從全程管理的視角看檔案展覽過程中的檔案保護

摘要:本文在傳統檔案保護的基礎上，提出了檔案展覽過程中的全程保護構想，即從全程管理的角度來分析檔案在展覽過程中可能會遭到的破壞，從而提出可施行的保護措施，進而建立一個系統而完善的保障體系。

關鍵詞:全程管理 檔案展覽 全程保護

檔案展覽作為傳統的檔案利用服務方式，以其獨特的優勢——易于操作，受眾面廣，方式新穎，社會效應好——贏得了檔案部門的青睞。特別是在全國各檔案館爭建“五位一體”檔案館——融檔案保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文件中心“五位一體”的檔案館——的今天，檔案展覽已成為各檔案館提供利用服務的主流方式之一。然而，在檔案展覽過程中，由于保護意思淡薄、管理不當、條件設備落后等原因而造成的檔案損壞、丟失、壽命縮短等情況仍然大量存在。檔案作為原始的信息記錄和珍貴的歷史記憶，是國家和社會的寶貴財富，檔案部門作為檔案的管理機構，理應做好檔案的保護工作，捍衛國家的利益。

檔案展覽是一項長期而系統的工作，包含著若干個環節，而且各環節相互影響、相互制約，具有密切的聯系。以往我們在展覽過程中考慮檔案的保護問題，往往只注重了其中的幾個環節，如檔案運輸、展覽中的保護，或其中幾項重要的工作，如防光、防潮、防盜、防有害氣體等，而缺乏通盤考慮，將保護工作看成一個系統性的活動，將之貫穿于展覽過程的始終。所以，筆者提出在檔案的展覽過程中要融入全程管理的思想，實行全程保護。要從展覽工作的全局考慮，將展覽工作看成一個動態性的過程，注重過程中的各個環節及其各環節間的銜結，系統而全面地把握整個展覽過程，建立一個完善的保護體系，即展覽前做到統籌規劃、防范未然;展覽時做到實時保護、全程監控;展覽后做到檢測修復、及時補救。

一、展覽前——統籌規劃、防范未然

從全程保護的角度出發，首先，在展覽前，要統籌規劃，做到防范于未然。從以往的情況來看，人們往往只注重展覽過程中的保護措施，而在展覽前卻缺乏保護意識和統籌規劃。其實，保護工作在檔案展覽的前期就要意識到，并有序地展開，這樣才能做到防范于未然。總體來講，展覽前主要有如下幾點值得考慮:

第一，有必要在展覽的前期規劃中設立一個單獨的檔案保護模塊，將展覽過程中可能會出現的、導致檔案損壞的因素羅列出來，并通過合理分析和借鑒前人經驗，擬出合理的解決方案，以備不時之需。這樣的檔案保護模塊應包括展品的選用，展品的進、出館管理，展品的安全檢測以及展區的布置等各方面的規劃，以為檔案展覽提供全方位的保護。它對于整個展覽過程中的保護工作而言具有極其重要的指導意義，是以后檔案保護工作開展的依據。

第二，檔案館要對檔案展品自身狀況做好檢驗，要對展出品的現狀有一個清晰而全面的認識，對那些易損、脆弱的檔案實施重點防護，提前擬好保護方案，要確保展品在展出前就處于良好的狀態，無損壞、遺失，并及時做好登記，以備查考。同時，要提前對展區的環境進行考察，了解展區的環境情況，并根據展品的具體情況提前對展區進行調整、布置，必要的時候對其進行改裝，以滿足保護檔案展品的需要。

第三，檔案館要對展出檔案進行價值評估，并根據評估結果對不同的檔案進行分級保護。將那些珍貴、稀有的孤本檔案作為重點，采取最高級的保護，盡可能地使用復制品或是仿真品而不使用原件。如不能使用復制品，在展出過程中就要對其進行重點保護，并單獨擬好防護方案，在有條件的情況下，可采取一些特殊方式對其進行保護，如對珍品檔案進行投保，借助商業手段對珍品檔案進行保護，這種方式，不僅能夠集合社會上廣泛的資源，而且能夠引進商業合作，促進檔案和社會的更多接觸，擴大檔案的影響力。①同時，對于那些次重要的檔案展品，可以采取較低等級的保護措施。采取這種評估再分級的保護模式，不僅可以利用檔案館有限的資源更大程度地保護展品，而且可以在分級的過程中對檔案展品進行再認識，為其他的展覽工作——如展館的布置、展品主題的選定等做好鋪墊，使整個展覽做到有重點、有層次，突顯專業特色。

第四，要對相關展覽作好制度上的規范，在制度上保障檔案展品的安全。所謂制度的規范，是指對檔案在展覽過程中的各種保護條款進行明確化、制度化，以規范展覽過程中的保護工作。這些保護條款包括檔案展品的直接負責制、檔案損毀的處罰制度、展覽館的安全細則、參觀者的行為規范制度等。此外，除了這些對檔案本身或是檔案館實體進行保護的制度規范外，還需要對檔案展品內容進行保護，以真正做到制度保障。這些制度包括展區拍照許可相關規定、展品內容利用細則等，其中最重要的是關于檔案內容知識產權所屬問題的相關制度規定，要注意對檔案展品內容進行保護，以杜絕他人在未經許可的情況下擅自剽竊檔案內容從事謀利甚至不法行為。

二、展覽時——實時保護、全程監控

檔案展覽最關鍵也是最重要的環節在于展覽之時，這個階段是外界與檔案展品接觸最廣泛，也可能是事態變化最急速，造成損失最大的時候，所以，此階段檔案展品的保護工作一直受到人們的關注，引起了人們的重視。同樣，從全程保護的角度來看，此時的保護工作也是至關重要的。筆者認為，應該做到實時保護、全程監控，以達到檔案保護的目的。所謂實時保護、全程監控，就是指在展覽的過程中要注重展品的動態變化，密切關注其在展覽過程中的狀況，并根據其自身狀況對其進行無間斷保護，以控制其健康狀況，達到保護的最終目的。具體來說，在展覽之時，應重點注意以下幾方面的保護工作:

第一，要特別注意做好展覽過程中的防光工作。從傳統的檔案保護技術學的角度來看，光照是對檔案造成損壞最大的因素之一，而在檔案展覽過程中，由于展覽的需要，往往需要一些特殊的照明支持，才能達到展覽的效果，所以，光照幾乎不可避免。這就形成了一大矛盾。因此我們應采取一些相應的措施來弱化光照對檔案展品的破壞。首先，在光源的選擇上，我們可以對展區的照明設備做特殊處理，盡量采用那些不含或少含紫外線的、對檔案損壞較小的光源，或是在燈具上涂上特殊的防護性材料，以減少光照損壞的影響;其次，在光照強度的控制上，我們可以采用一些相應的措施，對其進行弱化，如采用感應燈具，當有游客參觀時就亮燈，其余時間閉燈，這樣會減少光照強度，減輕光照對檔案的破壞。最后是光的照射角度，相對而言，直射光比折射或反射光對檔案有更大的殺傷力，所以，在照明設備的布局上要多加考慮，盡量避免光照直射展品，以減弱光照的破壞。

第二，要注意在展覽過程中的溫、濕度變化，做好溫、濕度的調節工作。眾所周知，溫、濕度對于檔案載體的健康壽命有著重大的影響，不適宜的溫、濕度環境不僅能夠單獨作用于檔案本身，引起檔案載體的損壞，而且還可能與其他因素相結合，加速檔案載體的老化、損壞。但是展區的溫、濕度變化受到展區所處地理位置、展區的物理構造、展覽所處的季節、觀展者的人數等各方面因素的影響。所以，相比于其他因素而言，溫、濕度是變化最快、調節難度系數最大、可控性最差的因素之一。因此，做好溫、濕度的調度工作顯得尤為重要，特別是要做到實時保護。所以，要對展區的溫、濕度狀況進行實時監控，將之控制在適宜的范圍之內，一旦出現異常狀況，要及時采取措施進行調節。

第三，要做好展覽過程中對有害氣體的防治工作。一般來說，有害氣體主要是指空氣中的微生物、粉塵以及含量較多的二氧化硫、硫化氫、臭氧、氮氧化物等， 它們都是嚴重威脅檔案安全的不利因素。特別是一些酸性氣體，它們能夠導致紙制檔案的酸度增大，從而加速其損壞。②因此，做好有害氣體的防治工作至關重要。從這一點出發，首先，在展區選址時，我們就要考慮到，盡量選擇那些遠離高污染的地區，避免空氣中的有害氣體對檔案本身造成損壞。其次，在展覽的過程中，我們應該注意做好展柜的密閉工作，以防止有害氣體的侵入。同時，我們也要做好對展區環境的監測，特別是對展區空氣質量的監測，當展區空氣質量不達標時，應該及時采取措施，如開啟展區空調設備、添加空氣清新劑等，做好展區的空氣流通工作，以保證展區空氣質量。

最后，要加強展覽過程中的安保工作。展覽是面向公眾開放的，面臨的人群混亂而復雜。由于個人素質的差異，可能會出現參觀者有意或無意中對展品檔案的損害，甚至是竊取。因此，要加強展覽過程中的安保工作。而在安保工作中，首先要注重制度保障，要有明確成文的規章制度加以規定;其次，要在展區設置足夠的安保人員和安保設備;最后要做好定期檢查工作，時刻關注展品的狀況，確保展品的安全。③

三、展覽后——檢測修復、及時補救

展覽的結束并不意味著保護工作的結束，相反，由于其容易被檔案管理人員忽視，這時的保護工作就顯得更為重要。一般而言，經過一次展覽之后，展品由于從庫房的適宜環境轉移到一個相對不適宜的環境，或多或少都會受到一些不同程度上的損壞，而這種損傷有些是顯而易見的，而有些卻是隱性的，是不容易被注意到的。因此，用全程保護的思想來看，這時候的檔案保護工作的重點在于對展品檔案進行全面檢測，并對有所損壞的檔案采取及時的修復，以及時搶救檔案財富。

首先，對于展覽結束后的展品，應對其進行全面檢測，并對照展覽前所作的檢測登記中的各項指標，找出損傷較為嚴重的檔案，并隨之做好展覽后的檢測登記。

其次，應對損傷的檔案進行修復，盡可能地使其恢復到展出前的狀態，并撰寫修復檔案以記錄損傷檔案的修復情況。對于那些實在不能修復的檔案或是丟失的檔案，要做好登記，并根據之前制定的責任制度追究個人及單位的責任，并作出相應處罰。

最后，要對此次展覽的保護工作進行總結，找出工作中的經驗與教訓，為以后的展覽提供借鑒。

展覽后的檢測修復是保護工作的最后一環，但也是下一次展覽保護工作的起點，起到承前啟后的作用。我們應該把展覽工作看成一個系統性的工作，而不是孤立地看作單一的一次性活動。因此，展覽后的檢測工作，不是檔案保護工作的終結，而是新一輪保護工作的開始。將全程保護的思想運用于展覽中，最重要的一點是不僅要注重展覽中各環節及其環節間的銜結，而且還要注重各展覽之間的聯系，將整個展覽活動看成一個動態的、聯系的、相互影響的過程，然后融入系統論的思想，全盤考慮，綜合布署，切實做好展覽過程中的安保工作。

隨著檔案展覽過程中的保護工作日益受到業界的關注，業界人士也開始著手解決這一問題。但是研究大多集中在檔案保護技術方面，而沒有從理念上做出相應的研究。筆者用文件與檔案管理中的全程管理思想來思考檔案保護問題，也是一種新的嘗試。展覽過程中的檔案全程保護思想，旨在用全程保護的理念去指導展覽過程中的保護工作，以系統、動態、全面的觀點去看待展覽中的檔案保護，以建立相對完整的保護體系，以求達到標本兼治，切實保護檔案的目的。

注 釋:

①王貞.檔案展覽交流應注意的問題.北京檔案，2009(9).

②江濤.如何做好檔案展覽中的保護工作.上海檔案，2007(6).

③馬長林.檔案展覽中原件的安全保護.中國檔案，1995(1).

作者單位:中國人民大學信息資源管理學院