關(guān)于在《檔案法》中增加電子文件立法的思考

摘要:在現(xiàn)行《檔案法》中增加電子文件的內(nèi)容，是《檔案法》修改的重點內(nèi)容之一。本文分析了電子文件的法律效力，提出了在修改《檔案法》時增加電子文件立法的幾點建議。

關(guān)鍵詞:電子文件 立法 修改 檔案法

隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和電子文件的與日俱增，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理辦法和標(biāo)難已經(jīng)不能適應(yīng)電子文件和電子檔案的管理要求。因此世界各國在檔案立法方面都開始著重對電子文件和電子檔案法規(guī)的完善。我國電子文件的立法嚴(yán)重落后于電子文件發(fā)展的客觀要求，應(yīng)當(dāng)加強這方面的立法工作。在現(xiàn)行《檔案法》中增加電子文件的內(nèi)容，是《檔案法》修改的重點內(nèi)容之一。

一、電子文件的法律效力

電子檔案能否具有法律效力，關(guān)鍵在于它能否為事實提供法律證據(jù)，這是電子檔案能否具有法律效力的基礎(chǔ)。按照我國現(xiàn)行法律的規(guī)定，證據(jù)是指能夠證明某一特定事實的真實存在的一切事實，它具有客觀性(也稱真實性)、相關(guān)性、合法性三個基本特征。顯然，電子檔案在理論上具備法律證據(jù)的三個基本特征:電子檔案作為辦公自動化的產(chǎn)物，是電子計算機技術(shù)應(yīng)用于現(xiàn)代辦公業(yè)務(wù)處理、日常事務(wù)處理與社會活動的直接結(jié)果，是人類現(xiàn)代生活的客觀真實反映;電子檔案作為人類社會活動的新型歷史記錄，必須與社會各項事務(wù)息息相關(guān)，是社會各項工作的直接記載;在證據(jù)的取證程序合法的基礎(chǔ)上，電子檔案作為證據(jù)符合我國《行政訴訟法》所規(guī)定的七種類型證據(jù)中的“視聽資料”類證據(jù)?！度嗣駲z察院刑事訴訟規(guī)則》第一百九十二條規(guī)定:“扣押犯罪嫌疑人的郵件、電報或者電子郵件，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檢察長批準(zhǔn)，通知郵電機關(guān)或者網(wǎng)絡(luò)服務(wù)機構(gòu)將有關(guān)的郵件、電報或者電子郵件檢交扣押”;《中華人民共和國合同法》第十一條規(guī)定:“書面形式是指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文(包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件)等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式”;《電子簽名法》第三條規(guī)定:“民事活動中的合同或者其他文件、單證等文書，當(dāng)事人可以約定使用或者不使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文。當(dāng)事人約定使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的文書，不得僅因為其采用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的形式而否定其法律效力”;第七條還規(guī)定:“數(shù)據(jù)電文不得因為其是以電子、光學(xué)、磁或者類似手段生成、發(fā)送、接收或者儲存的而被拒絕作為證據(jù)使用”。可見，在以上法律條文中電子文件僅僅可以作為證據(jù)使用，使用的范圍僅僅在民事活動中，其法律證據(jù)性范圍還是比較狹窄和片面的。《檔案法》中對電子文件法律證據(jù)性的條款有必要單獨列項:電子文件與紙質(zhì)文件具有等同的法律效力。

三、對《檔案法》中增加電子文件立法的幾點思考

(一)加快電子立法相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制訂和實施

自1998年以來，我國完成了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》的國家標(biāo)準(zhǔn)和《電子文件歸檔與電子檔案管理方法》的試行標(biāo)準(zhǔn)，及《電子公文歸檔管理暫行辦法》，這些標(biāo)準(zhǔn)的出臺對檔案界管理電子文件是個極大的促進，但不是說這些制度都是完善的，《電子簽名法》是電子文件立法的基礎(chǔ)，但該法對電子交易、電子簽章、數(shù)據(jù)與隱私權(quán)保護、消費者權(quán)益保護等涉及交易安全環(huán)節(jié)的有效性、安全性和相關(guān)方權(quán)益保護的問題方面，卻基本沒有涉及或涉及很少，應(yīng)增加有關(guān)保護消費者權(quán)益特別是用戶隱私與商業(yè)秘密的相關(guān)規(guī)定，將其作為電子認(rèn)證服務(wù)商的法定義務(wù)。因各種原因，不能排除電子認(rèn)證服務(wù)商有可能泄露甚至出賣電子簽名人的信息。因此，消費者權(quán)益保護的內(nèi)容在該法中應(yīng)得到增補。所以，完善電子文件相關(guān)法律法規(guī)也是完善現(xiàn)行《檔案法》的重要手段之一。

(二)明確規(guī)定檔案的開放期限

國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會開放。二十年以來，我國檔案的管理、開放一直遵守并履行這個規(guī)定。電子文件的出現(xiàn)加快了信息的傳遞，特別是經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等類信息的更新速度加快，使得人們對這方面信息的需求也不斷增多。隨著《政府信息公開條例》的頒布，政府公開的信息會越來越多，這部分的文件多以現(xiàn)行文件的形式存在和公布。所以，建議現(xiàn)行《檔案法》第十九條修改為:國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會開放。經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會開放的期限，開放期限為十年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于三十年，具體期限由國家檔案行政管理部門制訂，報國務(wù)院批準(zhǔn)施行。并增加一款作為第二款:政府已經(jīng)公開的信息一經(jīng)歸檔，劃歸于開放檔案，以方便公民隨時查閱。建議第三款為:國家檔案館、公共檔案館和機關(guān)檔案室應(yīng)當(dāng)定期公布開放檔案的目錄，中華人民共和國公民和組織，持有本人身份證、工作證、學(xué)生證等有效證件即可利用已經(jīng)開放的檔案，可以進行檢索、復(fù)制、郵寄。對公民要求公開的信息要做出及時響應(yīng);對公眾提出的公開申請，國家檔案館、公共檔案館應(yīng)在十五個工作日內(nèi)做出可以公開或不予公開的決定;對一些特殊需求，如果須花費較多的搜尋時間應(yīng)及時向利用者說明，但延長答復(fù)的時間不能超過三十個工作日。

(三)明確規(guī)定電子文件認(rèn)證服務(wù)機構(gòu)的設(shè)立、權(quán)利和義務(wù)

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，行為主體的身份往往難以確定，單單具有技術(shù)手段還不能保證其法律效力。電子文件在作為檔案進館保管時，也需要對電子文件的原始性進行認(rèn)定，那么認(rèn)定的標(biāo)準(zhǔn)是什么，由誰認(rèn)定呢?這些問題在《檔案法》中應(yīng)該得到解決。《電子簽名法》中對電子認(rèn)證服務(wù)機構(gòu)的設(shè)立、權(quán)利和義務(wù)作了明確規(guī)定。如規(guī)定電子認(rèn)證服務(wù)條件，規(guī)定政府對認(rèn)證機構(gòu)實行資質(zhì)管理。建議《檔案法》明確電子文件認(rèn)證機構(gòu)的職責(zé)和權(quán)利。條款內(nèi)容建議擬為:為保證電子文件的真實性、完整性、可靠性，機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須統(tǒng)一歸檔，并由符合國家規(guī)定的電子認(rèn)證服務(wù)機構(gòu)認(rèn)定。

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作者單位:山東省濰坊醫(yī)學(xué)院