關于照片檔案資源建設的問題與思考

摘要:隨著科學技術的發展，照片檔案在社會生活中多層次、大范圍地產生。為保證照片檔案資源建設的健康發展，本文首先對目前照片檔案資源建設中存在的問題進行了剖析，并在此基礎上提出了相關建議。

關鍵詞:照片檔案 數碼照片 資源建設

隨著社會的進步和科學技術的不斷提高和發展，照片檔案在社會生活中多層次、大范圍地產生。除了部分純藝術的創作作品外，絕大多數的照片都是一定時期、一定范圍內社會生活的真實寫照，其中相當數量的照片有憑證作用和參考價值，是國家檔案資源的重要組成。而當前照片資源建設過程中，還存在著不同程度、不同類型的問題。

一、當前照片檔案資源建設中存在的問題

目前照片檔案在管理方法、標準、程序以及照片的內容、質量等方面還存在諸多問題，主要表現為:

(一) 數碼照片檔案管理缺乏統一標準

目前，原有照片檔案管理規范已不適應數碼照片的管理。隨著計算機、數碼相機的普及和應用，各單位形成的數碼照片越來越多，其應用也越來越廣泛。如何對其進行收集、整理、歸檔和保管，成為檔案工作者的新挑戰。據我所知，目前全國只有南京、青島、紹興、重慶等市以及北京市宣武、西城等區制定了相應的管理規范或管理細則，而國家至今尚未出臺相關法規性文件。相關的規定或行業標準的缺失，導致當前數碼照片檔案的管理處于一種無“法”可依、無“章”可循、無標準可執行的“真空”狀態。

(二)照片檔案收集困難，無法做到歸檔齊全完整

1.檔案室照片檔案歸檔不全

(1)年代久遠的照片檔案存留量小。由于上世紀50-80年代社會檔案意識薄弱，對檔案特別是照片檔案歸檔存留觀念淡化等歷史原因以及攝影器材尚未普及這一客觀條件的限制，導致年代久遠的照片檔案生成量小，形成的照片檔案也未能保存下來。以某地市級檔案館館藏照片檔案為例，在可考證照片攝影年代的8584張照片檔案中，1980年以前形成并保存下來的僅為183張，占全部館藏照片的2.13%，而1949年以前的僅為8張，其余年代不詳的為4張，總計僅為12張，而1980年以后形成的照片則占絕大多數，高達8401張，占97.87%。

(2)歸檔照片不完整或質量不高。由于檔案人員大多不是照片的直接形成者(攝影者)，對照片歸檔的控制力不足，而個別攝影者檔案意識不強，未能按規定及時完整地向檔案室移交照片檔案，或僅將效果一般、質量不高的照片進行移交，而效果好、質量高的照片存留于個人手中，導致歸檔照片檔案不完整或質量不高。

(3)照片檔案總量分布不均衡。在已移交進館的具有長久保存價值的照片檔案集中于少數全宗中，如該館館藏5個全宗中的照片檔案占全部館藏照片的85.90%，其余各單位照片檔案數量僅占15.10%。造成照片檔案數量分布不均衡的原因除機構職能的不同外(如集中負責重大活動、重要會議拍攝、報道的部門所形成的照片檔案數量大)，也與各單位檔案意識與檔案觀念的強弱密切相關。

2.檔案館對反映全區重大活動、重要會議的照片掌控力不足

(1)檔案館無法提前介入。根據調查，凡是照片檔案資源豐富、管理規范的檔案館(如深圳、上海等)有一個共同的特點，即檔案館的專業人員能夠全程參加各種重大活動、重要會議的拍攝。而其他地級市檔案館雖然設有專門攝影人員，但由于信息渠道不暢通，無法掌握所轄地區重要活動、重點工作的開展情況。如在黨代會、人代會等全區性重要會議、重大活動及重點工程建設時，未能及時通知并安排檔案館工作人員進行拍攝;加之檔案館的社會認知度不高，社會對檔案館所擔負的職能不夠了解，導致了檔案館在重大活動、重要會議照片拍攝上的角色定位缺失，工作難以有效開展。

(2)照片檔案主要形成部門檔案意識相對薄弱。作為重大活動的主要組織和承辦單位的黨委辦公室、人大辦公室、政府辦公室、政協辦公室及負責宣傳報道，形成照片量最大的宣傳部、廣電新聞中心等部門，在全區重大活動中拍攝的照片數量不少，但只有少部分移交到檔案室，特別是有中央、國家各級主要領導人參加的重大活動照片散存于各處，形成重大活動照片檔案收集難、歸檔難，甚至出現照片檔案流失等問題和現象。

3.散存于社會上的照片收集困難

目前，大量對國家、社會有保存價值的照片散存于民間，如在潘家園等古玩交易市場就曾有解放初期及文革時期的照片進行銷售。但對于此類照片的收集工作卻難以有效開展，一方面，由于檔案館在人、財、物以及信息資源等方面存在現實困難;另一方面，全社會檔案意識還比較薄弱，截至目前，向檔案館捐獻、捐贈或出售的照片數量極少。如2007年，某區縣一街道曾舉辦社區老照片展覽，社區居民報送的老照片達數十張，但展覽結束后卻無一人向檔案館進行捐贈或出售，全社會層面的檔案意識以及對檔案工作和檔案館的認知度不高是主要原因。

(三)照片檔案管理不夠規范

據調查，現已歸檔保存于各單位檔案室中的照片檔案基本能夠按照管理規范進行整理、著錄、刻錄與保管，但這部分照片數量極少，而且設計的內容比較單一，而有相當數量的照片散存于攝影者手中，這些照片絕大多數沒有按照照片檔案管理規范進行整理，從而造成了照片管理的無序狀態，主要問題有:

1.對同一內容的若干張數碼照片未進行篩選。具有代表性和典型性，反映工作活動全貌，主題鮮明、影像清晰、畫面完整的主要數碼照片與質量效果一般的照片同時保存。造成照片質量的良莠不分，影響其保管和利用。2.照片未進行規范化整理與著錄。每張照片均以數碼相機默認的命名方式(英文加拍攝序號)命名保存，未按規范重新進行命名管理，且沒有反映照片時間、地點、人物、事由、背景、攝影者等確切內容的說明。3.包括相機生產廠商、相機型號等硬件參數;存儲格式、像素、分辨率、快門速度、光圈、焦距、曝光值等圖像參數未作為數碼照片的元數據與照片本身同時保管。4.對照片進行修改、添加、合成、挖補等編輯處理后，直接替換原版原件數碼照片，數碼照片真實性無法保證。5.數碼照片僅保存于本人計算機硬盤中，未定期進行刻錄光盤及異地保管，數據安全存在極大隱患。6.應歸檔的數碼照片未沖印出紙質照片，以雙套制進行管理。7.光學照片的底片與照片未做到一一對應，底片管理混亂無序。

由于存在上述問題，在查找該攝影者拍攝的照片時，只能由攝影者本人評記憶逐分區、逐文件夾、逐文件的查找，檢索效率低下。

造成上述問題的原因主要是:

1.攝影者同時又是管理者，而攝影者普遍對照片檔案管理辦法不了解，對數據的原始性和安全性缺乏認知，只是用自己熟悉或習慣的方法進行管理，造成管理的不規范。2.技術更新，特別是數碼攝影技術的發展，使攝影成本大為降低，攝影者可以在一次拍攝任務中產生大量的照片，使照片的鑒定與篩選工作量急劇增加。3.攝影者，特別是專業攝影記者大部分忙于照片拍攝工作本身，照片的整理時間不足。

上述照片檔案的收集和管理中存在的問題，不僅直接影響到照片檔案的利用環節，更嚴重制約了檔案事業的全面、協調和可持續發展。

二、照片檔案資源建設的建議

(一)進一步完善照片檔案管理辦法，制定《照片檔案收集整理實施細則》，尤其是針對數碼照片的整理、歸檔提出統一標準，實現規范化管理。

(二)各單位，特別是重大活動、重大會議的組織與宣傳部門強化檔案意識，認真按照集中統一管理的原則和照片檔案管理辦法，加強照片檔案的及時歸檔工作。

(三)完善工作機制。為檔案館對重大活動、重要會議的拍攝歸檔工作在制度上予以保障，如在舉行上述活動前，可通知檔案局安排專人參加重大活動或會議進行拍照，照片經整理后由檔案館歸檔保存。

(四)加強照片拍攝者檔案知識培訓。一方面提高其檔案意識，督促做到拍攝完成后將照片與元數據及時向中心檔案室移交;另一方面使之能夠對照片檔案按規范進行整理，強化著錄編目等工作環節，使照片檔案能夠行之有效地為各項工作服務。

(五)各單位，特別是照片檔案的主要形成單位，應及時定期向檔案館移交照片檔案，使檔案館切實履行好集中統一保管照片檔案的職責，從而避免各職能部門在舉辦展覽、出版畫冊、開展宣傳活動時，到處征集照片。

(六)檔案館主動開展多方面、多渠道的征集工作，一方面通過繼續發放征集啟事，擴大檔案館影響，使普通百姓認識到除博物館外，檔案館也是歷史資料的集中保管單位，且具有自身優勢;另一方面要加大人、財、物力的投入，有針對性地加強散存于社會上的照片檔案的收集(需各級政府給予資金上的支持)，使檔案館能夠定期或不定期在全國范圍，甚至走出國門開展檔案征集工作。

(七)加大宣傳力度，提高全社會檔案意識。一是隨著目前社會個人收藏、鑒賞等方面興趣的逐漸濃厚，檔案館應有意識地加強對社會公眾“隱性化”檔案意識的引導，可借鑒上海市檔案館舉辦的“人生記憶”活動，各檔案館普遍開展的家庭檔案管理等;二是有關部門在部署重大活動、重點工作的同時，應對照片檔案的收集、歸檔、移交提出明確的要求，從而增強各部門工作人員乃至社會公眾的檔案意識，促進全社會整體檔案意識的提高。

(八)加強各部門間的溝通與協調。一是加強檔案館之間的館際交流與合作，實現檔案館之間的資源共享;二是各單位發揮自身優勢，實現信息資源共享，為檔案館有效開展檔案收集打開方便之門。

作者單位:北京市朝陽區檔案局