淺談如何履行好總監的資料管理職責

監理過程實質上就是信息資料管理的過程，監理工作的主要方法是控制，控制的基礎是信息。監理資料管理是建設工程信息管理的重要工作，是監理工程師依據工程項目目標實施質量、進度、投資、安全控制、合同管理、信息管理、組織協調的基礎性工作，是“四控制、兩管理、一協調”中的重要內容之一。隨著監理工作的不斷發展，信息資料管理的作用顯得越來越重要。搞好監理工作具有極大的推動作用。因此，在工程項目中，都配備專人負責監理資料管理工作，同時從自身做到提高認識，加強管理，力爭做到工程資料管理規范有序。

一、監理信息管理應由總監理工程師負責，并指定專人具體實施

信息管理是指在工程建設過程中，監理信息的收集、加工整理、儲存、傳遞與應用等一系列工作的總稱。信息管理的目的就是通過有組織的信息流通，使決策者能及時、準確地獲得相應的信息，更好地指導工程建設。信息管理的內容包括文件、檔案、監理報表及計算機輔助文檔等。工作中，針對石油開發中心工地相對分散的特點，對各項目監理資料管理都提出了明確的目標和要求，按照工程區塊安排專人具體實施監理資料的收集、整理、歸檔工作，并在實施過程中隨時進行檢查和完善。

二、監理信息資料管理的重要性

1、監理信息資料是工程建設過程的記錄，是監理在工作中可查詢的文字依據，是對工程評估驗收的依據。項目建設在整個實施過程中，每天都發生各種各樣的情況。在監理工作中，大量監理記錄包括質量記錄、工程計量等滲透到監理工作的各個方面，及時將這些監理信息進行收集，整理，形成文字的資料是監理工程師進行目標控制的基礎和客觀依據。監理人員要充分利用監理資料解決矛盾，處理糾紛，協調各種關系，促使目標的實現。

監理信息的收集就是將監理工作中發生的原始數據收集起來，是重要的基礎工作。因此，一定要盡可能的全面，盡可能的準確。資料的整理是將收集到的原始數據、資料經過科學、系統的整理，歸檔，進行必要的統計分析，形成文字的資料。監理人員就可依據這些資料迅速地作出判斷，解決工程實施中的問題。

2、監理資料是工程在交付試驗后運行、保養、維修、改擴建的依據。

工程竣工驗收交付使用后，在保修期內往往會出現這樣、那樣的問題。問題出現的原因往往和施工過程中的環境、使用材料、施工工藝、設備運行每一個細節有關，而這些可通過監理資料予以查找，包括監理日志、監理旁站記錄、測量使用數據，使用設備運行情況，原材料檢驗報告，操作人員，施工方法，過程中存在的問題等，準確找出原因，從而為維修處理提供可靠的依據。工程的改、擴建是常有的，比如說石油開發中心義34注水站工程在2007年改造完成后，于2008年又進行擴建，地下管網的改造涉及到原有各段管網、管材質量、回填質量等資料，原始監理資料的完整保存，確保了擴建工程的順利開展。

3、監理資料是檢查監理工作質量的重要依據

監理工作，從編制監理規劃、監理實施細則、旁站監理方案、設計圖紙會審，審批施工組織設計，審查承包單位質保體系、安保體系，審查測量放線成果，審查開工報告，參加第一次工地會議，形成會議紀要到工序質量控制，原材料報驗審批，隱蔽工程驗收，進度控制，投資控制，主持每周監理例會并發會議紀要等等，都是文字的東西或都要以文字記載為依據。因此，監理與承包單位的往來均以文字為準，這是監理工作的基本原則，即便是在緊急情況下，監理可先發出口頭指令，承包單位可先按口頭指令實施，但事后應在24小時內補上文字指令。

監理資料直接體現了監理人員勞動的成果，認真、及時、準確的收集、整理、分類歸檔并妥善保管極為重要。監理資料在某種意義上講集中反映了監理工作的質量和水平。因此，勝利石油管理局基建處每年進行的質量大檢查和項目監理部檢查，都把監理資料作為評定考核的主要依據。

4、監理資料是追溯工程項目建設過程中的主要證據

目前，監理資料與施工單位資料相比之下要更完整一些，細一些，具體一些。這是因為監理資料來源于現場，來源于監理旁站記錄。來源于監理平行檢查和抽檢記錄，更是由于監理是站在公正的第三方，比較客觀，加上又有專門的資料員進行及時收集、及時整理，因此一旦有什么不清楚，均通過查閱監理資料找出依據作為證據，解決問題。例如，管理局審計單位在對墾東12區塊拋石工程量審查過程中，對一些問題提出了異議，施工單位無法提供確切的資料加以說明，最后通過查閱監理部事先制訂的多方會簽表格和監理日志等資料找出依據，解決了問題。

三、總監理工程師自身該如何做好監理資料的管理工作

監理資料是在工程監理過程中逐漸形成的，工程的工期越長，規模越大，技術越復雜，監理資料就越多。總監理工程師工作繁多，除了應按規范要求指定專人具體負責管理監理資料，自身該如何做好監理資料的管理工作呢?我認為：

1、建立監理機構內部責任制和工作制度

整個工程的監理過程環節繁雜，專業各異，不論是總監理工程師，還是專職資料員，僅僅依靠個人的力量是無法做好這項工作的。根據監理資料產生于監理過程的特點，應該制定“誰監理、驗收，誰負責”的監理資料管理原則。監理機構內部必須明確分工。劃分監理工作范圍，建立內部責任制。監理工作范圍清楚了，監理資料的責任也就明確了。專業監理工程師負責本專業的原材料、分項工程的驗收及有關監理資料(含附件)的收集匯總及整理，分部工程驗收完畢，即應將完整，真實的監理資料交資料員驗收歸檔。資料員負責監理資料的驗收、分類整理。在實際工作中，為了保證監理資料管理工作的有序進行，石油開發中心項目監理部統一建立了相應的內部工作制度，明確工作程序、內部會議制度、工作檢查、匯報制度及監理人員工作制度，保證崗位不缺人，工作有人做，資料有人管，監理日記有人記，確保監理資料的連續性、完整性。在檢查監理人員工作時，也同時檢查其負責的監理資料，從監理資料的質量評估該監理人員的工作質量。

2、重視對施工資料的監理

監理資料管理要做到及時、真實、有序，在施工監理的全過程中，還必須重視對施工資料的監理。施工資料是施工過程的記錄，是每一工序、分項、分部工程的實體質量合格文件。要求監理人員對工程的驗收要在審核施工資料的基礎上，對工程實體進行檢查，細分目標、步步把關，以驗證施工資料的真實性，使審查施工資料成為監理工程師的一項重要工作內容。

同時，施工資料也是日后施工單位質量責任的證據。施工單位有義務做好施工資料的管理。為了促使施工單位對施工資料管理的重視，在工程例會上強調施工資料的重要性，要求施工現場進度與資料同步，堅持報驗必須資料先行，各項施工資料必須真實、合格的原則。

3、加強與業主的溝通，爭取業主的理解和支持

監理資料中的施工合同文件，勘察設計文件、施工圖紙、設計變更，工程定位及標高資料、地下障礙物資料等，都由業主提供。所以，監理資料管理工作與其他監理工作一樣需要加強與業主的溝通，爭取業主的理解和支持。

4、監理日記是總監檢查監理工作、監理資料的主線

監理日記是逐日記錄監理工作和施工活動的重要資料，內容涉及工程建設的全方位，時間的連續性強。它是總監檢查監理工作和監理資料的重要線索。

實踐證明，在履行總監理工程師職責時，對監理資料的管理工作應予以足夠重視，不斷完善制度、落實責任，勤于檢查督促。選樣，工程竣工后就能留下一份完整的、有追溯性的監理資料。