關于信息管理原理問題的新思考

摘要:信息已經成為現代信息社會建設與發展的一種重要資源和資產。但由于學術理論界對于信息管理基本原理的研究一直沒有給予足夠的重視，已有的相關研究成果的系統性也不強。這無疑是造成我國一些信息管理項目建設和運作水平不高的根本性原因之一。本文按照問題導向的邏輯思路，系統回答和闡述了信息管理原理需要回答的4個基本問題，嘗試為信息管理工作的科學、有效開展，提供基本的理論支持。作為系列論文的第一篇，我們將回答“人們為什么需要信息和信息管理(即用戶需要信息管理做什么)”的問題，并系統闡述信息管理的第一、第二和第三個基本原理。

關鍵詞:信息管理 原理 用戶需求不確定性

信息管理是現代社會為人們普遍關注的一個重要研究領域。這是因為，信息已經成為現代信息社會建設與發展的一種重要資源和資產。對于政府部門來說，信息是一種可以為社會公眾服務的公益性信息資源;對于公司企業來說，信息是可以為其業務持續發展提供支持和保障的重要資產。為此，厘清我們從事信息管理所依據的基本原理，是合理有效地開展現代信息管理工作不可或缺的必要理論準備和思想基礎。信息管理的基本原理所要回答的是人們在開展這項工作之前，必須要回答清楚的一些基本問題。信息管理需要解決的問題固然有許多，但是概括起來無外乎4個方面的基本問題，即:

問題一:人們為什么需要信息和信息管理(用戶需要信息管理做什么)?

問題二:信息管理能夠幫助用戶解決哪些基本問題(信息管理能夠做什么)?

問題三:信息管理如何行動才能更好、更有效地滿足用戶的需要(如何做好信息管理)?

問題四:信息管理的效益如何衡量(信息管理做得怎么樣)?

我們可以根據“問題導向”的思維方式，利用已有的信息管理學研究成果來進一步明確開展信息管理應當遵循的基本原理。本文將著重探討和回答第一個問題，并在其后的文章中進一步闡述其他三個方面的問題。

人們為什么需要信息和信息管理呢?對于生活在現代社會中的人們來說，信息已經成為我們每天生活和工作的“必需品”。譬如我們要了解天氣信息、交通信息、醫療信息、娛樂信息、股市信息、商品信息、教育信息、就業信息、市場信息、決策信息等等。人們之所以要了解這些方面的信息，就是因為人們每天都會遇到諸多的“不確定性”，需要利用相關的信息來作出分析、判斷、選擇、決定或決策。所以，信息管理學的研究可以從人們的信息需求角度出發總結和概括信息管理的基本原理。

一、人們需要有效消除生存和發展所面臨的“不確定性”——信息管理原理之一

在人類社會中，人作為一種社會關系的總和，需要從事各種與之相關的社會實踐活動。在從事這些社會活動的過程中，人們往往會遇到各種各樣的“不確定性”問題，其中有的屬于個體所面臨的“不確定性”，有的屬于組織或群體所面臨的“不確定性”，有的屬于一個國家和民族所面臨的“不確定性”，有的甚至屬于整個人類所面臨的“不確定性”。可以說，隨著人類認識能力的不斷提高，人們對未知世界需要了解和探索的問題也會變得越來越多，因此，人類所面臨的“不確定性”不是隨著時間的推移變少了，反而是越來越多了。這也印證了愛因斯坦的“圓圈”理論。那么，人們通過什么方式和手段才能有效地減少和消除所面臨的各種“不確定性”呢?信息論、系統論和控制論的大師們已經對此作出了明確的回答，答案就是“有效利用信息”。因此，該原理告訴我們:通過有效利用各種相關的信息，人類就可以消除生活、生產和工作中所面臨的各種“不確定性”?？梢哉f，社會越是發展，特別是人類的信息獲取和利用能力越強，人類就越是離不開信息。在今天的社會實踐中，信息已經成為人們生命體的一個重要的組成部分，可以說，沒有信息的陪伴和幫助，我們真的是無法正常地生活和工作。

首先，離開信息，我們的基本生活，如衣食住行等，都無法得到很好的滿足。

其次，離開信息，我們的生產活動也會失去基本的條件，整個生產活動的價值鏈就會因為失去了關鍵的一環而變得混亂、無序，甚至會產生大量無用的勞動產品，白白浪費有限的物質生產資料，相關的資本投入也會“血本無歸”。

第三，離開信息，我們的各項社會管理活動也會陷于盲目狀態，決策不能及時有效地作出，計劃和行動方案不能科學合理地制訂出來，各種具體的管理活動也無法正常地開展。可以說，在現代信息社會里，人們一旦離開了信息，就如同地球失去了太陽的光明一樣，會陷入黑暗和無助的境地。“管理者們要經常面臨信息的不確定性，而且必須依賴他人的幫助來完成幾乎所有的事情”。①

最后，離開信息，人類會因為缺乏基本的溝通和聯系的內容而出現猜疑、矛盾和誤解，甚至會引發新的沖突和戰爭。

可見，信息是人們用來消除各種“不確定性”的最好手段，也是人類生存和發展所必須的一種重要資源。它不僅可以有效地提升個體的生存和發展能力，而且可以幫助組織更為有效地配置和使用有限的資源，幫助企業經營者利用有限的物質和能源獲得更多的利潤和收益，幫助政府更好地維護社會的協調、穩定，幫助人類逐步走向真理的彼岸。但不可否認的是，進入人類認識領域的信息，量大質雜，魚目混珠，而且分布不均，作為“資源”存在的信息依然是一種“稀缺資源”。這種情況的改善，惟一可行的解決辦法就是加強信息管理，科學合理地組織和開發利用信息資源。

圖1為我們描述了人類信息需求與信息管理之間的價值鏈關系，它表明人類可以通過對信息生命周期的有效管理和信息服務來滿足人類社會生存和發展的信息需求，幫助人們消除面臨的諸多“不確定性”。 翔實的信息和有效的信息服務可以節約時間、成本，幫助你或其他的人直接采取行動。

二、人們需要追求較高品質的生活和良好的工作業績——信息管理原理之二

人們對較高品質生活和良好工作業績的追求，是產生信息需求的原動力，也是我們開展信息管理活動的基本前提條件。

自從人類誕生以來，我們就一直在追求較高品質的生活和工作業績。關于這方面人類發展的歷史情況，我們沒有必要過多地加以贅述。需要說明的是人類進入新世紀以來，我們愈來愈感到人們對較高品質生活和工作業績的追求，比之以往任何一個歷史時期，都更加強烈。人們已經感受到了21世紀人類社會的生活方式和工作方式都因為信息技術的高速發展和廣泛應用產生了革命性的改變。人類對所生存的這個世界的認識能力和對我們未知世界的認識能力，都因為現代信息科學技術日新月異的發展而得到了不斷的增強。同時，由于信息技術，特別是網絡技術的應用，人類社會中的個體、群體之間的“時空”距離大大縮小了，大家似乎都生活在一個“地球村”里。

在這個“地球村”里的人們需要一種全新的生活方式和工作方式，即“數字化生存”方式。人們希望不必花費大量的時間來查閱歷史上形成的“海量”資料就可以找到所需要的關于某個事物或對象的有參考價值的信息和記錄;希望“足不出戶”就能得到所需要的生活物品;希望能夠在自己選擇的工作地點，而不必通過擁擠的道路到傳統的辦公場所上班;希望在面臨兩難抉擇的時候，得到及時有效的信息服務;希望在制定工作計劃和業務安排時，能夠得到有價值的數據、信息和情報支持;希望在工作或經營管理出現問題的時候，能夠及時得到問題產生原因方面的信息;希望能夠用最少的成本付出獲得最高的利潤回報;等等。這些新的社會需求，在傳統的社會中，是很難有效實現的。但是，我們可以欣喜地看到，這些新的社會需求正在通過有效的信息和信息管理服務得以實現。

可見，一旦社會產生了某種新的符合社會發展規律的新的需要，那么這種新的需要就將成為推動人類社會進步和發展的巨大外驅力。所以，從某種意義上說，正是因為有了人們對較高品質生活和良好工作業績追求所產生的新社會需求，才使現代信息管理得到了前所未有的、快速發展的外部推動力。誠然，如果沒有20世紀60年代世界科技的快速發展，特別是信息處理技術和網絡通信技術的突破性發展，人類社會的外部需求也不會真正成為推動人類信息管理事業發展的真正推動力。

三、人們考慮以成本投入來獲得良好的收益——信息管理原理之三

人類進入21世紀以來，所面臨的最主要問題就是通過利用什么手段和方法才能夠減少社會成本投入，又可以取得良好的管理效益、生產效益和經營收益。目前人們得到的答案恐怕只有一個，就是充分利用信息資源。然而，如果沒有相對科學合理的信息管理理論的指導，沒有有效的信息組織和信息服務，充分利用信息資源也只能是一種美好的愿望而已。

首先，分清“信息資源”的類型是充分利用信息資源的基本前提條件之一。按照馬費成教授的觀點，“如果從便于對信息資源進行管理的角度出發，我們通常將信息資源劃分為記錄型信息資源、實物型信息資源、智力型信息資源和零次信息資源?！雹谟涗浶托畔①Y源是信息資源存在的基本形式，也是信息資源的主體。它包括由傳統介質和各種現代介質(如磁盤、光盤、縮微膠片)記錄和存儲的信息和知識，如文件(文書)、檔案、圖書、期刊、情報資料、數據庫、網頁等?！靶畔⒒顒又兴Q的具有固定的形式和較穩定的傳播渠道的一次信息、二次信息和三次信息均為這類信息資源”③。值得注意的是，“盡管我們處在一個計算機大顯神通的時代，但非數字化的信息資源對我們來說依然具有重要意義。在組織內部，高層管理人員的10%~15%的信息來自非數字化信息資源，中層管理人員的非數字化信息約為15%~20%，而基層人員的非數字化信息約為25%~45%?！覀円廊灰匾晫Ψ菙底只畔①Y源的管理和開發利用?！雹軐嵨镄托畔⑹怯蓪嵨锉旧韥泶鎯捅憩F的信息和知識，如產品樣品、模型、樣機、巖心、標本、璽印等。其中有的實物會表現出某種技術信息，有的會表現出一個時代的管理信息，有的會表現出一種藝術信息和歷史文化信息?！皩嵨镄托畔①Y源雖然不可能直接進入信息系統進行管理，但為了對其進行保存、管理和開發利用，必要時還必須對其進行轉換、處理和記錄，否則它攜帶的信息就可能隨著實物載體的損毀而永遠地消失”⑤。智力型信息資源，主要表現為人腦存儲的未編碼的信息和知識，包括訣竅、技能和經驗等?！八扇说幕顒訑y帶，難以記錄和保存，甚至無法言傳。”“對智力型信息資源的管理、開發和利用可以通過政策、法規進行組織、協調，也可以借鑒和吸收人力資源管理的理論方法和實踐成果，調動人的積極性，發掘人的潛能，最大限度地貢獻自己的聰明才智，同時也可以采用信息技術，將隱性知識數字化，復制到機器和其他物質載體上”⑥。零次信息資源是指各種渠道中由人口頭傳播的信息?！傲愦涡畔⑹侨藗兺ㄟ^直接交流獲得的信息，是信息客體的內容直接作用于人的感覺的結果，……。因此，零次信息具有直接性、及時性、新穎性、隨機性、非存儲檢索等典型特征。零次信息的存在形式、傳播渠道具有較大的隨機性，難以存儲和系統積累，給這類信息資源的管理帶來了很大困難，因此需要采取特殊的方法搜集、記錄、整理和存儲”。⑦

其次，充分利用信息資源還應了解和掌握不同類型信息資源的特點和主要功能。

第三，充分利用信息資源更應當明確信息資源的分布規律和基本格局。馬費成教授從三個層面出發，系統分析和闡述了“信息資源的集中與分散規律”、“信息隨時間的分布規律”、“信息資源在空間上的分布”等理論思想。他認為信息資源的集中有分散規律，主要表現為:信息資源分布的馬太效應、布拉德富定律、齊夫定律、洛特卡定律、普賴斯定律等。 關于“信息隨時間的分布規律”，他認為“研究信息在時間軸上的動態分布規律可以揭示信息資源的增長與老化，用科學高效的理論模型來刻畫信息隨時間的推移所表現出來的趨勢，把握信息量的變化，對信息實施動態管理”。目前人們在這個領域所取得的研究成果主要包括“指數增長律”、“逐漸過時律”等。關于“信息資源在空間上的分布”，他從“信息的擴散與分布”、“文獻信息資源分布格局”和“網絡信息資源分布格局”等三個方面進行了深入闡述。他明確指出:“信息擴散原理是描述社會信息流傳遞過程中信息發送者傳播信息的規律性的，它包括信息擴散(與分布)的多向對稱性和信息傳遞的密度遞減法則。信息的擴散原理必然影響信息資源在空間上的分布特征和規律”。⑧

總之，人們在社會實踐中，若想減少“成本”付出，并取得良好的收益，關鍵是要了解信息和信息管理的重要性，通過合理地組織信息資源，充分利用信息存在和運動的各種相關規律和原理，才能獲得預期的管理效果。信息如“流水”，如果管理得當，它就能造福人類;管理不當，它也會“泛濫成災”。人們若想實現利用信息造福于人類社會的目標和愿望，就必須“修渠筑壩”，并采用各種有效管理方式和手段，才能使之蘊藏的“能量”和“價值”得到有效的開發利用。

參考文獻:

①[美]約翰P·科特著.耿帥譯.總經理.北京:機械工業出版社，2008年第1版，平裝版序言.

②③④⑤⑥⑦⑧馬費成主編.信息資源開發與管理.北京:電子工業出版社2004年第1版:14—17，46—58，65.

作者單位:中國人民大學信息資源管理學院

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