構建檔案管理防災抗災機制初探

摘要:本文歸納了建立檔案管理防災抗災機制的組織與制度體系的主要內容，并對在應對各種災害時，如何增強檔案管理防災抗災機制的協調運作提出了若干建議與對策。

關鍵詞:檔案管理 防災抗災 機制

各級檔案館中保存著大量“孤本”檔案，且多數是記錄在脆弱的載體材料上的，任何形式的自然災難和人為災害都有可能對檔案文獻資料造成部分損害或永久性無法彌補的破壞。如2003年4月的伊拉克戰爭，戰火使成千上萬的檔案文獻永遠丟失;①2008年5.12汶川特大地震，北川縣檔案館最珍貴的“孤本”檔案《石泉縣志》仍未找到②。面對各類潛在或可能遭遇的若干突發事件和災害，如何增強檔案管理防災抗災機制(以下簡稱“機制”)的協調運作，正成為當今世界檔案界面臨的重要研究課題。

筆者認為“機制”的建立有利于提高檔案防災抗災工作管理效率;有利于提高措施的針對性和適用性;有利于降低成本，發揮更大效益。我們不僅需要從理論上去說明檔案防災抗災工作的重要性，更需要從實踐性、應用性上去研究，去總結經驗。通過對“機制”的研究，掌握抵御災害的措施、方法，以最大限度地延續人類社會記憶。

一、構建“機制”體系的主要內容

機制的建立是一項巨大而復雜的系統工程，一靠體制，二靠制度。這里所謂體制，主要是指檔案防災抗災各組織機構的職能和崗位責權的調整與配置;所謂制度，廣義上講包括涉及檔案防災抗災中國家和地方的法律、法規以及任何組織內部的規章制度。

1.建立健全“機制”的組織體系。檔案機構應當建立“危機是常態”的憂患意識，把“機制”納入日常工作體系中，應對重大災害事故，非單一的檔案部門可以應對的，需要在各級黨委和政府的統一領導下，檔案部門與各相關部門密切配合，通力合作。正因如此，在體制上，應建立起統一指揮、分級負責、相互協調的綜合處理檔案災害的常設機構。建立健全中央至地方四級兩層防災體系，即中央、省(市)、市、縣(市、區)四級，兩層即為制訂策略的防災抗災領導小組和推行防災抗災措施的行動小組。各小組制定相應的工作職責，并落實到具體的工作人員。

2.建立 “機制”制度體系。根據災害的等級(大體劃分為特大、重大、較大、一般四個等級)、范圍(僅檔案機構的單一型和涉及全社會的綜合型)采取縱向救援、橫向聯動的協調機制。圍繞災害的三個階段(災前、災中和災后)，建立健全三大機制:一是災前監測預警機制。在災前預防階段，制定防災計劃，開展對防災抗災知識的宣傳教育，通過預案將責任落實到部門，任務到人，努力做到災害來臨之前未雨綢繆，防患于未然。二是災中防災抗災機制。領導迅速決策，啟動應急處置保障措施，對災害及時反應。三是災后恢復重建機制。及時將檔案轉移到安全的場所，對受災檔案采取科學的方法修復處理。根據三大機制，制定相應的法律、法規、制度和辦法。

二、增強“機制”協調動作的建議與對策

1.要強化檔案管理應對災害的基礎能力建設。堅實的基礎設施是抵御各種風險戰勝各類災害的根本，檔案管理的基礎能力包含軟、硬件兩方面。在硬的方面，要提高檔案建筑抗災標準，其相關設施也要從防災角度去考慮;加大檔案安全技術投入力度，推廣運用新技術、新工藝和新設備，改善檔案安全保管條件。在軟的方面，健全隱患排查監控機制，對檔案庫房、辦公用房及周圍環境進行全面細致的安全檢查，定期檢查檔案館建筑物的水電線路和做好相關設備檢修、維護工作，發現庫房漏雨、危房、防雷裝置失效等不安全因素，及時采取措施，堅決消除事故隱患，確保檔案安全;加強門衛管理制度，進出登記，切實有效地執行;建立科學有效的利益協調機制，善于化解檔案利用者間、檔案工作者間以及二者之間的矛盾，開展和諧平安檔案創建活動，嚴防對檔案工作影響較大的惡性事件發生。

2.要全方位推進綜合長效“機制”建設。按照國家檔案局制定的“統一領導、分級負責、及時反應、果斷決策、合作互助的原則”③要求，進一步理順“機制”，積極推進常態化、綜合化。建立強有力的檔案防災抗災管理組織體系，國家檔案局要建立常設專門機構，統一指揮全國檔案系統的防災抗災工作，將檔案的防災抗災工作納入各級檔案部門的日常工作體系，每五年要制定檔案防災基本規劃，每年要編制當年度的防災抗災執行計劃。強化突發事件監測預警機制，目前，我國多數災害的防范機制更多的是事后救助，而不是事前預防和預測，是被動的“撞擊式”反應而不是主動出擊，各級檔案機構要在構建檔案防災新機制上下功夫，探索檔案災害防治工作由被動向主動轉變的新觀念、新思路、新辦法，在做好應急處置的同時，注重事前的防范。強化應急處置綜合協調聯動機制和社會動員機制。防災抗災反應不是一種孤立的現象，檔案部門在承擔部門職責的同時，更加注重與相關部門構建共同責任機制，營造“合作互動”的局面，實現快速反應，高速運轉，形成協調有效的應急管理工作機制。加強與水利、氣象、地震、地質等相關部門的聯系，建立靈敏的災害信息聯動處置系統，提高對災害的及時反應。要積極加強檔案管理防災抗災國際間合作和地區間合作，健全國際合作機制，及時交流信息、學習經驗、聯合行動，大大增強應急反應的實際效果。

3.要進一步推進檔案工作應急管理法律建設，制定各項配套規定。最大限度地延長檔案的壽命，不僅是檔案工作者的崇高使命和艱巨任務，也是《中華人民共和國檔案法》賦予每個公民應盡的義務。其一檔案部門應當在國家防災抗災的相關法律基礎上，針對檔案工作特點出臺一些具有專業性、技術性的法律規范。目前，國家檔案局制定的《檔案工作突發事件應急處置管理辦法》還遠遠不夠，應當完善法律法規，并制定配套規定，完善具體制度。在檔案管理防災抗災中建立完備的法律支撐體系，對與防災抗災有關的一些重大事項做出比較明確的規定，如各級政府、檔案機構乃至公民對于檔案管理防災抗災所負有的責任、防災抗災規劃的制定、發生災害后的應急程序和職責所在等等。完備的法律體系為檔案防災抗災提供法律保障和制度規范，有利于“機制”的有效運行。其二要做好相關法律的宣傳普及工作，增強履行檔案管理防災抗災法律所規定的責任和義務的自覺性。其三要加強貫徹實施情況的監督檢查，確保“機制”依法開展，落到實處。

4.要健全檔案工作應急管理保障體系。一是加強檔案應急隊伍建設，建議在全國“防災減災日”這天，檔案部門要開展普及檔案防災抗災知識的教育和受災檔案的搶救修復技術講座，舉辦防災抗災演習和訓練，增強檔案工作者的災害預防意識。建立專家組，讓他們參與組織重大災害救援的技術指導，培養一支業務精湛、訓練有素、作風過硬的應急救援專業化隊伍。二是加大資金投入，每年適度安排專項資金，建立救災資金應急撥付機制，確保24小時內將各項救災措施落實到位，檔案災害得到及時救護。三是加強物資儲備，檔案機構應按照檔案館建筑設計規范的要求，設置必要的安全防護設施，配備自動報警、滅火、去濕、消毒、防火、防水等必要的檔案安全保護設備和器材。

5.運用科學方法，積極做好災后檔案的搶救和保護工作。國家檔案局要及時派出檔案保護方面的專家到災區指導災后的檔案搶救和保護工作。對于受災較重、庫房坍塌、檔案被埋的要及時與抗震救災指揮部門溝通，取得他們支持，盡早將檔案搶救出來，轉移到安全地帶。對于庫房開裂，裝具損壞的，要根據實際情況，在確保人員安全的前提下，盡可能地將檔案轉移出來，妥善保管。對于不同的受損材料和水淹材料，在檔案保護專家的指導下，采取不同的科學處理方法。特別是對水淹檔案，要及時采取冷凍或干燥的辦法穩定檔案的狀態，避免災情進一步惡化。

6.進一步完善異地檔案災害備份管理制度。每個檔案機構應推行歷史檔案分級保護，建立極其重要檔案名冊，制定極其重要檔案的保護計劃。建議一個檔案機構的1%至7%可作為極其重要的檔案，對館藏中最珍貴的歷史檔案，建立本地特藏室，實行特殊的保管方式和保護措施，同時，異地保存極其重要檔案的復本，并定期更新。縮微和出版極其重要檔案也是切實可行的異地備份保存方式。隨著電子政務工程的推進，各地方政府還可以創建“電子政務災難備份中心”，以降低電子政務信息的災害風險。為維護我國檔案信息數據的安全，政府應盡早頒布可維護數據災備市場誠信度的法規與制約措施，創建我國檔案信息數據遠端異地災備平臺或基地。

7.建立檔案信息處理機制，發揮檔案資料在抗震救災中的重要作用。各級檔案館和機關檔案室要打破常規、特事特辦，將抗震救災工作急需的工程圖紙、建筑藍圖、城市地圖、地下管線、人口戶籍以及單位人員名冊等檔案主動提供給抗震救災指揮部門。檔案部門要堅守崗位、及時服務，做到抗震救災需要什么檔案資料，就提供什么檔案資料，充分發揮檔案資料在抗震救災中的重要作用。

注 釋:

①侯怡敏.論災難預防對檔案保護的重要性.蘭臺世界， 2007年3月下半月.

②新浪網http://finance.sina.com.cn/g/20080707/19075064367.shtml.

③國家檔案局.檔案工作突發事件應急處置管理辦法.中國檔案報，2008年10月2日第二版

參考文獻:

1.馬翀.歷史檔案分級保護體系構建初探.檔案學研究，2007(3).

2.國際檔案理事會.檔案館災害預防控制指南.中國檔案報，2008年5月29日第三版.

3.劉家真，許杰.影響我國數字信息長期保存問題與解決方案.檔案學研究，2008(4).

4.向立文.突發事件檔案信息處理機制研究.檔案學研究，2007(6).

5.楊安蓮.國外檔案機構應對突發事件的主要做法及其借鑒意義.檔案學通訊，2009(1).

作者單位:贛南師范學院