試論城建檔案資源整合

城建檔案是社會發展的產物，是指在城市規劃、建設和管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它反映城市建設的進程，是城市發展的結晶，對經濟社會的可持續發展提供著重要的借鑒指導意義。所謂城建檔案資源整合工作，是指將各類城市建設工程、各專業業務管理和技術檔案，城市規劃、建設、管理的方針、政策、法規有關文件材料的有機整合統一。它直接影響到城建檔案管理的科學化、規范化和現代化，關系到城建檔案最大限度地滿足城市發展和經濟社會發展的需要。城建檔案資源整合是推進城建檔案事業發展的必由之路。

一.城建檔案資源現狀

通過20多年的發展，各地城建檔案館在豐富館藏、改進結構等方面取得了一定成效。但客觀講仍然存在總量偏少，內容不豐富，結構不合理的現狀。一是民用建筑、城市規劃、城市建筑管理三大類檔案為各地館藏之重，以石家莊城建檔案館為例:這三大類基本占到全部館藏量的82%，而城市勘測類、地下管線類、市政工程類、公用設施類、交通運輸類、工業建筑類、名勝古跡園林綠化、環境保護、人防軍事工程、聲像類平均各占到1%左右。各類之間分布不平衡，兩極分化嚴重，不能充分反映城市建設的實際。二是有關城市規劃、建設及管理方面的方針、政策、法規、計劃方面的文件，科學研究成果和城市歷史、自然、經濟等方面的基礎資料尤為匱乏。其中:城市基礎資料僅占0.3%，城市建設科研類僅占0.09%。雖然這些檔案難以收集，但恰恰是這些檔案對反映城市建設發展與經濟建設發展的軌跡起著重要的鑒證作用。這些檔案的空白，無疑是城建檔案工作的巨大損失。三是城建檔案資源割據現象非常嚴重。建設局、規劃局、園林局、土地局、房管局、城管局、人防辦及電信、電力等部門各自負責自身所產生的檔案。城建檔案流向歸屬沒有按照有關規章、規定去做，并缺乏有效措施制約，使其難以有效整合聚集，形成合力。

二.城建檔案資源整合現狀的原因

一是體制原因。城建檔案雖是國家資源的一部分，但由于所有權、占有權、處置權的不同，使其隸屬多部門。各有關部門過分重視自身利用、開發與服務，一味地忽視城建檔案的資源整合與和諧發展利用，從而使城建檔案割據至今。

二是城建檔案館“閉關自守”、“固步自封”原因。城建檔案館社會資源極為簡單，只為特定對象服務，多處于墨守成規、僵化生硬的工作模式之中，一直被認為是不創造任何經濟價值的“純公益性”文化機構。其長期形成的劣勢地位，在與規劃、土地、城管、園林、電力、電信、公用、人防等強勢部門交往過程中處于劣勢位置。同時又很少投入力量，加強與社會各界聯系，缺乏行業支持和合作。

三是法制滯后原因。建設部《城市建設檔案管理規定》對城建檔案館重點管理的檔案進行了明確，國家檔案局《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》對城建檔案館的接收范圍、報送和接收要求也做出了明確規定。但是，對相關部門城建檔案方面的權利和義務，繳納相關城建檔案程序、步驟，未繳納城建檔案需承擔的后果以及城建檔案館依法行政權利都沒有明確詳細的設定，可操作性差，從而直接影響到城建檔案資源整合。

三.城建檔案資源整合途徑

資源建設是檔案事業發展的物質基礎。無檔案資源既成無本之木，無源之水。城建檔案資源整合將已有的、獨立的、分散的各類城建檔案，通過改變歸屬和流向，進行綜合運用，形成社會所需的完整的有機整體，以體現檔案信息的系統性、有效性、共享性，最終為社會提供一個資源共享，行業協作，提升原有資源價值的平臺。

一是政策扶持。城建檔案資源整合是對傳統城建檔案工作封閉保守、坐家守勢觀念的挑戰和突破。城建檔案館承擔著政府信息公開和為社會各界提供利用的職責，而現代化的城市建設要求城建檔案館做到檔案收集完整、信息開發及時、提供利用便捷。所以開展城建檔案資源整合是一項具有先進性和艱苦性的工作，將分散到各部門的專業檔案資源整合進城建檔案館，勢必會影響到有關部門的利益。為此城建檔案館首要任務是爭取上級行政主管部門以及市委、市政府的支持和幫助，強化宣傳城建檔案資源整合的意義和作用，使各級部門充分了解檔案資政決策功能，特別是對重大經濟建設決策的參考、借鑒作用，徹底改變各級領導對城建檔案的傳統觀念，爭取成立專門議事領導小組，由主管市領導任組長，不定期召開會議，專題研究城建檔案整合及其它有關議題，先行探索制定本地區城建檔案整合的途徑、方法、步驟，適時召開經驗交流會，從而進一步強化城建檔案工作的領導地位，為集中整合、統一管理提供可靠基礎。

二是打造強勢進取的城建檔案館。城建檔案資源整合關鍵在城建檔案館自身強勢。1.城建檔案館要多方籌措資金，采用現代化信息技術，建立城建檔案信息目錄數據庫、地下管線數據庫、城市地理空間數據庫，實現城建信息的現代化，為廣泛利用提供堅實平臺。目前，亟待解決的工作是利用現代化信息技術，解決目錄的移交，實體檔案的移交待上級政策出臺后移交。2.積極參與政府決策，避免城市建設的浪費;參與政府抗災減災和城市安全工作，為突發性事故甚至群發性事故迅速提供各類檔案資源;邀請有關專家組織各種大型學術報告研討會，主動邀請有關領導參加。使城建檔案館充分參與到管理公共事務的大舞臺中來，煥發出多姿多彩的青春風采。3.強化編研。要綜合運用城市規劃建設管理信息，選題要面向經濟建設和城市建設，系統分析研究，使得編研產品有價值，能獲得信賴，從而提高城建檔案館社會地位。4.抓好重點建設項目管理。重點項目具有影響大、周期長和運作復雜等特點。城建檔案館要有計劃地跟蹤管理，對整個項目要統籌規劃，協調溝通，提高組織能力和應變能力，展示其管理能力，在社會各界樹立起良好形象。

三是完善法制。按照《規劃法》、《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規定》、《房地產權屬檔案管理辦法》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》以及國家檔案局《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》等有關法律、法規和規定，在明確城建檔案信息資源整合范圍的前提下，由地方人民政府盡快出臺包括城建檔案資源整合內容、方法、步驟的地方性規章和規定，組織相關部門反復論證其可行性，尤要明確雙方權利和義務，實現其可操作性，使城建檔案資源整合成為現實。城建檔案館要用足用好現有的法律、法規、規章所賦予的權利，爭取得到市政府有關部門的大力支持配合，嚴格把好城建檔案責任書簽訂和城建檔案驗收兩道關口，以市建設局或規劃局名義強化建設單位城建檔案依法移交。抓住典型案件，利用新聞媒體，加大輿論導向，變被動為主動，疏通城建檔案接收渠道，使城建檔案資源整合有一個新的局面。

四是防止兩種傾向。城建檔案資源整合是將城市規劃建設管理活動中的資源實現有效整合。其最終目的是增強其生命力。為此一要防止城建檔案資源與現行機關文書檔案資源的泛泛合并，不是讓出主動權，使之處于從屬地位，而是大量收集城市建設基礎資料與經濟建設基礎資料，收集弱勢檔案，保持其獨立性、科學性、系統性，以增強城建檔案資源的生命力。二是防止城建檔案館的強勢過重傾向。可以預想城建檔案有其輝煌的明天。城建檔案工作本質是為社會服務，在市場經濟發展深化的今天，其服務功能將更加體現，要在其信息公開利用等方面多聽取各方建議，妥善處理各方關系，制定出一套行之有效的措施，形成和諧共處的良好局面。