談幾種檔案保管期限的劃分問(wèn)題

劉愛(ài)民石妙西結(jié)合已經(jīng)審批過(guò)的中央和國(guó)家機(jī)關(guān)文書檔案保管期限表在︽中國(guó)檔案︾2009年第9期上就八類文件材料談了如何靈活運(yùn)用8號(hào)令劃分機(jī)關(guān)文書檔案保管期限

第一類是關(guān)于辦理政協(xié)提案人大建議案的文件材料對(duì)于辦理政協(xié)提案人大建議案數(shù)量大的單位來(lái)說(shuō)可以將此類檔案的保管期限調(diào)整為(1)主辦的重要的為永久(2)主辦的一般的為三十年(3)協(xié)辦的為三十年對(duì)于辦理政協(xié)提案人大建議案數(shù)量少的單位仍沿用機(jī)關(guān)主辦的為永久機(jī)關(guān)協(xié)辦的為三十年的劃分要求

第二類是本機(jī)關(guān)制發(fā)的內(nèi)部各項(xiàng)規(guī)章制度和管理辦法此類文件材料的保管期限應(yīng)調(diào)整為永久保管

第三類是本機(jī)關(guān)年度計(jì)劃總結(jié)與機(jī)關(guān)工作部門年度計(jì)劃總結(jié)機(jī)關(guān)年度工作總結(jié)的保管期限為永久機(jī)關(guān)部門的年度計(jì)劃總結(jié)應(yīng)納入本機(jī)關(guān)文書檔案保管期限表并將其保管期限劃定為三十年

第四類是機(jī)關(guān)年度(含)以上統(tǒng)計(jì)材料和年度以下統(tǒng)計(jì)材料專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)材料一個(gè)機(jī)關(guān)的統(tǒng)計(jì)材料只要是年度(含)以上的其保管期限就應(yīng)劃定為永久年度以下統(tǒng)計(jì)材料要根據(jù)機(jī)關(guān)本身職能來(lái)確定專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)材料依據(jù)其重要程度可劃分為永久三十年或十年

第五類是上報(bào)當(dāng)?shù)攸h委政府的文件材料上報(bào)當(dāng)?shù)攸h委政府的請(qǐng)示性報(bào)告重要工作匯報(bào)重大事件說(shuō)明等的保管期限應(yīng)劃定為永久代當(dāng)?shù)攸h委政府起草的有關(guān)某項(xiàng)工作并以黨委政府名義印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)的上報(bào)稿的保管期限定為三十年但印發(fā)的正式稿定為永久保管

第六類是表彰先進(jìn)形成的文件材料受上級(jí)或同級(jí)表彰的為永久受本機(jī)關(guān)內(nèi)部表彰的為三十年受其他表彰的為十年

第七類是處理來(lái)信來(lái)訪形成的文件材料本機(jī)關(guān)處理人民來(lái)信來(lái)訪的文件材料“有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的”機(jī)關(guān)在歸檔時(shí)其檔案保管期限定為永久除黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人所作任何批示應(yīng)作為“重要批示”外其他級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)所作批示是否重要一般要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示的具體內(nèi)容而定“重要批示”應(yīng)指解決來(lái)信來(lái)訪明確態(tài)度方式或方法對(duì)事態(tài)發(fā)展態(tài)勢(shì)的估計(jì)如有處理結(jié)果機(jī)關(guān)歸檔時(shí)應(yīng)界定為永久其他“一般的”而非“重要的”批示如有處理結(jié)果機(jī)關(guān)在歸檔時(shí)一般定為三十年

第八類是上級(jí)機(jī)關(guān)或同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料針對(duì)這類文件要遵循“從嚴(yán)治檔以我為主’的劃控原則在歸檔時(shí)認(rèn)真分析確定哪些需要?dú)w檔即使要?dú)w檔的其保管期限也只能是十年