我參與的奧運檔案工作

張彥清

2007年9月,我受北京市檔案局(館)委派,來到奧組委秘書行政部負責奧運檔案管理、服務利用、檔案收集、整理等工作。

全力以赴,做好保管與利用服務工作

來到奧組委后,檔案利用服務方式由后臺間接服務轉變為前臺直接服務。我工作的位置被安排在奧運大廈B樓。離辦公室不遠處,便是存放驗收后的奧運檔案庫房。而未驗收的檔案則存放在離B樓300米的奧運大廈主樓12層的檔案室里。這樣,給利用服務工作帶了諸多不便,經常是兩樓之間來回跑。有時利用者需要的檔案在奧運大廈主樓時,我就讓他先填好調卷單然后集中在奧運大廈主樓12層辦公室等候,我就用最快的速度奔向主樓為其調檔,這樣才有效地減少了利用者等待時間。但經常是剛回到B樓就有人打電話利用奧運大廈主樓的檔案,我就再次快速返回為其調檔提供利用。時間久了,無論是午飯或下班時間,我都以快捷方便、準確無誤的服務,讓利用者體會到檔案移交給他們帶來的便利。

奧運會開幕的日子臨近了,辦公用房趨于緊張。我們的辦公室與檔案庫房被用作奧運服裝的發放地,我們被安排在奧運大廈主樓12層一間擁擠的辦公室里,而檔案被安置在地下三層車庫一角臨時搭建的庫房里。由于是車庫電量負荷有限,沒法安裝電腦、復印機等辦公設備。庫房低矮潮濕,車庫通風條件有限,汽車進出繁忙,尾氣排放嚴重,在這樣的環境下,我沒有半點怨言,依然堅守在這個屬于自己的陣地上。當利用者利用檔案時,我就樓上樓下的來回跑。在這期間,奧運檔案資料和實物的接收、清點、登記、上架、調閱、裝箱、運送等一系列工作都是在這時完成的。

克服困難,堅守檔案服務工作崗位

2007年底,我母親病危住院治療。在近四個月時間里,醫院要求病人家屬一刻不能離開。而此時咨詢和利用檔案人員突增,實物檔案的移交數量也在增加,特別是奧運特許商品、樣品的寄送等工作也在緊鑼密鼓地進行著。我曾考慮請假照顧母親,但又一想,自己的請假,就會給他人帶來困難,特別是此時不能影響查閱檔案和奧運特許商品樣品的寄送等工作,我最終選擇了堅持。就這樣,我白天堅守在自己的工作崗位上,以微笑面對著利用者,下班后匆忙趕往醫院照顧母親。秘書行政部的領導得知此事后,多次讓我每個星期休息一、兩天來照顧母親,那時,自己身體也不好,就加大服藥劑量,以保證當天的工作。母親去世后,辦完母親的后事,我馬上回到崗位繼續默默地奉獻自己微薄的力量。

兢兢業業,做好實物檔案收集工作

根據奧組委對實物檔案收集的相關規定,各部門產生的實物檔案都納入收集范圍。

收集實物檔案中也碰到了一些困難,經過不懈的努力,奧運實物收集工作逐步順利展開。那時,某部門有兩件非常重要的實物,而保存人不知道應移交到哪里,因此就一直保存在本部門內。當我上門到這個部門收集其他實物檔案時正巧碰上,她對我說:“我一直不知道這兩件實物應交給誰,一直保存在這里總是擔心。這回好了,交給你我就放心了”。辦理了交接手續,我們收下了這兩件非常珍貴的實物檔案。就這樣,在各部門領導的支持與自己的努力下,奧組委機關內各部門應移交的實物檔案悉數接收進館。

盡職盡責,圓滿完成檔案的運送任務

運送各種載體檔案也是一件不輕松的工作,每次運送前,都要對各載體檔案進行清點核對、裝箱、貼標識,以保證檔案不遺失。有時趕上三四家同時搬運貨物,稍不注意就可能造成無法挽回的損失。每次搬運前,還要樓上樓下的跑,隨時提醒本組搬運人員的高度注意,保管好自己搬運的貨物。這樣才使檔案搬運和運送中沒有發生一件遺漏或損壞的事情。有一次,在清點完整車的檔案后,就立刻坐上送往北京市檔案館的車子。途中汽車突然熄火,司機查看一番后回答:“需要兩個小時才能修好”。我開始著急了,此處有些偏僻,感覺很不安全。當時,為確保奧運檔案萬無一失,我握緊手機,在汽車前后左右地轉悠,準備隨時處置突發事情。終于,盼來了維修人員,很快把汽車修好,我跳上開動的汽車,才算松了一口氣。就這樣圓滿地完成了這次奧運檔案的運送任務。

在奧組委一年多的時間里,我完成了14萬卷(件)檔案原件與復印件的保管,1萬多件實物檔案的收集、1萬多冊資料的收集整理與登記工作,近20車次各種載體檔案的運送任務。

難忘的奧運之年,難忘的日日夜夜,我們經歷了太多的艱辛卻收獲了一生難忘的快樂。

作者單位:北京市檔案館