新時期高校二級院系教學檔案管理工作的幾點思考

摘要:隨著教學改革和高校管理體制改革的不斷深化，二級院系教學檔案管理也面臨著新的挑戰，本文結合工作實際，針對新時期二級院系教學檔案管理工作存在的問題進行探討，并提出了改進措施。

關鍵詞:高校二級院系教學檔案管理

近年來，隨著我國高等教育教學改革和高校內部教育體制改革的不斷深入，多數高校已經開始或正在實施或逐步完善二級院系管理，教學檔案的管理內容也日益復雜多樣，本文針對新時期二級院系教學檔案管理工作，結合自己的工作經驗，進行一些交流和探討。

一、高校二級院系教學檔案管理面臨的挑戰

1.國家高等教育改革對確保和提高新時期教學檔案管理提出了新要求

教育部從1999年以來制定了高等院校擴大招生的政策，使得招生人數在10年間由1998年的108萬猛增到2009年的610萬，我國高等教育出現了規模的大發展，成為世界上在學學生規模最大的國家，這被外國媒體描述為“中國高等教育的一次大躍進”。由于師生(尤其是學生)數量的迅速增加，必然使得在教學管理中占有核心主體地位的教學檔案管理工作業務量激增，教學檔案管理難度也隨之加大，對當前二級院系教學檔案管理工作提出了新要求。

2.高校發展戰略調整和教學改革對當前形勢下二級院系檔案管理工作提出了挑戰

隨著高校優化合并和規模化的發展，很多大學形成“一校多區”的辦學格局，二級院系跨兩個甚至多個校區進行教學活動成了常態，使得教學檔案管理工作呈現更多的復雜性、多元化。目前，伴隨全國大部分高校采取學分制和彈性學制，學生的自主選擇空間日益擴大，更大程度地發揮“因材施教”，引導鼓勵學生跨學期、跨專業、跨院系、跨校區甚至跨學校進行選課，允許學生提前畢業、延期畢業，這也對教學檔案管理提出了更高的要求，尤其是在時間跨度的延續性和采用現代管理技術進行教學檔案管理方面，面臨著更高的要求。

3.高校內部管理體制改革增強了二級學院教學檔案管理的迫切性和必要性

隨著高校內部管理體制的改革，高校開始推行院系二級管理，二級院系辦學自主權、黨政管理權、財政權力等進一步加大，因此二級學院的教學檔案管理內容也隨之發生了根本性變化，以筆者所在單位廣東藥學院為例，一些教學文件的制定、實施等都由各二級院系完成，原本由學校教務部門管理的一些教學文件都下放至院系管理，如教學任務書、教學進程、學科建設、課程建設、學生學籍、學生成績等，因此，二級院系的教學檔案管理的規范化、制度化、科學化、系統化和專業化顯得十分必要和迫切。

二、目前高校二級院系教學檔案管理存在的主要問題

1.二級學院的教學檔案管理工作起步較晚，處于實踐探索階段，制度不夠健全合理，缺少一套完整的規章制度來保證。建立與學校及二級院系整體發展相適應的檔案工作機構是做好高校二級院系檔案管理工作的重要保證。目前，相當部分高校的二級院系沒有建立檔案室或資料室，也沒有配備專職或兼職的檔案員，導致教學檔案沒有專人管理，職責不明確，教學檔案的收集及整理存在嚴重的不及時、不完整及流失現象。

2.重視程度不夠，檔案意識薄弱。二級院系是從事教學活動的一線教學單位，承擔著艱巨的教學任務，特別是在我國教育行政管理部門對各高校實行五年一周期的教學評估背景下，從學院領導到教職員工更是始終把教學工作放在首位，忙于具體的教學事務，對教學檔案管理缺乏足夠的重視，僅僅把它視為教學管理的附屬工作，在評估檢查時，往往臨時突擊，應付差事，草率整理。

3.管理手段落后，缺乏創新模式。高校檔案管理目前還是遵循老一套的管理手段，學校檔案館(室)作為學校教學檔案管理的業務指導部門，對各二級學院的監督指導不到位，不及時。另外，由于大多數高校采取高度集中的管理體制，各二級學院在教學檔案管理方面的主動性和積極性難以得到發揮，統一領導、分級管理的力度缺少適當的銜接點。

三、完善高校二級院系教學檔案管理的措施

1.充分利用現代化信息技術開展教學檔案管理，以提高工作效率，適應改革需求

隨著高校改革的不斷深入，在辦公自動化技術取得突破性進展的背景下，二級院系教學檔案應當實現網絡化管理，借助互聯網、校園網及網絡版檔案管理軟件，建立教學檔案信息平臺，實現校園辦公自動化系統與檔案管理的無縫連接，檔案管理人員依托網絡一方面實現對教學檔案的及時收集、迅速整理、全面存儲、高效利用;另一方面實現與處于業務指導核心地位的學校檔案館(室)密切溝通，完成教學檔案信息的上傳下達，使二級學院教學檔案管理工作向縱深發展，形成高效、安全、智能化的網絡模式。

2.根據自身實際，逐步建立并完善二級院系教學檔案管理工作的規章制度，使檔案管理有規可循

二級院系作為教學檔案管理工作的直接施行者，根據實際情況，結合學校檔案館(室)的業務要求，充分發揮主觀能動性和創新精神，制定教學檔案管理的各項規章制度，在高校師生對所在二級院系的依賴程度不斷強化的背景下，使檔案管理體現專業知識、學科體系的科學性和權威性，讓擁有本專業和學科知識的教師專家自主制定或完善涉及自己專業和學科范圍的教學檔案的規章制度，包括材料的收集、整理、立卷、歸檔、檔案的分類、保管、鑒定及利用等方方面面，使檔案工作有章可循，有規可依，從而實現對教學檔案工作各個環節的有效管理。

3.轉變思想，加強宣傳，重視教學檔案的建設，增強檔案意識

從二級院系領導到檔案管理員，都要轉變以往“檔案與我無關”的觀念，提高對教學檔案工作重要性的認識以及自身工作對院系教學檔案的積累和開發利用的責任，利用各種宣傳媒體、內部刊物等，宣傳教學檔案的價值和巨大作用，使廣大教職員工認識到教學檔案存在著巨大的社會效益和經濟效益，通過思想境界的提升和價值觀的調整，切實提高全體教職工的檔案意識。

4.提高檔案管理人員素質，搞好二級院系教學檔案工作。高校的各級領導應充分認識到高校教學檔案管理工作在高校發展中所起的承前啟后作用，重視二級院系檔案人才隊伍建設，有條件的可以安排專職的檔案工作人員，加強對教學檔案工作人員的定期培訓和業務指導，由學校檔案館(室)的專職檔案工作人員，結合具體案卷輔以詳細講解和操作指導。同時將教學材料的歸檔工作同教職員工的年度考核、職稱評聘、獎勵評優等掛鉤，激發二級院系專兼職檔案管理人員的工作積極性和責任感，從而提高二級院系教學檔案工作水平。

參考文獻:

1.彭建云.當前形勢下高校二級學院教學檔案管理.中國科技信息，2005(1).

2.黃寶春.高校二級學院教學檔案管理規范化的幾點思考.云南檔案.

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作者單位:廣東藥學院