在檔案管理中縮微與光盤技術的對比分析及發展前景

王微

（長春廣播電視大學，吉林 長春 130000）

1 檔案利用工作中縮微技術與光盤技術的對比分析

1.1 檔案檢索與信息輸出

縮微技術：檢索較慢，輸出費時。一般情況下，膠片是以張或卷為單位進行編目，這樣查閱時必然要翻閱大量的卡片，效率很低。縮微的輸出是利用顯示閱讀器和還原復印等設備，費時，費力。

光盤技術：檢索快速、準確，輸出靈活、方便。利用計算機對光盤進行檔案數據的檢索，可謂快速、準確、方便。利用快速檢索功能，可以在幾秒鐘之內，對幾萬數據進行查詢。在查詢中，可以根據自己的需求，提出查詢的具體名稱，也可提出需查詢的大致名稱，或幾個名稱進行組合。可進行模糊檢索，使檢索變得更加靈活、方便。

光盤的輸出更加方便、準確。存在光盤中的文件和圖紙可利用計算機很方便地輸出，對一些數據還可以進行統計后打印輸出。輸出可以利用各種輸出設備，如針式打印機、噴墨打印機、激光印字機等。現在由于采用了高質量噴墨打印機而不是繪圖儀，使輸出圖紙的精度和速度大為提高。

1.2 憑證作用與法律效力

縮微技術：縮微品具有法律效力，可作憑證使用。《檔案法實施辦法》對檔案縮微品的法律地位作了規定：“各級各類檔案館提供利用的檔案，應當逐步實現以縮微品代替原件。檔案縮微品和其它復制形式的檔案，載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的，具有與檔案原件同等的效力。”世界上有些國家和地區，允許縮微品作為法律上的原始證據，如：日本、美國、澳大利亞、加拿大、英格蘭、蘇格蘭、德國、意大利等國。

光盤技術：法律效力有待探討，限制光盤取代檔案原件。光盤的法律效力目前處于探討階段。有人認為光盤技術是將原件上的文字、圖像經處理后以數字形式存儲，容易在輸入輸出時被刪改，故光盤存儲的檔案不具有法律憑證效力。正如美國國家檔案與文件管理局《關于數字圖像與光盤數據貯存系統的報告》中所說：“聯邦法院更愿意接受機構在日常事物處理過程中形成的檔案原件作為證據”。加拿大的有關章程也提到，數字圖像版本的可信度與檔案原件本身并非完全一致。美國大多數政府檔案館限制數字圖像技術用于永久保存的公共檔案。

2 檔案存儲工作中縮微技術與光盤技術的對比分析

2.1 設備投資與技術要求

縮微技術：設備投資大，使用技術復雜。一套完整的縮微設備需要投資約一百多萬元，用房面積約近100平方米。縮微工作中，拍照、成像、閱讀、拷貝等工序要求技術高、精度高，需要專業技術人員或經專門培訓過的工作人員才能操作。

光盤技術：設備簡單，易推廣普及。光盤技術對設備的要求不高，在一般檔案館現有計算機設備上再附加一些設施即可。光盤管理系統具有很強的實用性，其功能設計完全可以依據檔案工作的實際需要及人們利用檔案的習慣，整個系統可以緊密結合實際。光盤管理系統使用方便，采用菜單式人機對話方式，操作人員稍加培訓，即可按照提示進行操作。

2.2 復制存儲與成品保存

縮微技術：復制工藝過程復雜，縮微品保存條件要求苛刻。縮微拍攝的工藝過程較為復雜，要求很高，需要工作人員長時間的操作練習。在復制過程中，人、設備、材料、操作方法、環境等因素及每一個環節都影響縮微膠片質量。從理論上來說，縮微品可以長期保存，但縮微品保存條件要求相當苛刻。縮微品庫房環境溫濕度必須保持在一定范圍內，還要定期卷片防止發生粘連。

光盤技術：錄入快速、精確，保管方便、簡單。光盤技術的復制錄入較為簡單，只需稍加培訓就可操作。目前錄入手段應用較多的是光電掃描儀。它可以將檔案原件以圖象方式輸入到光盤中去。掃描儀最大的特點是快速、精確。

光盤存儲密度高，體積小，對環境要求不高，抗惡劣環境能力強，即使在平常環境下也能長期保管。

3 縮微技術與光盤技術的發展前景

縮微技術在保存期限、法律效力、標準化等方面優于光盤技術，具有頑強的生命力。

與光盤技術相比，縮微技術是一項成熟的應用技術，已實現標準化、規范化，不少國家不僅用它管理檔案、資料、圖書、情報，它還被廣泛應用于辦公室工作和出版發行等工作。

縮微品的保存期限較長。據有關材料記載：“國外有關試驗結果表明，在一定的條件下，縮微膠片壽命可達500年以上”，也有的說一般可保存100到150年。光盤技術發展至今，對其保存期限說法不一。有人斷言其壽命為10－20年，有人稱可長期保存。但多數專家認為光盤保存信息期限為10年以上。不同種類的光盤壽命也不盡相同。所以，在今后一段時間內，縮微技術還將因存儲方面的優越性繼續存在下去，和光盤技術一起促進我國檔案管理現代化的發展。

現在35mm卷式縮微品多采用編碼法。16mm卷式縮微品的檢索方式大多采用閃現法、編碼法和光點法。閃現法就是拍攝時在案卷與案卷之間利用空格及案卷號標識分隔指示，可供手工檢索使用；編碼法是將全盤縮微品的影像用大流水號編排，既可供手工檢索也可供機器自動檢索使用；而全部采用單光點，每一光點對應一個編號，指示一幅影像，專供機器自動檢索使用。目前使用的16mm縮微攝影機主要是美能達DR1600、佳能CF100、貝爾好三種，它們都具有光點和數據檢索系統。由于光點檢索需要專門的設備，所以一般采用閃現法和編碼法進行檢索較為適宜。我們利用檔案的檢索工具和詳盡、準確的拍攝記錄，在案卷目錄、卷內目錄和機檢目錄上分別注明縮微號，以此作出方便快捷的縮微品檢索工具。另外，我們還可以視具體情況編制新的檢索工具，以滿足縮微品提供利用的需要。

如果條件成熟，即擁有計算機輔助檢索縮微品設備和完備的計算機索引目錄，我們就可以利用CAR系統進行縮微品的檢索，就是通過計算機提供的膠片存儲地址，從膠片存儲器內提取膠片，在檢索閱讀機上進行膠片影像的檢索，從而實現縮微品的自動檢索。

光盤技術發展咄咄逼人，應用前景廣闊。光盤技術的技術優越性是縮微技術無法與之相提并論的。目前，光盤技術的技術優勢正以咄咄逼人之勢迅猛發展。

光盤是兼有數字記錄和模擬記錄優點的存儲介質，不僅可以記錄數據，還可以記錄聲音、圖像等各類檔案，不僅可以存儲檔案目錄，而且可以存儲檔案全文、檔案原件 如照片、圖片、錄像帶、錄音帶等，能很好地解決對聲像等不同載體檔案的一體化管理，可節省人、財、物，還可加大開發利用檔案信息的廣度和深度。

光盤技術應用于檔案管理，可實現檔案信息的海量存儲、隨機快速檢索、網際交流、遠距離傳輸及檔案工作的現代化管理。可以對檔案實行原文管理，在不動用原文的情況下，實現檔案的查詢、復制和利用。能保持檔案原貌，掃描后的圖紙能夠無失真的顯示和輸出，且在頁碼上也和原檔案一致。檢索快速準確、靈活多樣，且可實現模糊檢索。統計功能齊全，可進行各種館藏統計和檔案利用統計。能夠輸出檔案管理所需的各類卡片、目錄及報表圖等。

光盤的應用將加速檔案管理現代化進程，實現對不同載體檔案的一體化管理，有利于檔案管理、開發和利用。隨著現代計算機技術日新月異的發展，光盤技術的更高密度、小型化和降低價格是不可逆轉的趨勢。其長壽耐用、統一標準問題也可望逐步解決。總之，光盤技術是一種很有發展前途的現代信息存儲和利用技術，它在檔案管理現代化進程中有廣闊的應用前景。

[1]《中華人民共和國檔案法》

[2]《中華人民共和國檔案法實施辦法》

[3]《檔案館業務建設與管理》.檔案出版社1993年出版，盛彥主編.