Ｒｅｌｅｎｔａ八步管好郵件

我公司從事在線貿易，從最早用Alibaba免費賬號開始，到現在已經有6年的時間，期間用過的收費B2B網站有AUbaba、Made-In-China、Ec21、Tradekey、wholesalecentral等，第三方B2B平臺作為銷售渠道之一起到了重要的作用。回顧每個B2B平臺的業務流程，我們發現有一個相同且重要的業務特征，那就是與外商的溝通大多通過E-mail進行。甚至不少客戶從詢盤到下單，再到之后的多次下單，我們從未與該客戶通過電話。

可見，作為外貿工作中管理聯系人和事件的重要工具，E-mail在外貿溝通工作中起到非常重要的作用，但在實際工作中，把E-mail管理好卻也一直是一個難題。業務人員與客戶之間的郵件聯絡都是有多次往來，經常遇到的情況是，遇到突發狀況要核實客戶以前發來的郵件內容，經常要把近一年來的郵件翻個底朝天。類似的事情發生多了，就愈發顯出對郵件的系統管理是外貿企業需要重視的一個工作環節。現在已有的CRM管理軟件很多，我們之前試用過salesforce、Sugarcrm、Relenta以及國內的幾款知名CRM，綜合衡量價格和企業需求，最后選擇了Relenta。Relenta不是其中功能最強大的，但它的幾項簡單易用的功能，特別是清晰易用的聯系人和事件管理，對于外貿企業客戶的往來郵件管理非常實用。總結起來，只要八步就能輕松管好郵件。

第一步 配置企業域名信箱

盡管Hotmail、Gmai助能很強大，但在國外企業看來，感覺上總是覺得有點不正規，這使得現在國內的出口企業不得不重視企業郵箱建設。在Relenta里配置企業郵箱，可以設置企業域名郵箱，并且可以設置管理多個郵箱。

第二步 以聯系人為線索管理信箱

你一定遇到過類似的情況：工作日里與客戶聯系的信箱是對方的企業域名信箱，而周末或假日里，客戶有急事與你聯系經常就換成了私人信箱，久而久之，難免造成聯系人信息管理的混亂。在Relenta中，點擊郵件標題時顯示“Assign this emailto an exising contact”和“Create new contact from this email”這兩個功能可以將多個信箱綁定一個聯系人。并能夠為此用戶加標簽。特別是經常聯系的客戶，用標簽查找起來非常方便。(見圖1)

第三步 根據業務作郵件群組分類

如果你的公司經營的產品種類比較多，你可以利用Relenta定義出多個群組，把不同業務的客戶放在不同的群組里。如有出現跨群組的客戶，這個客戶的聯系人也可以出現在多個群組的聯系人名單中。

同時，還可以根據客戶類型劃分群組，例如將往來批發業務的客戶單獨放一個群組，這方便日后在Relenta中為批發群組中群發每月的報價單。

第四步 與公司網站集成，用于郵件訂閱

Relenta網站上列出了集成的代碼說明和API，只要按網站上的標準去修改即可在公司網站上集成Relenta的功能。由此，客戶在公司網站上的在線留言或批發詢問將能夠直接在Relenta中進行查詢和回復。

第五步 建立個性化企業郵件模板

不少企業盡管網站上做了FAQ頁面，卻還是還是不斷收到客戶的詢問郵件。因此，不少業務員的日常業務聯絡中，一定會有很多內容簡單又重復的郵件內容，比如回復一些客戶的詢問，大多數情況下答案幾乎是固定的。對于這樣的郵件，Relenta可以幫你做成預先設置好的回答模板，這個模版可以個性化的方式來實現，這不但可以及時自動回復客戶提出的常見問題，更能在這個過程中強化客戶體驗，讓客戶覺得企業的服務周到及時。(見圖2)

第六步 自動跟進詢盤

在Relenta中，你還可以定制自動詢盤跟進。當回復完客戶的詢盤后，業務員通過定制，可以在第二天自動發出一封跟進郵件，告訴客戶如果需要任何幫助，自己都會傾盡所能。客戶收到這樣的郵件會以為這個企業真的有人花時間在跟進詢盤，這會起到不錯的客戶維系效果。

在Relenta中設置了發送時間，寫好跟進郵件正文然后保存，跟進郵件就會在指定的時間自動發出。(見圖3)

第七步 利用過濾功能自動分類郵件

在實際中，老板為防止客戶隨業務員的離職而丟失，一些外貿公司對外的業務郵件只有一個，公司的幾個業務員要登錄同一個信箱處理不同客戶的郵件。這種管理方式很容易漏掉那些初次往來、沒有具體意向的重要郵件。在Relenta中，這個問題能夠得到很好的解決，放置將指定符合條件的郵件進入指定的文件夾即可。(見圖4)

第八步 建立商機培育流程

通常有客戶詢盤，企業會每天一封郵件，連續跟進幾次。以前這個工作是利用Aweber來做，需要在系統間切換跳轉，雖然功能還是不錯，但比較麻煩，而Relenta則集成了自動回復功能。

有了以上八個步驟的設置，企業能夠基本滿足從接到客戶詢盤信息，到跟進郵件信息以及管理這些聯系人信息的需求。