信息時代的檔案創新管理

張喜華

（哈爾濱游樂園，黑龍江 哈爾濱 150000）

知識經濟社會是一個創新性很強的社會，進入信息化時代的檔案部門應是一個創新能力極強的職能部門。今天，創新能力已經成為評價檔案部門服務水平，特別是檔案部門工作效率的重要標準。無論從國際發展趨勢來看，還是從我國實際現代化的要求來看，都需要改革創新。在信息和網絡時代飛速發展的今天，信息技術有力地支撐了檔案工作創新活動，建立電子檔案、構建網絡平臺、開辟檔案網站。檔案信息化建設，已成為檔案工作創新的重要途徑和必然選擇。入世后，信息業、咨詢業的發展成為新的增長點，以現代化的計算機網絡技術提供優勢、快捷的信息咨詢服務成為大勢所趨。因此，檔案信息服務的對象日益廣泛，服務的需求更加多樣化。為適應這種國際化、信息化的挑戰，檔案部門以及檔案工作者必須。

具有預見性和前瞻性，改變傳統的工作方法，創新服務方式，加快檔案工作信息化的建設。

1 檔案工作創新勢在必行

檔案工作創新就是指檔案職能部門適應信息化發展變化，適應外在環境需要，形成新的結構、流程和服務方式。創新是現代檔案工作增強自身生命力的特性、過程和方法。檔案工作通過創新，可以更快地實現職能轉變、改進觀念以及運行機制和管理服務方式的再設計與建造，全面提高工作效率和服務水平，提高檔案資源的利用率。隨著經濟發展、社會生活的變遷和公共需求的演進，檔案工作的管理體制、運行機制和服務模式正面臨著變革.一方面，傳統的、封閉的、狹隘的自我發展觀念，缺乏整體意識，獨自追求體系完備，自我封閉，不求合作，盲目追求“實體”的擁有。這些都嚴重影響了檔案資源的社會共享和信息增值，導致了檔案信息資源的利用率低、檔案工作效益滯后的不利局面。另一面，檔案管理中的重藏輕用的傳統服務觀念，制約著信息化的進程。在信息時代，檔案工作者只有將其所掌握的檔案專業知識轉化為生產力，才能得到社會的認可。盡管檔案界已認識到開發檔案信息資源為社會服務，是檔案事業賴于生存和發展的基礎。但積習難改，陳舊的思想觀念仍然在影響著檔案信息化建設的發展進程。

20世紀90年代以來，經濟全球化程度迅速加深，以信息技術為代表的高新技術和知識經濟迅猛發展，給檔案工作的運行機制和公共管理服務帶來了巨大的壓力和挑戰，檔案工作在這種背景條件下，只有順應時代潮流，大力深化改革，強化自身職能，使檔案工作信息化的普及應用變成生動的現實。

2 檔案拓展服務領域的創新工作

2.1 信息服務的社會化、多主體

由主要為企事業單位內的對象服務轉化為為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要有針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得更復雜，越來越離不開信息服務。對檔案信|邑的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

2.2 興辦服務實體，發展檔案產業

知識經濟時代，檔案館(室)的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。對于檔案信息開放和開發，檔案工作者應當樹立服務意識和產業意識，面向經濟建設主戰場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發科技信息，幫助企業開發先進技術產品；開發經濟信息，為企業結構調整服務；開發市場信息，為企業提供營銷機會；開發法律信息，維護企業合法權益。

2.3 加強橫向聯合，實現信息資源共享

隨著信息時代的發展，人類知識和信息總量急劇增長，面對浩瀚的文獻資源，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。

3 信息時代背景下的檔案創新工作

3.1 利用知識管理理念重塑檔案工作，實現檔案管理工作的創新

如果說信息管理是一種技術創新的話，知識管理則是基于信息管理之上的管理理念的創新。知識管理包含了信息時代的許多先進管理理念，其中不少是檔案工作可以借鑒的。知識管理主張運用集體的智慧整合企業各種形式的知識資源，提高企業的應變能力和創新能力，實現顯性知識和隱性知識的共享；企業知識創新的源泉在于知識的轉化，知識轉化的核心在于隱性知識顯性化和顯性知識內部化。企業檔案是企業在生產經營活動中形成的各種記錄，是固化的知識，屬于顯性知識。因此，基于知識管理的理念，檔案部門僅僅局限于管理已經文本化的企業檔案資料是很不夠的，而應該根據自己在企業管理中的地位和工作性質，在做好檔案信息資源開發利用的同時，積極推進企業顯性知識的擴散，適當介入隱性知識的挖掘，促進不同種類的知識在企業內部的傳播、共享和創新。

3.2 配合知識管理，適當淡化檔案管理的邊界，拓展檔案管理的外延

知識管理是從創造價值的角度來考察企業的所有運作，并把對知識的管理滲透到企業的各種具體管理之中，因此，知識管理的對象非常寬泛。傳統的企業檔案工作的邊界則是比較清晰的，主要是對企業活動中已經形成的具有保存價值的文件材料進行保管，目的是作為日后的憑證、參考。這雖然鑄就了檔案工作在企業工作中的特殊地位，但也限制了檔案工作的進一步發展。因此，有必要配合知識管理，適當淡化檔案工作的邊界，拓展檔案工作的外延。具體而言，檔案部門應配合知識管理的實施，進一步樹立大檔案觀，加強與圖書、情報等部門在信息資源搜集、整理和提供利用上的分工協作，提升圖書、情報、檔案一體化水平，為企業的生產經營活動提供強有力的信息支持。這樣，檔案部門不僅可以為企業的生產經營活動做出更大貢獻，還可以進一步提升自己在企業中的地位。

3.3 借用知識管理的先進信息技術，提升檔案管理的技術水平

知識管理并不是企業管理的全部，也并不是與企業其他方面的管理相對立。知識管理只是從創造價值的角度考察企業的所有運作，并將企業的知識管理滲透到戰略管理、市場營銷、人力資源管理、生產管理等方面，從而使知識管理成為所有管理的中心和關注的重點。實施知識管理需要強大的現代信息技術支持，比如，知識管理體系中的通訊網絡、群件技術、推拉技術、多維度分析技術、數據挖掘技術等，這些技術不一定都適合檔案部門，但檔案部門肯定能從中受益。因此，借助企業實施知識管理的機會，帶動檔案工作信息化建設的升級，是檔案工作實現自我發展的一條捷徑。

4 結束語

總之，檔案工作者應在檔案創新工作上投入更多的精力，進行更深層次的思考，采取更有效的措施。檔案創新工作是未來檔案利用的必然趨勢，通過檔案工作者的共同努力，檔案機構必定能夠改變檔案工作的現狀，有效發揮檔案工作的優勢，為利用者提供更多更全更好更有實效的檔案信息。

[1]丁修英.培養檔案創新思維創新檔案服務機制[J].山東檔案，2008-08-15.