體,如老人、文盲、殘疾人等,對這部分特殊群體不僅要我們主動給予熱情關愛,而且要盡可能給予無償服務,給他們以人文上的關懷。2、委托代查。委托代查又分為口頭委托式、電話委托式、信函委托式、網絡委托式等形式,只要檔案館承諾有代為查找檔案資料工作的業務,利用者和檔案館雙方就建立了一種簡單的勞務合同關系。3、協議代查。機關、企業、鄉、鎮、村等單位為編史修志、著書、研究、考證歷史等,需要查找大量的檔案資料,為降低成本,提高效率,與檔案館簽訂代查協議,檔案館根據其所列清單,代為查找所需的檔案資料,利用者付出一定的查檔費、復印費、代查勞務費,這叫協議代查。代查程序為:接收受理、告知利用事項(包括保密要求、收費項目和標準、完成時間期限等)、收取費用、送達所查資料。

四、做好協查工作

協查是指以國家綜合檔案館為主體,協同各類專業檔案館和各部門各單位檔案室,形成一個檔案查閱系統,實行檔案資料源的互補與共享。在實際工作中,常碰到以下四種情況:1、在大多數社會公眾眼中,政府部門的檔案館是能找到所有檔案的地方,一旦需要查找檔案史料,只想到檔案館,他們不了解,更很難知道各類檔案館(室)的功能與分工,在此,綜合檔案館里常碰到利用者走錯路入錯門的現象。2、在其他專業檔案館(室)接待查檔設置的門檻往往比較高,如需領導層層審批,要正式介紹信,內控檔案不便利用等等。還有就是機關、企事業部門檔案員對外接待查閱不是他們的主要工作,對利用者大多不是推諉就是找不到人,使利用者有時不是跑“冤枉路”就是“望門興嘆”。3、個別檔案館(室)沒有收費依據標準,造成亂收費、超標準收費的現象時常發生。4、在個別檔案室里,給利用者開具的檔案證明,一些部門“不買賬”,有關部門只認準檔案館的“檔案證明專用章”,因而使利用者交了錢拿了證明卻辦不了事。按當前理論界“大檔案”的理念與思路,把各級綜合檔案館辦成真正意義上的綜合檔案館,這在實際操作中需要一個較為艱難而長期的過程。在這個過渡期,要徹底解決以上問題,為利用者做好協查工作,就顯得更為重要和必要。通常為利用者協查的具體做法是:首先,檔案館應將館藏的全部目錄集中到一起存放,使利用通過導查能在較短的時間內,掌握檔案館館藏的內容,為利用者查找檔案提供有價值、有意義的線索。其次,向利用者明確檔案館在查檔上的主體地位,即有統一、有步驟的調度、安排、監管查閱者的權利。第三,在檔案館內統一查檔制度,統一收費票據,統一收費標準。最后,根據利用者的要求,檔案館應主動在利用者所查檔案資料上加蓋“檔案證明專用章”。

五、做好陪查工作

近些年來,各級各類綜合檔案館都開展了檔案寄存業務,特別是國企改制后的國有企業檔案大量進入綜合檔案館里,帶來了利用者查檔上的突出矛盾。一是查閱量大。有時為了研究歷史上某一重大事件或某一個問題,如經濟案件、歷史事件等,需要查閱幾百卷甚至上千卷檔案資料。二是查閱檔案的連貫性很強。如查某一大的工程出現的經濟案件,查閱企業改制、企業房改問題等,不僅要查其基本的基建檔案、文書檔案,同時還要查閱會計檔案,另外在會計檔案中又有憑證、賬簿、報表,賬簿中又會有總賬和各分類帳表等。三是這一類問題查檔的不確定因素很大。有時要按照問題、歷史事件的線索順序查閱,有時要逆查,有時要橫向查,如會計總分類帳表等,甚至有時還要臨時查找線索,如當事人口述依據等。四是查檔的專業性強。比如查閱會計檔案,就必須具備很強的會計專業技能和知識。工程中經濟案件,大的歷史事件也是如此。這種查閱需求的特殊性很大,檔案館如果按正常的調卷查閱的話,是很難應付的。至少需要3個人為其提供服務,庫管員調卷,接待人員收卷,庫管員一天進出庫房多次,調卷量大,很辛苦,而利用者往往還不滿意。這就需要實行陪查,即檔案館工作人員陪同利用者到檔案庫房查找利用者所需的檔案。把利用作為最大追求目的的國家級綜合檔案館,依據單位部門利用檔案的實際,適度展開陪查業務,一方面能滿足利用者查檔的特殊需要,又充分體現了綜合檔案館在工作上以人為本的思想理念。但要依據實際從嚴掌握,非特殊情況不可開禁,而且要實行嚴格的登記審批手續。陪查時檔案館陪查人員應努力做到以下三點:1、進庫房查檔的利用者人數,通常不得超過兩人。2、利用者不能帶包、紙、筆進庫房。有需利用的檔案,利用者可在其中的卷內夾紙條標記,以便復印利用。3、陪查人員應有高度的責任心和警惕性,要隨時注意利用者的行為。

作者單位:陜西省檔案局(館)