集成視角下國家科研項目文件公開研究

一、研究背景

國家科研項目由國家財政撥款，研究內容以國家重大戰略需求為導向，為我國經濟社會協調發展提供支撐，致力于解決事關國家長遠發展和國家安全的戰略性、前沿性高技術問題，促進全社會科技資源高效配置和綜合利用，提高科技創新能力，促進產學研結合，關乎國家綜合國力的提高和社會經濟的發展。在國家科研項目活動過程中產生的國家科研項目文件，是國家信息資源中不可忽視的一筆財富[1，8]。

“國家科研項目文件”在本文中是指“在承擔國家科研項目活動中形成或收到的文件，通常包括四類文件:(1)科研活動過程記錄;(2)科研結果、產品和成果記錄;(3)科研項目及科研過程管理記錄;(4)原始科研數據及其分析數據”[2，5，7]。國家科研項目文件公開是指在信息公開大環境下，公眾可以以正當理由查用國家科研項目文件的活動。本文采用集成視角，把參與國家科研項目的所有人員及其相關部門、管理流程看作是一個封閉系統，研究國家科研項目文件在系統內部形成，并向外界公開的過程。

國內外研究發現，國家科研項目文件公開的研究現狀具有如下特點:第一，調查發現文獻研究中涉及國家科研項目的科研成果討論最多的議題為科研文獻、數據信息的開放存取，沒有關于國家科研項目文件公開的研究[3，4]。第二，政府信息公開和開放存取可以被認為是與“國家科研項目文件”公開相關的研究。但是因為政府信息公開和開放存取所研究的公開內容分別包含了“國家科研項目文件”的不同部分，并且都不完全覆蓋，因此并不能完整地詮釋“國家科研項目文件”的公開。第三，目前科研領域關于國家科研項目文件的認識，還停留在將文件作為資料留存的階段，沒有將文件作為重要的資產加以管理，沒有發掘公眾對國家科研項目文件的利用需求，在現有的公開實踐中，人為地造成應該公開的文件沒有公開，該公開什么和如何公開缺乏理論依據和實踐指導[6]。

二、國家科研項目文件公開及其研究的意義

(一)國家科研項目文件公開是國家科研決策公正、公平、公開的條件

國家科研項目的基金來源于國家財政撥款，歸根結底來源于稅收，科學的科研決策是政府對公民負責、對國家負責的重要體現。這就要求國家科研項目的立項決策、評審過程、評獎決策以及科研管理必須具有科學性和合法性。國家科研項目文件作為決策依據及管理依據，合理利用國家科研項目文件，將有助于科研管理的實施——提高科研管理效率，減少管理過程中不必要的浪費，降低管理風險;有助于提供基于證據的決策支持——為科研基金的投放及項目管理提供正確的決策依據和技術支持;同時科研文件公開的研究還有助于建立合法的科研發布和共享機制，促進科研成果、科研數據的重用與流動，明確科研文件的社會公開價值，促進不同領域、不同級別科研信息資源的合理配置[5，9]。

(二)國家科研項目文件公開是科研信息資源開發利用的條件

科研管理公開、報告制度的制定以及科研項目信息資源的開發利用需要以科研項目文件的公開為前提和依據，因此要建立符合利用規律的公開制度，為科研活動、科研人員提供必要的信息資源，最大化實現文件的價值，同時保障利用者的權益[5，9]。

(三)國家科研項目文件公開是國家財政資助項目績效與問責審計的要求

促進信息公開與信息共享是世界各國當前信息資源管理政策關注的焦點領域[8]。科研項目信息公開，一方面是國家財政資助項目支出透明性的要求，是項目管理及其績效審計的手段;另一方面是維護公眾對于國家經費支出決策知情權的重要保障，是增強公民參與意識的重要手段，更是加強國家財政支出與管理問責的前提條件[5]。

三、集成視角下國家科研項目文件公開的構想

國家科研項目文件的公開可以看成是由各要素構成的一個復雜系統(見圖1)，包括管理模塊、公開模塊和監督救濟模塊。

圖1 國家科研項目文件公開系統示意圖[9]

國家科研項目文件公開系統的構成要素包括公開主體、公開客體、公開規則和公開手段。公開主體是指參與公開的人，包括國家科研項目文件形成者、利用者、管理者和監管者。公開客體是指被公開的對象，即國家科研項目文件。公開規則是指明確國家科研項目文件公開活動主體和客體權責義務，規定國家科研項目文件公開過程，保證國家科研項目文件的公開處于合法監督之下，能夠通過行政和司法救濟保護國家科研項目文件公開的主體、客體，提供合法、合規公開手段的規范，主要包括相關法律依據、管理辦法等。公開手段是指在公開規則指導下，合法開發的國家科研項目文件公開全過程的具體操作和實施辦法，包括管理手段、服務手段和監督手段。

公開主體是國家科研項目文件公開的實施者。文件形成者為國家科研項目文件的公開提供資源;利用者是公開需求的來源;管理者是公開過程的執行者和公開服務的提供者;監管者是公開管理者的監督人員，也是保障用戶權利實現的保護者。公開規則和手段的制定，既要考慮到如何維護國家科研項目文件的真實性、可靠性和完整性，同時也要處理好國家科研項目文件的保護問題，在公開過程中要避免國家科研項目文件的丟失、損壞，保證其長期可用。公開規則一方面要協調好公開過程中公開主體之間、公開客體之間以及公開主、客體之間的相互關系，另一方面要協調好公開和控制之間的矛盾。國家科研項目文件公開應該實現法制化，讓公開有法可依，然后在合法的基礎上建立國家科研項目文件公開工作的管理辦法、監督辦法、實施辦法、控制辦法。健全公開的法制保障是國家科研項目文件公開順利進行的基礎。公開手段是將規則予以實現，將公開主體和客體從對立變為統一的紐帶，是以技術手段為實現工具、按照用戶需求為導向、以一定的公開原則設計出來的公開方法，是讓國家科研項目文件公開得以實施的最后階段。

以上這四個要素相互依存，缺一不可。其中公開主體和客體是基礎，因為沒有主客體需求，就不會有國家科研項目文件公開;公開規則是國家科研項目文件公開實施的保障，沒有規則，公開將寸步難行;公開手段則是公開實踐真正得以實施的必要條件。

四、采用集成視角研究和開展公開工作的必要性

本文借鑒優勢互補的集成理念和整體優化的集成原則，把國家科研項目文件交流溝通的全過程看成一個復雜的系統，將國家科研項目生命期和國家科研項目文件生命期看作一個連續的整體來研究國家科研項目文件的公開[5]。目的在于實現全方位、全范圍和全階段管理對象、資源要素、功能和優勢之間的文件公開管理集成以及文件公開需求、公開方式及手段、公開服務機構和體制、人員等各要素的服務集成。

首先，采用集成視角的動因來源于國家科研項目文件公開系統的復雜性。從圖1中可以看到，國家科研項目文件的公開主要有三個模塊。整個公開系統由于涉及的公開主體多，公開類型多，公開目的多，直接要求公開的手段也必須要多，但卻沒有統一的管理與實施部門。在這樣一個復雜的公開系統中，國家科研項目文件公開實施存在很多障礙:公開目標、原則不統一，公開執行者之間缺乏溝通，公開職責不明確。這些將導致公開的遲滯及無效，直接影響到國家科研項目文件資源的開發利用和資源共享。采用集成視角，有利于提高國家科研項目文件公開的整合度，統一公開目標和原則，有機鏈接公開環節，聯合公開主體，有助于公開各環節內主體的優勢結合，統一國家科研項目文件公開過程中的文件保護與利用準則，降低不必要的公開風險，提高國家科研項目文件公開管理的可行性和可能性。

其次，國家科研項目文件公開用戶需求繁多也是采用集成視角的驅動力。國家科研項目文件公開的需求很多，比如政府信息公開需求、政府決策需求、信息資源開發需求、科研需求等等都會引起國家科研項目文件的公開，當然還有一些是潛在需求等待開發。為了滿足用戶廣泛、及時和多樣的公開需求，為其提供滿意的國家科研項目文件公開服務，在充分公開的前提下，又要避免重復公開、過度公開、錯誤公開等對國家科研項目文件造成的傷害、對國家機密造成的泄露，國家科研項目文件的公開需要更加有針對性，對國家科研項目文件的公開需要有更強的控制力。集成理念下的國家科研項目公開以用戶為中心，以用戶滿意為原則，結合整合優勢加強國家科研項目文件公開的控制力，能更好地解決公開和控制之間的矛盾。

最后，國家科研項目文件公開手段的多樣化也需要采用集成視角研究國家科研項目文件的公開。國家科研項目文件在跨部門、跨系統之間流動，其公開控制要求很高，那么就需要從公開手段上予以很好地實現。業務系統和公開服務系統的集成、人和系統的集成、系統和系統之間的集成都是必要的。

總之，國家科研項目文件的公開既是一個管理的過程又是一個服務的過程，也就是說，國家科研項目文件公開自上而下需要有人負責管理;自下而上，國家科研項目文件公開需要滿足利用者的需求;國家科研項目文件公開是一個多部門協作、多利用需求、多系統銜接的復雜系統;國家科研項目生命周期和文件運動生命周期是一個連續的整體，在公開時不應人為割裂。因此有必要采用集成視角研究以及開展具體的公開實踐。

注釋:

[1]《“十一五”科技計劃簡介》， http://www.most.gov.cn/kjjh/，檢索時間2008年6月5日。

[2]《JISC/InfoNet HEI Records Management: Guidance on Managing Research Records》， 2007，http://www.jiscinfonet.ac.uk/partnerships/records-retention-he/managing-research-records，檢索時間2008年12月28日。

[3]安小米:《國外科研文件和檔案管理研究》，《北京檔案》，2007年第5期:40-41。

[4]安小米:《我國科技計劃項目檔案管理研究》，《山西檔案》，2007年第4期:14-17。

[5]安小米等:《面向知識管理的國家科研項目集成化文件管理體系構建研究:背景、框架及模型》，《山西檔案》，2008年第3期:15-18。

[6]陳振英、何小軍、陳益君:《開放存取在中國的困境及對策分析》，《大學圖書館學報》， 2008(2):35-40。

[7]陳省平、李子和、劉濤:《科技項目管理》，廣州:中山大學出版社，2007。

[8]肖英:《國家信息資源管理政策研究》，《中國科技論壇》，2008(2):12-16。

[9]鐘毓:《國家科研項目文件公開研究》，北京:中國人民大學碩士學位論文，2009。

*本文受教育部科學技術研究重點項目《面向知識管理的國家科研項目文件管理體系構建研究》(項目代號:109005)和2008新世紀優秀人才支持計劃資助。

作者單位:數據工程與知識工程教育部重點實驗室，中國人民大學信息資源管理學院