北京市高校檔案館網站建設的績效評價

摘要:本文通過對北京市各高校檔案館網站的持續觀察和數據提取，以內容指標、形式指標和功能指標為主要評價指標對其建設現狀進行了績效評價，得出了相應結論并提出了建議。

關鍵詞:高校檔案館 網站建設 績效評價

高校檔案館網站建設是高校數字檔案館實施的前期工作和長期的表現形式，也是衡量高校信息化建設的重要指標。本課題組對北京市高校檔案館網站進行了持續的觀察和數據提取，并進而對其建設狀況進行了績效評價，以期有利于提高高校檔案館網站的建設水平，提高高校檔案館檔案信息服務質量，加快檔案信息資源的傳播。

1.北京高校檔案館網站

建設評估工作

2009年11月至2010年5月1日期間，本課題組依托“中國檔案在線”( http://www.archives.org.cn/)網站對高校檔案館網站的鏈接，對北京各個高校檔案網站進行了調查分析。調查對象參考新浪網“教育頻道”(http://edu.sina.com.cn/)所提供的北京高校名單，對各個高校檔案館網站進行了深入的調查分析。我們選取檔案網站的“功能指標”為重點評價指標，選取“內容指標”和“形式指標”作為輔助評價指標，以便對網站進行全方位的綜合評價。

文章主要根據倍數加權法②來確定各個指標的分值。倍數加權法雖然在參照要素的選擇上容易出現依靠主觀判斷的情況，但該方法卻可以有效地區分各考評要素之間的重要程度。我們將影響高校檔案館網站的內容指標作為最次要的考核要素，以此為1;再將形式指標的重要性與該指標相比，得出重要性倍數為1.5;同理，得出最重要的功能指標重要性程度為7.5;然后依據該比例分配分值，文中以100分為滿分。賦值標準及分值如表1所示。

2.評價結果及分析

調查顯示，新浪網“教育頻道”中所列的北京高校有90所，其中只有16所高校建立了數字檔案館，其他學校都沒有獨立的數字檔案館，部分學校可以通過站內搜索找到與檔案館相關的信息或新聞;另外，還有一部分學校，在學校的教輔機構或管理機構中設有檔案室(館);更有一部分學校根本沒有找到關于檔案館的任何信息。

2.1評價結果

我們重點選取了13所高校進行績效評價，另外還有三所高校雖然也有本校檔案館網站，但是網站建設尚不夠完善，也沒有體現檔案網站的服務功能，與其他的高校檔案館網站相比差距較大，所以這里只列出這13所高校進行比較分析，如表2所示:

2.2 指標分析

2.2.1內容指標分析

網站內容的廣度和深度直接影響用戶對信息的利用程度，也是評價檔案信息網站的基本指標之一。調查顯示，內容指標的平均分為8.1538分，其中高于平均分的高校有6所，在這6所高校中，中國人民大學、清華大學、北京航空航天大學均得到滿分。這些學校比較注重本校數字檔案館網站的建設，涉檔信息相對全面，同時提供一定的特色檔案信息。那些低于內容指標平均分值的學校在某些方面存在一定欠缺，校務公開情況沒有體現出來，也沒有具有本校特色的檔案信息。

2.2.2 形式指標分析

這些高校檔案館網站的形式指標平均分為8.3076，高于該平均分的高校有5所，其余高校在這個方面都或多或少有所欠缺。信息時效性較差是這些高校普遍存在的問題。有的高校信息更新到2004年，部分學校更新到2008年。這些高校中，網站支持外文頁面的只有中國人民大學、北京理工大學、首都師范大學3所。

2.2.3功能指標分析

高校檔案館建館目的是分享檔案信息和提供便捷的檔案信息利用，其功能是否全面、是否強大是檔案網站建設的首要考慮因素。

各個高校檔案網站建設的功能指標平均分最低，得分率也最低。功能指標總分定為75分，而平均分為36.0769分，平均得分率僅為0.481。其中得分高于平均分的高校有7所。數據表明，高校檔案網站服務功能存在很大欠缺，需要進一步重視和提高。尤其是在服務功能方面，各個高校需要進一步完善。從這次調查來看，所有高校在檔案信息檢索方面都不夠完善，部分學校根本沒有這種功能。其中做得較好的為中國人民大學，該校所提供的“資源查詢”，提供了部分可公布的館藏檔案目錄，查詢可以輸入一項或多項，可以輸入部分名稱或全稱，另外對一些基建檔案和聲像檔案也指出了可查詢的范圍。其他學校的檢索功能，都差強人意，有很大的提升空間。服務咨詢、業務指導、利用指南等欄目可以為用戶利用檔案信息提供一定的指導幫助，各個高校應該適當給予重視。

得分率最高的是內容指標，其次是形式指標，得分率最低的則是這些高校檔案網站的功能指標。根據分值可見，網站內容指標的分數在6—10分之間，形式指標分數在6—13分之間，功能分值差別較大，從26—50分不等。功能指標得分中，差距產生主要表現在交流和服務功能方面。

這13所高校中，有11所高校有獨立的檔案網站，2所掛在本校網站的相關欄目中。各個高校應該申請獨立的域名，并確保鏈接的有效性、穩定性，避免出現無鏈接和死鏈接現象。

3.結論及建議

3.1 北京市高校檔案館網站建設的現狀及結論

3.1.1目前北京高校建立本校數字檔案館網站的數量少之又少，令人吃驚

此次調查，90所高校中僅可以查到16所高校有本校檔案館網站，屬于國家211工程及985項目的北京高校基本上都有自己獨立的檔案館網站，其中有個別學校數字檔案館掛靠在本校主頁的某些欄目中。

3.1.2 已經建立的高校檔案館網站，基本能涵蓋檔案網站所要求的基本內容和基本功能

各個高校檔案館都包含檔案館概況、機構職能、政策法規、業務動態等基本內容，同時也都包括業務指南、利用指南等項目，個別高校檔案服務功能比較健全，例如清華大學，檔案檢索功比較全面，設有站內信息檢索、網站地圖、相關鏈接等欄目，同時提供相關的檔案信息下載。部分高校，例如中國人民大學，在檔案信息交流方面做得比較完善，注重和用戶的信息溝通，信息反饋相對比較及時。

3.1.3 高校檔案網站建設仍有很多問題有待解決和完善

高校檔案館網站信息內容更新周期長，時效性差。檔案檢索功能有待進一步提高和完善，檢索工具應該多樣化。另外，隨著高校信息公開化，隨之而來的檔案信息安全問題也應該給予高度重視。

3.2 對北京市高校檔案館網站建設的幾點建議

3.2.1 要注重高校檔案信息資源開發的廣度和深度

在進行檔案信息資源整合時，要增加信息的覆蓋面，擴大學校歸檔信息范圍，加強本校特色檔案建設。校務公開要及時透明，信息更新周期要短，內容要有創新性。同時，應該確保檔案信息的深度，不能華而不實，對檔案信息質量的控制要嚴格，確保信息可靠性和安全性，同時注意保護檔案隱私內容。

3.2.2 要重視網站的互動功能

增強學校檔案網站的信息交流功能，不僅有利于用戶對本校檔案信息資源的利用，而且有利于提高本校在檔案信息網站建設方面的知名度，對于今后檔案工作的開展有推動作用。

3.2.3 要注重提高高校檔案信息資源的檢索功能

檢索功能強大與否直接影響檔案信息利用的工作效率。這個功能的提高有助于數字檔案館整體工作水平和績效評價的提高，是檔案工作的核心工作。

3.2.4 要重視高校檔案館網站建設的安全性

檔案信息有一定的保密性，做好學校信息安全保障工作也是一項難度較大的工作。要防止黑客、病毒等惡意侵入。另外要把握好檔案信息開放和保密的關系，確保重要信息的機密性，采用必要的技術手段，控制信息輸入和輸出，同時做好檔案信息的保管存儲工作。

3.2.5 高校檔案館網站建設要為高校數字檔案館建設創造條件

高校檔案館網站建設的形式指標，間接反映檔案網站建設的質量。網頁設計是否美觀，結構比例是否合理，也能體現出學校對檔案館數字化建設的重視程度。各個高校應在加強本校檔案館網站建設的同時為該校數字檔案館的建設開辟新思路，創造新條件。

注 釋:

①本文系2009年北京市高校檔案研究會項目(編號DA200910)“北京市高校檔案館網站建設的績效評價”的研究成果 和 2007年國家檔案局項目(編號2007-X-18)“檔案信息網站績效評估體系的可持續研究”的階段性成果之一。

② 倍數加權法是首先選擇出最次要的考核要素，以此為1。然后將其他考核要素的重要性與該考核要素相比較，得出重要性的倍數，然后再進行歸一處理。其優點在于它可以有效地區分考核要素之間的重要程度，另外，也可以不選用最次要的考核要素，而選用更具代表性的考核要素為基本倍數。

參考文獻:

1. 中國人民大學信息管理學院檔案網站調查測評項目組.我國省級網站測評報告.

2. 張暢.我國檔案網站績效評估問題研究.湘潭大學碩士學位論文，2006.05.

3. 鐘其炎，范園園.我國高校檔案網站現狀的調查與分析.湖北檔案，2009(1).

4. 翟麗娜.我國高校檔案網站現狀的調查與分析.檔案管理，2008(2).

5. 傅榮校，韓云云.基于功能角度的檔案網站評價指標體系研究.檔案管理，2006(5).

6. 董娟.高校檔案網站現狀分析及改善策略.齊齊哈爾職業學院學報，2009(1).

7. 薛秀香.淺談高校檔案網站建設.蘭臺世界，2009(3)上半期.

作者單位: 謝海洋、田明霞、王建華，華北電力大學;賈東月，河北大學