淺談如何實現科技檔案館的信息化建設

李 楊

隨著科技進步和信息化時代的到來,科技檔案館收集到的電子文件及其他新型檔案越來越多,科技檔案館的開放性要求越來越高,檔案工作的內容越來越細,科技檔案館的職能從單純的倉儲式保管科技檔案衍生到以計算機和網絡技術為平臺的對科技檔案信息的采集、傳播與共享。傳統封閉型的檔案管理模式越來越難以適應科技工作和信息技術形勢發展的需要,越來越不能滿足高效管理利用科技檔案和以服務性為目標的開放性要求。科技檔案館由傳統管理模式向信息化建設轉變已勢在必行。本文就如何實現科技檔案館的信息化建設提出淺見。

一、信息化基礎設施建設

具有良好性能的信息化基礎設施建設是科技檔案館信息化建設的物質基礎,也是信息化系統安全、穩定、高效運行的平臺和保證。信息化基礎設施建設可分為三部分:

(一)網絡環境建設

根據不同的服務對象,科技檔案館的網絡環境建設可分為兩個層次:供科技檔案館內部辦公的內部網、面向科技機構、科研單位提供服務的公眾網。

內部網主要以科技檔案館為對象提供內部服務,其主要職能包括:收集科技檔案;將收集到的科技檔案進行加工、組織與存儲;為其日常檢索提供信息服務;向公眾網提供數據支持。公眾網以各科技機構、科研單位為服務對象,其主要職能包括:采集科技檔案信息到信息采集與預處理系統;向各類科技機構、科研單位及有需要的社會公眾提供多種形式的技術咨詢、科技檔案資料查詢、瀏覽服務及一些個性化服務。

(二)硬件基礎設施建設

科技檔案館的信息化系統要實現其職能,必須要建設支持海量存儲的分布式檔案資源數據庫和支持大規模并發用戶的訪問服務器。這就需要配備一些硬件設備,主要包括:掃描儀、數碼相機等輸入設備;計算機、交換機、路由器、防火墻、高性能服務器等網絡設備;SAN存儲器、NAS存儲器、光盤、磁帶等存儲設備。由于科技檔案固有的珍貴性和保密性,在科技檔案館信息化建設中,還必須考慮安全和保密的問題。必須對內部網和公眾網實現物理分離,內部網與公眾網通過脫機存儲設備來進行數據交換。

(三)軟件基礎設施建設

科技檔案館的信息化系統運行必須要有相應的軟件基礎作為支撐。軟件可以分為系統軟件與應用軟件兩大類。系統軟件包括:計算機的監控管理程序、數據庫管理程序及操作系統。其中操作系統是整個信息化系統運行的基礎。為保證科技檔案的真實、完整、安全、高效管理,應遵循通用、可靠、成熟、方便維護等原則對操作系統進行選型。應用軟件是用戶為解決某些具體應用問題而編制的程序。為實現科技檔案的信息化管理,科技檔案館要集中力量進行科技檔案管理軟件、全文檢索軟件等數據庫與管理軟件的開發。

二、信息化資源建設

信息化資源建設是科技檔案館信息化建設的絕對基礎、核心和關鍵,也是衡量科技檔案信息化水平的重要標志。沒有廣泛的科技檔案信息資源作為內容,科技檔案館的信息化建設也就成了無源之水、無本之木。

科技檔案館的信息化資源建設主要包括兩個方面的重要內容。一是存量科技檔案的數字化。就是將現存的大量各種傳統載體形式的科技檔案,應用先進的數字化技術轉換成計算機可識別的數據,由計算機來管理、檢索、查詢、利用。主要包括目錄數字化、全文數字化以及音頻視頻檔案的數字化轉換等。二是增量科技檔案的電子化。就是確保今后新增科技檔案是電子或數字形式的檔案,逐步取消紙質文件與電子文件的歸檔雙軌制,徹底實現科技檔案的電子化、數字化。

在科技檔案館的信息化資源建設中,要注重拓寬科技檔案的采集視野,加大信息采集力度,不斷增大科技檔案信息資源的規模和覆蓋的廣度,要以檔案室為中心主動“輻射性”地而不是被動“集中式”地采集資源,把應該屬于科技檔案范疇的信息全部采集到,不能局限于被動報送的封閉材料的范圍內,要把科技檔案信息資源深入挖掘出來,使科技檔案館成為科技檔案信息資源的集結地,確保科技檔案信息資源庫建立的完整、準確、及時、科學。

三、信息化標準規范建設

信息化標準規范建設,是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、交換、網上傳輸和管理等方面,制定標準、規范,并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規范相當于信息高速公路上的“交通規則”,對于確保計算機管理的檔案信息和網絡運行的安全、暢通,具有十分重大的意義。信息化標準規范建設是確保科技檔案館信息化建設循序漸進、有章可循的重要保障。如果沒有或者不遵循標準規范,那么文檔格式以及數據庫將是五花八門,無法開展管理,科技檔案館的信息化建設也將是一團亂麻。

科技檔案館的信息化建設必須遵循以下三個方面的標準規范:

(一)管理性標準規范

管理性標準規范是對電子文件、檔案信息進行管理的一套規則,包括計算機安全法規與標準,數字檔案信息資源合法性的確認等。目前,國務院及有關部門頒布了一系列計算機安全的法規與標準,如:《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》、《計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法》、《計算機病毒防治的辦法》等。

(二)業務性標準規范

業務性標準規范是對電子文件、檔案業務處理的規范,其范圍包含電子文件、檔案的術語標準及管理規范。它包括與檔案信息化建設相關的術語標準、資源的標識、描述數字檔案文件格式、元數據格式、對象數據格式等標準。目前國家已頒發了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子文件歸檔及管理規范》等。

(三)技術性標準規范

技術性標準規范包括電子文件、檔案的數據存儲壓縮格式規范、數據交換標準規范、數據加密、水印技術規范等。目前已經制定的標準有《信息交換用七位編碼字符集》、《信息交換用漢字編碼字符集》等。正在制定的標準有《電子文件元數據標準》、《電子文件管理細則》等。

此外,科技檔案館還要根據行業特點,自主制定數字檔案信息的采集與存儲標準、科技檔案信息管理軟件標準、科技檔案信息安全標準等。

四、信息化人才隊伍建設

信息化人才隊伍建設是科技檔案館信息化建設的人力基礎和保障。沒有信息化人才對信息化建設的實踐和探索,科技檔案館的信息化建設就只能是一句空話。

在科技檔案館的信息化人才隊伍建設過程中,要注重發現和努力培養既掌握信息技術,又了解檔案業務的復合型檔案管理人才。這些人才是檔案信息化的組織者、管理者,不僅是當今科技檔案館信息化建設的需要,也是今后信息化條件下檔案工作各項管理的需要。這些人才不僅要熟悉檔案業務知識,具備良好的政治素質、文化素質、業務素質,還要有信息素質,即快速獲取信息、準確使用信息和正確評估信息價值的能力。此外,創新素質也是必不可少的。沒有創新,檔案業務就會越來越萎縮,而失去其自身的價值。同時需要具有較高的科學決策和組織能力,能夠科學規劃和貫徹落實科技檔案館信息化建設的各項目標和任務,有效地組織將信息技術結合應用于科技檔案工作領域,實現信息化條件下科技檔案工作的不斷創新。

總之,檔案信息化建設是檔案工作的一個十分重要的發展趨勢。科技檔案館必須從實際出發,加快檔案信息化建設的步伐,以達到檔案管理自動化、檔案信息數字化、信息存儲海量化、信息傳遞網絡化和信息利用共享化的目的。