綠色涌動(dòng)辦公室

越來越多的企業(yè)都把“綠色辦公”納入到自己的管理體系中。在追求環(huán)保的同時(shí)，更實(shí)實(shí)在在地發(fā)現(xiàn)，一直居高不下的辦公成本被迅速降了下來。

走進(jìn)辦公室，不再會(huì)因空調(diào)制造的低溫感到不寒而栗;打開郵箱，接收到的E-mail末端有一句溫馨的提示:“出于環(huán)保的考慮，請謹(jǐn)慎考慮是否打印本郵件”;從網(wǎng)上預(yù)訂機(jī)票，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算出了這次飛行產(chǎn)生的碳排量#8943;#8943;

綠色風(fēng)潮正從生產(chǎn)領(lǐng)域和消費(fèi)領(lǐng)域蔓延到管理領(lǐng)域。綠色辦公，不僅僅是企業(yè)節(jié)約成本的需要，也是生活觀念和工作方式的轉(zhuǎn)變。在不同的辦公室里，“綠色”正以千姿百態(tài)呈現(xiàn)在職場人士面前，讓人體會(huì)到陣陣涼意。

殼牌公司的辦公室里，有很多非常生動(dòng)的小貼士:電腦上貼著“辛苦一天了，好累啊，請讓我休息休息吧”，提醒員工不用電腦的時(shí)候要記得關(guān)上，打印機(jī)、復(fù)印機(jī)旁邊則貼著“別忘了我的另一面”，提醒人們雙面打印。

惠普公司辦公室的電腦里都安裝了一個(gè)通過第三方認(rèn)證的安全小插件，通過免費(fèi)下載并安裝這個(gè)小插件，可以了解自己關(guān)閉電腦的行為所節(jié)約的電力，從而調(diào)動(dòng)人們踐行節(jié)能的積極性。

英美煙草公司的辦公室里活躍著一支由員工組成的志愿者隊(duì)伍。他們定期給員工做電子版的有關(guān)綠色辦公的員工內(nèi)部通訊，告訴大家如何養(yǎng)殖綠色植物，介紹如何降低碳排放，為大家提供環(huán)保方面的知識及小竅門。

2009年7月，位于上海的綠色環(huán)保NGO組織“珍古道爾研究會(huì)”開始了第七批“根與芽綠色辦公室評估”。參與的企業(yè)里出現(xiàn)了更多的民營企業(yè)和大型國企。此前，他們已經(jīng)為聯(lián)邦快遞、微軟亞洲等120余家跨國公司在中國的辦事處進(jìn)行了綠色評估。

節(jié)約的觀念靠公司制度、靠老板要求，員工很容易產(chǎn)生抵觸。同樣的話從學(xué)生和專家嘴里說出來，大家就認(rèn)同了。再加上一些喜聞樂見的小游戲，員工們很自然地就能參與進(jìn)來。

辦公室來了綠色志愿者

高先生是上海一家中小規(guī)模物流公司的老板。去年春天，他去一家外企洽談，因?yàn)檫@家大客戶最近的業(yè)務(wù)量極劇萎縮。客戶告訴他，聽從了“上海根與芽”的建議，他們現(xiàn)在普遍使用E-mail和MSN傳送文件。客戶還希望高先生能為他們提供送達(dá)周期增加一天，但資費(fèi)下降一半的市內(nèi)快遞業(yè)務(wù)。“我們的很多信件并不需要當(dāng)天就送到，因此你們也沒有必要用汽車來送件。”

降低成本，一直也是困擾高先生的大難題。在利潤率極低的快遞業(yè)，油價(jià)的上漲能使得公司的所有收益歸零。同行們都在議論，利潤只有通過節(jié)約來實(shí)現(xiàn)了。盡管他在公司的會(huì)議上反復(fù)強(qiáng)調(diào)節(jié)約的重要性，也試圖身體力行地來給同事們做出榜樣，但剛剛走進(jìn)辦公室就聽到下屬們的議論:“高老板太摳了。”

“根與芽”能提供降低成本的方案，還是免費(fèi)服務(wù)。高先生邀請他們也到自己的公司來看看。

去年5月20日，“根與芽”向高先生分布在上海各區(qū)域的6個(gè)辦公室派去了大學(xué)生志愿者。仔細(xì)地觀察了辦公室的各項(xiàng)辦公設(shè)備后，志愿者又找到員工調(diào)查。簡要的三五個(gè)問題，如“是否自帶水杯”、“洗手后是否用紙擦手”，只需要回答“是”或者“不是”。 后來幾個(gè)學(xué)生又一起訪談了公司負(fù)責(zé)行政事務(wù)的員工。因?yàn)檫@家公司的能耗主要產(chǎn)生在運(yùn)輸環(huán)節(jié)，他們還對運(yùn)送環(huán)節(jié)進(jìn)行了了解。

幾天之后“根與芽”的專家就和志愿者們將分析的結(jié)果帶回到公司。1238平方米的辦公區(qū)，平均每平方米每月耗電63.6元人民幣;50位行政人員，平均每周耗費(fèi)紙張600張;快遞員平均每人每年的碳排量為10253公斤。“根與芽”還肯定了這家公司使用電子辦公系統(tǒng)、為員工配備微波爐和電冰箱等做法，同時(shí)提出了垃圾分類處理、雙面雙頁省墨打印、廁所安裝干手機(jī)等建議。

專家們還為員工們舉辦了一場小規(guī)模的知識講座，志愿者們和員工們做起了環(huán)保小游戲。 “根與芽”還留給公司一張“環(huán)保地圖”。高先生一邊介紹，一邊拿出一堆綠色地圖圖標(biāo)，不僅有綠色植物、紙杯、水龍頭，還有辦公用品回收、雙面打印、循環(huán)使用。員工們需要做的就是每天把這些圖標(biāo)填入地圖中的相應(yīng)位置。這張綠色地圖成為持續(xù)的環(huán)保培訓(xùn)。

“節(jié)約的觀念靠公司制度、靠老板要求，員工很容易產(chǎn)生抵觸。同樣的話從學(xué)生和專家嘴里說出來，大家就認(rèn)同了。再加上一些喜聞樂見的小游戲，員工們很自然地就能參與進(jìn)來。”高先生對《商界時(shí)尚》的記者說，“‘根與芽’的項(xiàng)目很具有吸引力，不用付出任何資金與人力，只需接受幾個(gè)志愿者的訪談，就可以完成。同時(shí)，企業(yè)可以拿到一份適合自己機(jī)構(gòu)的節(jié)能環(huán)保意見。更讓人信服的是，能用數(shù)據(jù)直觀地體現(xiàn)出來。”

至于運(yùn)送過程中產(chǎn)生的巨大的碳排量，高先生對幾個(gè)郵件交換中心的位置進(jìn)行了調(diào)整。原先六個(gè)中心之間都由汽車往返運(yùn)送郵件，而現(xiàn)在除了浦東、浦西以及城際三個(gè)中心之間由汽車穿梭，其余的中心之間也改由自行車運(yùn)送。

2009年5月13日，高先生和他的公司接受了“根與芽”的回訪。1000平方米的辦公區(qū)，平均每平方米每月耗電30.5元人民幣;45位行政人員，平均每周耗費(fèi)紙張450張;快遞員平均每人每年的碳排量為7464.05公斤。

更多地使用自行車進(jìn)行運(yùn)送后，普通郵件的運(yùn)送周期平均延長了三個(gè)小時(shí)，但運(yùn)費(fèi)降低了20%，承攬的業(yè)務(wù)有了30%的增加。更重要的是運(yùn)輸成本下降了85%，公司辦公成本同期下降了8%左右，“根與芽”為高先生“節(jié)約”出了自企業(yè)創(chuàng)辦以來最高的年利潤。

綠色改造需要持續(xù)改進(jìn)

不同于辦公室經(jīng)常遇到的事務(wù)性工作，綠色辦公室的創(chuàng)建沒有可操作性的實(shí)施細(xì)則。每個(gè)辦公室都是在尋找自己的“綠色辦公室”模式。

在北京的英國使館文化處，是一個(gè)頗具知名度的“綠色辦公室”。專家在評估了這里之后，作出了“幾乎無可挑剔”的評價(jià)，而且還把這里作為在北京的“綠色辦公室”的樣板。

文化處對自己的綠色辦公室實(shí)施計(jì)劃剛剛進(jìn)行了升級，其中包括影響公眾都參與到這項(xiàng)工作中。記聽說本刊記者要介紹這里的經(jīng)驗(yàn)，文化處行政經(jīng)理李紅利，也是綠色行動(dòng)的主要實(shí)施者，爽快地接受了采訪。在公共接待區(qū)，她向記者出示了一張用環(huán)保紙印制的名片。然后推開了通往辦公區(qū)的大門。此前，這里從不向媒體開放。

一排三個(gè)燈槽只裝上了兩盞節(jié)能燈，所有的窗簾都拉開盡量采用自然光;盡管使用的是功率強(qiáng)大的中央空調(diào)，但屋內(nèi)溫度并不低，所有的員工即便是外交人員也穿著寬松，有的甚至拖著拖鞋;每個(gè)人都使用自己購買的水杯，即便是遞給記者的涼白開也是用玻璃杯盛放。所有這些看似簡單卻不易堅(jiān)持的行為已成為這里的辦公時(shí)尚。這一切，都源自于英國文化協(xié)會(huì)一年多前在全球所有分支機(jī)構(gòu)推廣的綠色辦公項(xiàng)目。

“當(dāng)初，總部就是給我來了這樣一個(gè)指令，但什么是綠色辦公室，怎樣改造辦公室，并沒有講。這好比領(lǐng)導(dǎo)讓你完成一件事情，但并不告訴你怎么辦，而且還需要100多人一起來辦才行。”李紅利告訴《商界時(shí)尚》，剛剛接到這項(xiàng)任務(wù)時(shí)，她滿腦子都是迷茫。

好在辦事處的負(fù)責(zé)人，文化參贊白瓊娜女士是綠色辦公室的積極推動(dòng)者。在她的鼓勵(lì)下，全辦事處150人按照平時(shí)業(yè)務(wù)的分工成立了六個(gè)“綠色小組”，每個(gè)月分別提出對綠色辦公室的建議。回收電池、少用傳真機(jī)和打印機(jī)、把單面復(fù)印紙裝訂成會(huì)議記錄本等看似微不足道的建議匯總到李紅利這里。

綠色辦公室就是這樣一點(diǎn)一點(diǎn)改造來的。為了鼓勵(lì)大家都參與到環(huán)保中來，一個(gè)月中的優(yōu)秀小組或優(yōu)秀個(gè)人都會(huì)被評為“綠色大使”，并受到白瓊娜的當(dāng)面嘉獎(jiǎng)——一個(gè)水杯大小的盆栽。“綠色大使”的喜悅絕不亞于少先隊(duì)員們得到了“小紅花”。

當(dāng)然并非所有的好建議都能實(shí)施。比如，有同事建議建立中水和飲用水分離制度，但這項(xiàng)舉措的實(shí)施有賴于整個(gè)城市供水體制的改造。有同事建議，在全辦公室現(xiàn)有電路的基礎(chǔ)上再加裝一個(gè)總開關(guān)，這樣最后一個(gè)離開辦公室的員工能確保全辦公區(qū)斷電;還有同事建議辦公室加裝隔熱墻壁，以減少空調(diào)的使用量，但這些工程會(huì)影響到正常的辦公，工程本身也會(huì)造成浪費(fèi)。這些建議當(dāng)初都得到了同事們的首肯，但最終只能束之高閣。

除了要組織小組長們對每項(xiàng)節(jié)能措施進(jìn)行評估，李紅利還要對每項(xiàng)措施的實(shí)施效果進(jìn)行跟蹤。她的辦公桌上有一本節(jié)能的臺(tái)賬本，這個(gè)賬本詳細(xì)記錄了每個(gè)措施的效果。去年7月相比前年同期，用電量下降27%，用紙量下降18%。然而，用水量卻有了3%的增長。原來辦事處曾在洗手間加裝過自動(dòng)感應(yīng)的水龍頭，以減少每次的出水量。但因?yàn)轭A(yù)設(shè)的出水量無法滿足各種需求，多次排水反而造成了更大的浪費(fèi)。這套系統(tǒng)在兩個(gè)月后就卸下來了。

為了持續(xù)地降低辦公室的能源消耗，李紅利和她的同事們像福爾摩斯一樣不斷地尋找身邊浪費(fèi)的死角，想出各種辦法來改進(jìn)，周而復(fù)始。比如盡量使用MSN和E-mail傳送文件，少使用快遞;多使用鋼筆少使用圓珠筆;公務(wù)用車盡量安排小排量汽車等等。因?yàn)轱w機(jī)飛行會(huì)產(chǎn)生巨量的碳排放，公司員工全年飛機(jī)出行的總里程也在控制中。

一年多下來，同事們都感到了黔驢技窮，臺(tái)賬本上辦公室能耗數(shù)據(jù)也停止了持續(xù)下滑的勢頭。為了找出新點(diǎn)子，李紅利甚至找來了《綠色飯店標(biāo)準(zhǔn)》和ISO14000標(biāo)準(zhǔn)，希望能從中獲得啟發(fā)。

“因?yàn)檫@項(xiàng)工作，我的工作量顯然增加了不少。為了不浪費(fèi)單位的用電，我經(jīng)常還要把這些工作帶回家中。但我們還是很有成就感。我們的很多做法得到了總部的認(rèn)可，并在全球的其他辦公室推廣，這對于整個(gè)辦事處來說都是不小的榮譽(yù)。”李紅利告訴記者，“綠色環(huán)保的觀念已經(jīng)不只是辦公室內(nèi)部的事情了。同事們在家里、在上班的路上，也會(huì)注意節(jié)能降耗。”北京市政府提出號召“每周少開一天車”，她的同事做到了百分之百響應(yīng);后來北京交通實(shí)行“限行”，他們很多人就“每周再少開一天”。