檔案的生命在于服務

姚建閣

檔案是什么?是一個民族賴以留存的歷史記憶,是一個國家獲得前行可供借鑒歷史經驗的資源寶庫。這是我在工作中的一點感悟和認識。我從事機關工作多年,原來在縣經委,后來是工業局、鄉鎮企業局、發改局,然后在政協,又到政府,分管全縣檔案工作。在政協工作時,我分管科教文衛,同時也管文史,2003年在我擔任政協副主席期間,做的一項重要工作就是編輯出版《政協志》,那時各編寫小組幾乎天天到檔案館查資料,實踐中得到的真切體會就是:檔案太重要了,真是一份材料,一份史實。那時候對檔案工作有了一個初步的認識,檔案起到記載歷史,資政利人的非常重要的作用。

檔案作用在社會各層面的體現

檔案的作用是非常廣泛的,體現在社會的各個層面。比如資政,比如惠及民生,比如為經濟建設提供服務等等。拿我們現在各級政府非常重視的信訪工作來說,檔案發揮的作用也是非常重要的。現在人們的維權意識越來越強,信訪工作對檔案工作的要求也越來越高。記得是在1993年,省里出臺了一個文件,要求清退機關富余人員,也包括教育部門,當時根據文件精神縣里辭退了一些富余的臨時教師,在臨時教師人員中影響很大,他們認為不應該辭退他們,要求提供辭退的依據。縣里專門為此事開了一個總的協調會,我們把所有的檔案文件都搬出來,包括省里的文件,市里文件和縣里的文件,以及鄉鎮的文件拿出來給他們講為什么這么做,他們看了以后就很服氣。試想,如果沒有這些檔案留存就沒有了依據,也就沒有了說服力。

在對待信訪的糾紛上,當時是根據什么政策,這些東西沒有答案,誰也不能說自己說的就是政策,就是權力,這就要把當時的政策、依據擺出來,比如說1993年解聘的理由是什么?找到文件后,當時給你的什么待遇,都是摁了手印,簽了字的,這些都是最好的證明,是檔案提供的依據。如果我們拿不出來,糾紛就沒有辦法解決。

檔案工作的方方面面,是跟老百姓的生產生活息息相關的,比如行政執法,可以說是每一個重要的政策的出臺都離不開檔案。人們現在對利益的訴求,不僅僅局限于現實生活中的一些事。現在的政策執行,文件的執行,很多時候都要追溯以前,對照現在的政策,討過去的事。這就要求我們要尊重歷史,在當時做的是符合歷史事實的,在當時是正確的事情,再用過去的做法來套現在的事情就可能是不正確的,你可以用過去的憲法章程給人們解釋,比如說計生工作,依照過去的政策是一個處理方法,按現在以人為本的現實來說,也許人們是不能接受的,比如當時因為超生開除公職,甚至接受處罰,現在再這樣做就不再是十分合適的。我說這樣的例子,只是想說明檔案對現實的服務作用確實是非常大的,這也是今后檔案工作賴以生生不息的重要原因之一,因為有用,所以重要。

檔案的生命在于服務

隨著經濟社會的發展,檔案工作的層次越來越多,已經打破了過去的框框,像婚姻檔案,計生檔案,還有些農村合作醫療檔案,過去都沒有,還有電子版保存多長時間,都是很有價值的檔案,老百姓要來查資料,沒有依據,真沒辦法給老百姓交代了。檔案的生命在于服務,服務的基礎在于有良好的檔案業務工作積累,因此合理的將檔案建立起來,并接收進館是十分重要的。

比如企業檔案,檔案文件流轉是很重要的一條。我在企業里工作的時候,當時企業檔案方面收藏的不是很好,那時正處于企業改制,有涉及到職工的利益的,涉及到債權債務,當時的文件非常規范,但是沒有保存完整,企業破產之后,保存的不是很好。企業破產后檔案應該妥善保管起來,因為可能還有一些遺留問題,像職工的問題,資產的處置問題,有可能就有人查。還有就是機關的檔案也未必建設的很好,這次下決心大搞檔案接收就是要盡最大努力讓它完整。最起碼這些年的一定要完整。

吳橋是雜技藝術之鄉,歷史上存下來的東西不少,這是我們有寶貴價值的具地方特色的文化遺產,檔案館里有一部分,還有個人收藏的就很難保證質量。我們有一個專門的雜技博物館,里面也存著一部分檔案。比如說最早的是兩百年以前的石碑,包括當時的雜技藝人到國外演出留下的大量的照片資料,保存在這兒就會永遠流傳下去的,個人留著則有可能會丟失。有幾個雜技專業村,是原來的雜技創始人的后代,他們的資料都會很高興的交給檔案館保存。檔案館要收集整理好這部分非常有價值的檔案資料,為保護民族品牌服務。

隨著社會分工的越來越細密,檔案的價值也日益凸顯。比如政府決策參考,政協、人大辦理提案等等工作,檔案的利用率非常高,書記、縣長都要查閱。我們現在寫縣志寫方志,都是來源于檔案。現在農民拆遷拆圍,地界劃分,涉及到補償,現在補償應該給誰,給多少,都要到檔案里找依據。再具體到對個人來說吧,比方說,前段時間查了一個落實知青政策的問題,有檔案資料就可以查到了,沒有檔案身份就確定不了,待遇就落實不了,到這個時候就能體現出檔案的一字千金了。在縣空壓機廠改制、搬遷時,有一個人提出來,空壓機廠創建時期他的祖父入有股份,要求解決他的股份問題。空壓機廠把所有的檔案都找出來了,查證當年公私合營時候的檔案,根據檔案的記載,他對現在解釋基本認可。如果沒有檔案,就不會這樣好解決了。

檔案不用的時候,覺不出來它的價值,到用的時候,就是一字千金,檔案保存沒有硬性的指標,沒有硬性的任務,但是檔案工作的責任真真正正是非常重大的,檔案的安全不能出任何問題,出一點問題有可能就是毀掉了一段歷史。

抓基礎上層次促服務

檔案工作的重要性越來越為人們所認知,這是做好檔案工作的民眾基礎,但是做好檔案工作,更為基礎和重要的是要有良好的設施設備和高素質的檔案人員作保障。對于今后的檔案工作,我們有一個很好的打算,首先是抓好縣級國家檔案館建設,我們將把國家檔案館建設和縣綜合文化中心一并考慮,提供用地,籌建新館。一是將該接的檔案及時接進來,妥善保管,再一個是發展電子檔案,搞好檔案信息化建設,將來的軟件,像攝像頭,防火器材,密集架等都要提檔升級。為社會提供更好的優質服務。

檔案就是因為服務才有生命力,縣直各部門包括縣委政府,包括各個機關部門,都要很好的借鑒它,利用它,把現在的工作做好。為此就要下大力抓好檔案資源建設,這兩年我們縣做了很多工作,大力接收檔案,豐富館藏,目前館藏檔案比2005年翻了一番多了,原來是4萬多卷,現在是9萬多卷,加上資料都11萬了。

做好檔案服務,還要大力提高檔案人員的素質,要加強班子建設,從而強化機關的建設能力。將有一定基礎的專業人才充實到我們的隊伍當中來。關鍵并不是讓別人說你的工作崗位重與不重,是看你怎么去做,做的好就很重,不去做,再簡單的工作,做不好你也很輕。

檔案工作的布局,是以縣檔案局為核心輻射各科局,只能是起核心帶動作用,帶動下面各層次集中搞工作。每個鄉鎮科局都設有檔案員,定期搞好培訓,告訴他們哪些是有價值的,哪些應該保留的,將工作做到位。加強督促檢查,要把檔案收藏好,保管好,絕不能丟失。

這些都是檔案工作的最基本的東西,今后也要開展創新性的工作,搞一些特色的東西,都是在探索當中。最主要的還是服務,檔案如果不提供服務就沒有生存的價值,沒有存在的價值。我們把檔案收起來了,放在一邊是沒有任何意義的,只有用起來,開發出來,才有價值。作為檔案人員來說,這一方面工作真的是很枯燥,要耐得住寂寞。今后主要是怎么樣去創新的問題,怎么樣去找新的方法,怎么用自己的管理方法,迅速的及時地,給縣委政府,給老百姓提供服務,包括將來老百姓查閱檔案的也會多起來,我們怎么樣給他們提供及時的高質量的服務,怎么給人們做好解釋工作。他們的工作是越來越細越來越面向基層。

總之一句話,基礎是根基,業務建設是關鍵,最終的目的則在于利用,明白這一點,檔案工作就會做的虎虎有聲色。