淺析Ａｃｃｅｓｓ在中職學(xué)籍管理中的應(yīng)用

摘要：中職學(xué)籍管理工作面對(duì)的是大量的數(shù)據(jù)錄入、修改、查詢(xún)等，在經(jīng)費(fèi)不充足的情況下選用Access進(jìn)行學(xué)籍管理，通過(guò)友好的界面，不僅能大大提高辦公效率，還能減少數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤率，學(xué)校還可根據(jù)自身的特點(diǎn)創(chuàng)建具有本校特色的學(xué)籍管理系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍管理；數(shù)據(jù)庫(kù)；Access；表；查詢(xún)。

學(xué)籍管理工作是中等職業(yè)教育部門(mén)一項(xiàng)重要、復(fù)雜而細(xì)致的工作，每年都有新生入學(xué)、畢業(yè)生畢業(yè)及升學(xué)等事件發(fā)生；平時(shí)還有班級(jí)的調(diào)整、中途轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)以及退學(xué)的學(xué)生，由于這些工作的雜亂而不確定性，使得學(xué)生學(xué)籍管理工作變得復(fù)雜且不易做到準(zhǔn)確無(wú)誤。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷提高和日漸成熟，它已進(jìn)入人類(lèi)社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。利用計(jì)算機(jī)對(duì)學(xué)籍工作進(jìn)行管理，可極大地提高了工作效率和精確度，方便了學(xué)生檔案的查詢(xún)、檢索工作。

中職學(xué)校現(xiàn)在都擁有了大量的學(xué)生信息，這使得學(xué)籍管理工作選用相應(yīng)的軟件極為重要，筆者根據(jù)多年進(jìn)行教務(wù)管理的經(jīng)驗(yàn)，選用了Access來(lái)進(jìn)行學(xué)籍管理工作，大大提高了工作效率和學(xué)生信息的準(zhǔn)確性。

Access數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)是Microsoftoffice套件的重要組成部分，它由表、查詢(xún)、窗體、報(bào)表、宏、模塊和頁(yè)七種對(duì)象組成。它特別適用于小型企業(yè)、學(xué)校、個(gè)人等用戶(hù)，用以存貯和管理所需要的數(shù)據(jù)。它具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能，提供了與其他數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件包的良好接口，可以方便地利用各種數(shù)據(jù)源，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)收集、分類(lèi)、篩選處理，大大方便了用戶(hù)在不同軟件之間進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。它還具有良好的用戶(hù)操作界面，用戶(hù)可以通過(guò)工具欄、菜單和對(duì)話(huà)框等的操作，不用編寫(xiě)任何命令便能有效地實(shí)現(xiàn)各種功能的操作，完成數(shù)據(jù)管理任務(wù)。它還能生成窗體、查詢(xún)、報(bào)表和應(yīng)用程序等，提供用戶(hù)查詢(xún)或報(bào)表的打印。它還有一個(gè)最大的優(yōu)點(diǎn)就是儲(chǔ)存文件單一，一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)文件中就包含了該數(shù)據(jù)庫(kù)中的全部數(shù)據(jù)表、查詢(xún)及其他與之相關(guān)的東西，這很大的方便了計(jì)算機(jī)硬盤(pán)上的文件管理。

學(xué)籍管理中要涉及很多的表，表是Access數(shù)據(jù)庫(kù)的基本對(duì)象，表由記錄組成，記錄由字段組成，用來(lái)儲(chǔ)存數(shù)據(jù)信息，有時(shí)為了節(jié)省空間，常常把數(shù)據(jù)分類(lèi)，分別存放在多個(gè)表中，所有基本表及其之間的關(guān)系構(gòu)成了數(shù)據(jù)庫(kù)的核心。在學(xué)籍管理中要涉及到學(xué)校的學(xué)期設(shè)置、專(zhuān)業(yè)設(shè)置、班級(jí)設(shè)置、學(xué)生基本情況、學(xué)生家庭成員、學(xué)生分班情況、畢業(yè)登記、學(xué)籍異動(dòng)、注冊(cè)情況等，根據(jù)這些情況，就要建立與此相關(guān)的表，筆者就先建立一個(gè)學(xué)期設(shè)置表，其中包括代碼和學(xué)期兩個(gè)字段，代碼用于設(shè)定每個(gè)學(xué)期的代號(hào)，筆者在實(shí)際工作中采用4位年份加1位表示上下學(xué)期的數(shù)的文本類(lèi)型表示，學(xué)期字段則是該學(xué)期的實(shí)際含義。

再設(shè)計(jì)一個(gè)專(zhuān)業(yè)設(shè)置表，其中包含專(zhuān)業(yè)代碼、專(zhuān)業(yè)名稱(chēng)、學(xué)制，為了方便操作，筆者在專(zhuān)業(yè)代碼上設(shè)定為長(zhǎng)度為2的文本類(lèi)型。專(zhuān)業(yè)名稱(chēng)為文本類(lèi)型，長(zhǎng)度可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定。學(xué)制一般采用整型數(shù)據(jù)即可。

由于每個(gè)專(zhuān)業(yè)有可能有多個(gè)班級(jí)，所以筆者還設(shè)計(jì)了一個(gè)班級(jí)設(shè)置表，其中包含班級(jí)代碼、班級(jí)名稱(chēng)、所屬專(zhuān)業(yè)、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間、班主任、備注幾個(gè)字段，班級(jí)代碼的設(shè)計(jì)上考慮每年均有同專(zhuān)業(yè)的不同班級(jí)，所以使用長(zhǎng)度為6的文本類(lèi)型，第1、2位為入學(xué)年份的后2位數(shù)，第3、4位為所屬專(zhuān)業(yè)的代碼，一般中職學(xué)校每年每個(gè)專(zhuān)業(yè)的班級(jí)設(shè)置不可能超99個(gè)，因此后二位為該專(zhuān)業(yè)班的流水號(hào)。班級(jí)名稱(chēng)則為該班在校的名稱(chēng)，通常用年份帶專(zhuān)業(yè)和班級(jí)的文本類(lèi)型。所屬專(zhuān)業(yè)可與專(zhuān)業(yè)設(shè)置中的專(zhuān)業(yè)名稱(chēng)關(guān)聯(lián)。入學(xué)時(shí)間和畢業(yè)時(shí)間均設(shè)置為日期型數(shù)據(jù)。班主任為文本類(lèi)型。備注為備注型。

學(xué)生基本情況是學(xué)籍管理中字段最多的表，每個(gè)學(xué)校根據(jù)自己的實(shí)際情況，設(shè)定的字段不同，但筆者在實(shí)際操作中發(fā)現(xiàn)，不管字段的多少，關(guān)鍵的是要設(shè)計(jì)一個(gè)很好的編號(hào)來(lái)管理，所以筆者根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況將編號(hào)設(shè)置為長(zhǎng)度為10位的文本類(lèi)型字段，第l至4位為入學(xué)年份，第5、6位為專(zhuān)業(yè)代碼，第7、8位為該專(zhuān)業(yè)班級(jí)流水號(hào)，第9、10位為該班學(xué)生流水號(hào)，并設(shè)置該字段為關(guān)鍵字用來(lái)保證記錄的唯一性。其他字段在此不作介紹。

由于有的學(xué)校對(duì)學(xué)生的家庭成員的記錄要求要復(fù)雜些，所以筆者根據(jù)本校的實(shí)際設(shè)計(jì)了一個(gè)家庭成員表，里面包含學(xué)生編號(hào)、家長(zhǎng)姓名、工作情況等項(xiàng)目，其中學(xué)生編號(hào)與學(xué)生基本情況表中的學(xué)生編號(hào)對(duì)應(yīng)。 學(xué)生分班情況表中設(shè)計(jì)有學(xué)生編號(hào)、班級(jí)名稱(chēng)，這兩個(gè)字段均與學(xué)生基本情況中的學(xué)生編號(hào)和班級(jí)設(shè)置中的班級(jí)名稱(chēng)關(guān)聯(lián)。畢業(yè)登記中設(shè)有學(xué)生編號(hào)及畢業(yè)證號(hào)兩個(gè)字段。學(xué)籍異動(dòng)中主要是學(xué)生編號(hào)及異動(dòng)記錄兩個(gè)字段。

注冊(cè)情況根據(jù)中職學(xué)校的實(shí)際情況，一般中職學(xué)校的學(xué)制為3年，共6個(gè)學(xué)期，所以筆者設(shè)計(jì)的注冊(cè)情況表中含學(xué)生編號(hào)、注冊(cè)1至注冊(cè)6七個(gè)字段，注冊(cè)1至注冊(cè)6分別與學(xué)期設(shè)置中的學(xué)期代碼關(guān)聯(lián)。 建立好這些表后，我們就可建立查詢(xún)。查詢(xún)實(shí)際上就是將這些數(shù)據(jù)庫(kù)中分散的數(shù)據(jù)再集中起來(lái)，可根據(jù)學(xué)校工作的需要，利用Access提供的多種查詢(xún)工具建立自己所需要的查詢(xún)，在建立查詢(xún)時(shí)可充分利用相關(guān)表之間的關(guān)系，這樣大方便的從不同的表中選用不同的數(shù)據(jù)以形成我們所需要的結(jié)果。例如，筆者在建立學(xué)生情況查詢(xún)時(shí)，就利用了學(xué)生基本情況中的學(xué)生編號(hào)與家庭成員中的學(xué)生編號(hào)關(guān)聯(lián)，并與學(xué)生分班情況表中的學(xué)生編號(hào)關(guān)聯(lián)，成功建立了既有學(xué)生基本情況，又有學(xué)生家庭成員情況的查詢(xún)，并可顯示學(xué)生所屬班級(jí)。

有時(shí)為了方便操作，還可利用窗體的功能。窗體提供了一種方便的瀏覽、輸入及更改數(shù)據(jù)的窗口，在窗體中可以運(yùn)行宏和模塊，以實(shí)現(xiàn)更加復(fù)雜的功能。比如，在新生的數(shù)據(jù)錄入時(shí)，可以在學(xué)期設(shè)置及班級(jí)設(shè)置中添加新班信息后，建立新生數(shù)據(jù)錄入查詢(xún)，其中包含學(xué)生基本情況、學(xué)生分班情況、家庭成員、學(xué)生注冊(cè)情況四個(gè)表，這四個(gè)表均用學(xué)生編號(hào)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，然后利用窗體功能建立一個(gè)用戶(hù)界面，這樣只要在一個(gè)窗體中就可把需要在四個(gè)表中錄入數(shù)據(jù)的操作簡(jiǎn)化了。

數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)中是不夠的，有時(shí)新生的數(shù)據(jù)需要上報(bào)上級(jí)部門(mén)審核等等，這時(shí)，可以充分利用報(bào)表功能，報(bào)表可以將數(shù)據(jù)庫(kù)中選定的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類(lèi)匯總，報(bào)表的操作與查詢(xún)的操作類(lèi)似，還可利用報(bào)表設(shè)計(jì)器設(shè)計(jì)出各種精美的報(bào)表，然后顯示和打印出來(lái)，生成書(shū)面材料。

另外，Access~提供了宏和模塊，宏是若干操作的組合，用來(lái)簡(jiǎn)化一些經(jīng)常性的操作，用戶(hù)可以使用Accesst提供的宏或自己設(shè)計(jì)一個(gè)宏來(lái)控制一系列的操作。模塊則用來(lái)存放用戶(hù)編寫(xiě)的Visual Basic for Appfication程序段，這些程序段可以與報(bào)表、窗體等對(duì)象結(jié)合使用，以建立完整的應(yīng)用程序。

有時(shí)為了方便，還可使用頁(yè)的功能來(lái)將學(xué)籍信息發(fā)布在網(wǎng)上，頁(yè)可以讓Access與Intemet緊密結(jié)合起來(lái)，在Access中直接創(chuàng)建Web頁(yè)通過(guò)Web頁(yè)，用戶(hù)可以方便、快捷地將所有文件作為web發(fā)布程序存儲(chǔ)到指定的文件夾或復(fù)制到Web服務(wù)器上，在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布信息。

至此，通過(guò)利用Access的強(qiáng)大功能，使其在學(xué)籍管理工作中具有較強(qiáng)的實(shí)用性，從而工作效率得到大大的提高。在整個(gè)應(yīng)用中，不難看出學(xué)生編號(hào)在數(shù)據(jù)庫(kù)中占有的重要地位，它不僅提供了記錄的唯一性，還讓龐大的學(xué)生信息分塊處理，減小了數(shù)據(jù)庫(kù)文件的大小，而且更方便管理。當(dāng)然，在本文中筆者僅僅用了Access的小部分功能，如果要完全解決實(shí)際工作中的相關(guān)問(wèn)題，更有待干更深一層的研究。