論檔案館檔案的開(kāi)放與利用

摘要:本文以北京市檔案館為例介紹了檔案開(kāi)放與接待利用的開(kāi)發(fā)情況，并在文后總結(jié)了檔案開(kāi)放利用工作還有待加強(qiáng)的地方，希望以此來(lái)促進(jìn)檔案的開(kāi)放利用工作。

關(guān)鍵詞:檔案館 檔案開(kāi)放 檔案利用

20世紀(jì)90年代，隨著改革開(kāi)放的不斷深入，社會(huì)各界對(duì)檔案利用的需求也不斷增長(zhǎng)，為落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)檔案開(kāi)放的規(guī)定，順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，1996年，北京市檔案館借新館開(kāi)館之機(jī)，首次向社會(huì)開(kāi)放檔案。檔案開(kāi)放是檔案館自身發(fā)展的一項(xiàng)重大措施，它使檔案館由封閉走向開(kāi)放，檔案館的各項(xiàng)工作，尤其是接待利用工作發(fā)生了巨大的變化。

一、檔案開(kāi)放情況簡(jiǎn)述

(一)檔案開(kāi)放的數(shù)量不斷增長(zhǎng)

1996年，北京市檔案館首次向社會(huì)開(kāi)放35萬(wàn)卷檔案，隨后又分別在1997年、2001年和2009年3次開(kāi)放檔案，截至2009年底，開(kāi)放檔案資料總量達(dá)74萬(wàn)卷，占館藏總量的37%左右。檔案開(kāi)放數(shù)量的增長(zhǎng)，使越來(lái)越多的檔案信息可以被社會(huì)各界利用，檔案價(jià)值發(fā)揮的空間不斷擴(kuò)大。

同時(shí)，為了更好地服務(wù)民生，發(fā)揮館藏大量民生檔案的作用，公眾只要持個(gè)人有效證件，就可以查閱本人的婚姻、學(xué)籍、招工等尚未開(kāi)放的檔案，簡(jiǎn)化了查檔手續(xù)。

(二)檔案開(kāi)放的范圍不斷擴(kuò)大

1996年至2001年開(kāi)放的檔案，起于1533年，止于1965年，包括了明清時(shí)期、民國(guó)時(shí)期和新中國(guó)成立初期的檔案。為落實(shí)《檔案法》關(guān)于開(kāi)放自形成之日起滿30年檔案的規(guī)定，滿足社會(huì)各界從歷史檔案逐漸向近現(xiàn)代檔案轉(zhuǎn)移的檔案利用需求，2009年的第4次開(kāi)放檔案加大了建國(guó)后檔案的開(kāi)放力度，1966年至1978年間涉及經(jīng)濟(jì)、市政、教育、科技、文化、環(huán)保等領(lǐng)域的檔案對(duì)社會(huì)開(kāi)放。

4次開(kāi)放使檔案開(kāi)放范圍逐步從歷史檔案擴(kuò)大到近現(xiàn)代檔案，內(nèi)容從政治領(lǐng)域不斷深入到經(jīng)濟(jì)、科技、文化以及社會(huì)公共事業(yè)領(lǐng)域，涉及人民群眾利益的勞模、工商等民生檔案也相繼開(kāi)放。檔案開(kāi)放范圍的不斷擴(kuò)大，意味著可利用檔案的范圍更寬廣、信息更豐富，有助于更好地滿足廣大人民群眾的檔案信息需求。

(三)獲取開(kāi)放檔案信息的形式更加多樣

北京市檔案館開(kāi)辟了千余平米的檔案查閱空間，檔案館指南、開(kāi)放檔案目錄等檢索工具成為利用者獲取開(kāi)放檔案信息的助手。《北京檔案史料》等刊物和各類(lèi)展覽成為檔案館主動(dòng)公布開(kāi)放檔案信息的平臺(tái)。

伴隨著檔案信息化的腳步逐步加快，檔案網(wǎng)站正逐步成為公布開(kāi)放檔案信息的一種重要形式。2000年北京市檔案館首次在互聯(lián)網(wǎng)上推出開(kāi)放檔案目錄網(wǎng)上檢索服務(wù)。至今，已在互聯(lián)網(wǎng)上共推出6個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)80萬(wàn)條開(kāi)放檔案資料目錄及180萬(wàn)頁(yè)開(kāi)放檔案原文供公眾查閱，同時(shí)通過(guò)網(wǎng)上展覽、專(zhuān)題檔案介紹的方式介紹開(kāi)放檔案。

與此同時(shí)，檔案館積極與媒體合作，通過(guò)影視節(jié)目傳播開(kāi)放檔案信息。

從檔案目錄到全文信息，從閱覽原件到提供開(kāi)放檔案的二次、三次文獻(xiàn)，從館內(nèi)查閱到網(wǎng)絡(luò)查閱，從利用平面媒體到利用多媒體公布開(kāi)放檔案，檔案館向社會(huì)傳遞開(kāi)放檔案信息的方式不斷豐富，形成多層次多形式的格局。

二、檔案開(kāi)放對(duì)接待利用工作的影響

(一)利用者類(lèi)型呈現(xiàn)多元化

檔案開(kāi)放以前，北京市檔案館利用工作主要服務(wù)于黨政機(jī)關(guān)工作人員，為其工作查考和編史修志工作提供服務(wù)。檔案開(kāi)放以后，其他社會(huì)組織、學(xué)術(shù)研究者、公民個(gè)人等利用者也紛紛加入到檔案利用的隊(duì)伍中來(lái)，利用者群體不斷壯大。

1.因公查檔利用者的數(shù)量變化

因公查檔利用者包括工作查考型和編史修志型兩種，其利用人數(shù)和利用卷數(shù)的變化規(guī)律與具體工作任務(wù)直接相關(guān)，受檔案開(kāi)放影響較小。2003年前，受編史修志工作和大量單位查閱批地文件影響，因公查檔利用者占年度總利用人數(shù)的比例高達(dá)95%以上，2004年后這一比例基本保持在30%左右。

2.學(xué)術(shù)型利用者的數(shù)量變化

檔案開(kāi)放對(duì)學(xué)術(shù)性利用者的影響遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其他類(lèi)型的利用者。北京市檔案館開(kāi)放檔案，為廣大學(xué)者，尤其是各大學(xué)的在校學(xué)生開(kāi)展課題研究、撰寫(xiě)畢業(yè)論文提供了豐富的史料，大量學(xué)者從到圖書(shū)館利用二次、三次文獻(xiàn)，轉(zhuǎn)為走進(jìn)檔案館，把這里作為獲取第一手研究素材的知識(shí)寶庫(kù)。正如一位大學(xué)生所言:“在我們班，到檔案館來(lái)查檔案已經(jīng)成為一種時(shí)尚。”近年來(lái)，學(xué)術(shù)型利用者占年總利用人數(shù)的比例保持在38%左右，該類(lèi)利用者利用檔案的數(shù)量最多、范圍最廣，對(duì)數(shù)字化檔案系統(tǒng)和網(wǎng)上查檔服務(wù)等現(xiàn)代化技術(shù)的利用頻度都居各類(lèi)利用者之首。

3.個(gè)人取證類(lèi)利用者的數(shù)量變化

個(gè)人取證類(lèi)利用者的檔案利用需求受政策法規(guī)影響很大。1996年，北京市頒發(fā)了對(duì)勞模予以獎(jiǎng)勵(lì)的文件，為方便公眾查閱，1997年北京市檔案館利用開(kāi)放第二批檔案的機(jī)會(huì)，開(kāi)放了1100余卷勞模檔案，吸引了大量公眾查閱取證，為維護(hù)老勞模的權(quán)益發(fā)揮了重大作用。隨后幾年，又分別開(kāi)放了民國(guó)訴訟檔案、民國(guó)戶籍檔案、工商登記檔案、同業(yè)公會(huì)檔案，這些檔案的開(kāi)放，簡(jiǎn)化了公民查閱檔案的手續(xù)，為廣大社會(huì)公眾維護(hù)自身權(quán)利、開(kāi)展家史研究發(fā)揮了重要作用。該類(lèi)利用者占年度利用總?cè)藬?shù)的比例，由上世紀(jì)末期的不足5%發(fā)展到最近幾年的30%左右。利用檔案的目的，從單純的解決待遇、維護(hù)權(quán)益發(fā)展到尋根探祖、研究家史。館藏檔案服務(wù)民生的作用越來(lái)越顯著。

(二)接待利用工作的變化

檔案開(kāi)放后，為適應(yīng)檔案館工作重心向利用工作轉(zhuǎn)移的變化，為滿足社會(huì)各界的檔案利用需求，北京市檔案館接待利用工作的服務(wù)觀念和服務(wù)方式也發(fā)生了變化。

1.接待服務(wù)由被動(dòng)轉(zhuǎn)向主動(dòng)

利用部門(mén)改變坐等利用者上門(mén)的傳統(tǒng)觀念，采取送檔上門(mén)、主動(dòng)宣傳、捕捉熱點(diǎn)等方式擴(kuò)大檔案信息的傳遞范圍，提高信息服務(wù)的針對(duì)性。

1997年至1998年，利用部門(mén)發(fā)現(xiàn)很多單位為辦理房地產(chǎn)手續(xù)查閱相關(guān)檔案后，立即收集館藏相關(guān)檔案信息，制作專(zhuān)題卡片，為市內(nèi)數(shù)十家單位送檔上門(mén)。這項(xiàng)工作為大量單位辦理土地權(quán)屬證明，避免經(jīng)濟(jì)損失提供了有力的幫助;2001年至2002年，利用部門(mén)采取主動(dòng)宣傳的方式，到全市高校發(fā)放宣傳材料，開(kāi)發(fā)利用市場(chǎng)，隨后幾年學(xué)術(shù)研究利用者的數(shù)量逐年提高;北京市出臺(tái)獎(jiǎng)勵(lì)勞模等政策后，利用部門(mén)及時(shí)向相關(guān)處室提供信息，制作勞模檔案等專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，提高了檔案信息服務(wù)的效率。

2.查閱手段由傳統(tǒng)轉(zhuǎn)向現(xiàn)代

檢索方式由紙質(zhì)目錄、卡片檢索轉(zhuǎn)向以計(jì)算機(jī)檢索為主;閱覽方式由單一的原件檔案閱覽轉(zhuǎn)向原件檔案、數(shù)字化檔案、縮微檔案同時(shí)提供;來(lái)館查檔的方式轉(zhuǎn)向來(lái)館查閱與館外互聯(lián)網(wǎng)在線查檔共存的方式。

3.服務(wù)方式由單一走向全方位

多年來(lái)，北京市檔案館始終在滿足利用者多領(lǐng)域、多層次、多樣化的檔案信息需求上進(jìn)行著積極探索。通過(guò)改造接待場(chǎng)所分區(qū)服務(wù);提供各類(lèi)便民服務(wù)項(xiàng)目和服務(wù)設(shè)備;延長(zhǎng)接待查閱時(shí)間，開(kāi)展節(jié)假日預(yù)約服務(wù);針對(duì)不同類(lèi)型利用者的需要購(gòu)置各類(lèi)文史資料和政策匯編;發(fā)揮橋梁作用，加強(qiáng)館內(nèi)外合作，共同開(kāi)發(fā)檔案信息等方式，全方位、多層面地開(kāi)展服務(wù)。

三、檔案開(kāi)放利用工作中的問(wèn)題

(一)館藏檔案開(kāi)放力度可以進(jìn)一步加大

雖然檔案館已開(kāi)放大量檔案，但是開(kāi)放數(shù)量與利用者需求之間的矛盾依然突出。在接待利用過(guò)程中，很多利用者，尤其是研究范圍越來(lái)越廣泛的學(xué)術(shù)型利用者，經(jīng)常提出進(jìn)一步擴(kuò)大開(kāi)放檔案范圍的要求。

(二)開(kāi)放鑒定工作應(yīng)該加強(qiáng)

面對(duì)利用者類(lèi)型多樣化，外籍利用者越來(lái)越多的局面，為了保證檔案信息的安全，應(yīng)該從檔案開(kāi)放源頭上把好開(kāi)放鑒定關(guān)，建立合理的檔案鑒定管理制度，加強(qiáng)鑒定人員專(zhuān)業(yè)技能、政治覺(jué)悟、文史知識(shí)的培訓(xùn)工作;加強(qiáng)檔案進(jìn)館前，檔案移交單位編寫(xiě)解密劃控說(shuō)明的工作。

(三)關(guān)于開(kāi)放檔案的公布問(wèn)題

根據(jù)有關(guān)法規(guī)，檔案利用局限于閱覽、復(fù)制和摘錄，檔案公布權(quán)由檔案館掌握，而且已開(kāi)放檔案的公布也劃入控制范圍。對(duì)于已經(jīng)開(kāi)放的檔案信息，還要設(shè)置公布審查的門(mén)檻，增加了社會(huì)公眾使用檔案信息的手續(xù)，損害了他們自由、平等地使用已開(kāi)放檔案信息的權(quán)利，不利于充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。

15年來(lái)，通過(guò)開(kāi)放檔案等一系列卓有成效的工作，北京市檔案館已經(jīng)走出封閉的大門(mén)，回歸社會(huì)。在信息開(kāi)放的新形勢(shì)下，檔案館應(yīng)該以更加開(kāi)放的胸襟，奉獻(xiàn)給社會(huì)更加豐富的信息資源，更好地融入社會(huì)。

作者單位:北京市檔案局