高校學籍檔案管理問題探析

摘要：隨著高等教育的發展，高校學籍檔案管理工作也成為高校行政管理的一個重要課題。本文認為，只有不斷創新、規范、服務，才能使高校學籍檔案的管理走上規范化、制度化、科學化和現代化的軌道，從而更好地為高等教育服務。

關鍵詞：高校；學籍檔案；管理

高校學籍檔案是學生自踏入大學校門至完成學業、走向社會這一歷史階段所有表現的一種詳實記錄。它能夠綜合反映學生在校期間德、智、體、美、勞諸方面的發展情況，因此，在人一生的發展中，學籍檔案的記錄起著不可估量的作用。由于學籍檔案是學生在校期間學習、生活的原始而真實的記錄，它成為用人單位了解應聘學生個人素質的第一個窗口，因此它受到社會用人單位的高度重視。

在高校行政管理中，學籍檔案是高校教學檔案工作的重要組成部分，是一項重要的基礎性工作。它直接記錄學校教育教學與改革的歷史進程，是衡量一所學校教學管理水平的重要標志，因此，做好高校學籍檔案管理工作，不僅有助于學校教學工作的開展和學生管理水平的提高，對于學生走出校門、更好地踏入社會，也起著舉足輕重的作用。

以往，高校學籍檔案工作一直處于相對封閉的狀態，學籍檔案工作就是接收、整理、保存檔案工作的過程，形成多年不變、墨守成規、不思進取的工作格局及狀態。而今，隨著高等教育的發展，高校學籍檔案工作如何更好地服務于教育和社會的發展，成為擺在我們面前的一個重要課題。

學籍檔案分為兩個部分：第一部分為學生個人檔案，即由《錄取通知書》、《高考電子檔案》、《學生成績單》、《誠信檔案》、《入團志愿書》、《健康卡》、《學生登記表》及各種獎懲紀錄等內容組成；第二部分為學生總體檔案，由《班級花名冊》、《錄取登記表》、《考勤登記表》、《畢業證發放登記表》、《就業去向表》、《畢業生檔案轉寄單》等組成。前者屬于紙制檔案，將統一跟隨畢業學生轉寄到其應聘的工作單位進行接收存檔；后者作為紙制和電子檔案，將被加工成為永久性檔案進行立卷、歸檔。針對檔案管理工作的龐雜和繁復，檔案管理人員必須積極調整思路，勇于進取，敢于創新。惟其如此，才能做好高校學籍檔案工作。

一、創新是高校學籍檔案管理工作發展的必然要求

社會和高等教育的發展，對高校學籍檔案管理工作提出了更高的要求，那就是要創新：技術的創新、管理的創新和知識的創新。

1.技術創新

檔案管理工作許多傳統的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極的作用，但一部分傳統的做法在日新月異的今天，已顯現出了它在管理上的手段落后、模式陳舊的弊端，已不再適應當前社會發展的需要。目前，仍有許多高校在學籍檔案管理上仍然采用傳統手工操作，沒有充分利用“計算機”這一科技手段，使其管理上升到“電子”的高度，而僅僅局限于利用計算機的打印功能，這些管理手段落后于形勢，跟不上時代發展的需要，勢必阻礙了工作效率的提高和教育事業的發展。

隨著科技的進步和互聯網的發展，檔案管理工作也發展得很快，檔案信息管理程序的出現，使檔案的管理與利用都有創新和發展。充分利用計算機、網絡這些高科技手段作為平臺，將手工管理的紙質檔案轉換為電子檔案，將電子檔案的優勢最大化已成為必然，學籍電子檔案管理手段必須與計算機技術和網絡技術同步發展，并且不斷地進行創新。電子檔案最大好處是便于查找和利用，查找速度比翻閱檔案材料快得多，可以大大提高工作效率。它還便于數據統計，隨時都可以按照不同的情況、不同的要求進行統計、匯總。有時在日常檔案管理工作中的一些小革新、小發明，都能起到意想不到且事半功倍的效果。例如，我院的學生學籍檔案管理是利用計算機這一科技手段，采取電子化管理，如果因某種需要，要查找某一學生的具體信息資料，查找速度則遠遠地快于翻閱紙質檔案資料；如果需要統計某一教學班級的某項數據，則它能夠更迅速而精確的計算出結果；通過這一手段，檔案管理人員也可隨時對本部門在籍學生的學籍變化情況進行及時調整，對于轉入、轉出、休學、退學等各類情況進行及時地添加和刪除，實現了信息的動態管理，這也充分體現了技術創新的優勢所在。

２.管理創新

學籍檔案管理工作是一項復雜的系統工程，要求管理人員具有極強的原則性和責任心。但是許多高校普遍忽視了學籍管理隊伍的建設，致使出現學籍管理人員綜合素質偏低、專業結構、年齡結構不合理的現象。隨著高校學分制的實施，加強和完善學籍管理隊伍建設，徹底摒棄陳舊、落后的管理模式，及時進行管理手段創新，將科學、先進、高效地管理理念引入到學籍管理領域，顯得尤為重要。

以前我院各系（部）學籍檔案管理人員兼職多，紙制檔案和電子檔案不是由一人專門負責，而是多人管理，并且人員變更頻繁，導致學籍檔案管理人員對學籍檔案業務生疏，工作失誤頻發。為了徹底杜絕這一現象發生，學院實行專業院長負責制，由教務處牽頭，在各系（部）選用素質高的檔案專業人員進行學籍檔案管理，并要求專人專機，即為學籍檔案管理人員配備專用電腦進行學籍檔案管理。這一創新激發了學籍檔案管理人員的專業責任心，有效地提高了管理人員的主觀能動性。

３.知識創新

高校學籍管理人員的業務水平和自身素質直接影響學籍檔案管理工作的質量。要建立科學的檔案管理模式，必須要有一支具有專業知識和較強計算機應用能力的隊伍。隊伍建設中，要注意知識廣度和能力培訓，不能局限于狹隘的專業知識的學習，要不斷地拓展其知識面。根據學籍檔案管理人員具體的崗位要求和知識結構，有針對性地進行輪訓，使其通過學習能熟悉和掌握計算機技術，及時吸收新的理論和科技知識，并能夠將新知識理解、消化，不斷地增強統計、分析問題的技能。學習和工作中，管理人員要不斷總結摸索出學籍電子檔案管理的基本規律，將學到的最新理論和科技知識及時有效地運用于實踐。在這一方面，我院就采取不定期地對檔案管理人員進行技能培訓，不斷加強檔案管理人員對計算機和網絡使用、信息安全防護、教務管理系統的技能培訓，循序漸進地培養出一支專業素質優良的管理隊伍，為學籍檔案的高效管理提供了人力資源。

二、規范是高校學籍檔案管理工作順利進行的必備條件

“沒有規矩，不成方圓”，規范和加強學籍檔案管理，對學籍檔案管理工作尤為重要。針對學籍檔案管理的長期性和復雜性的特點，我們必須實行規范化、制度化、科學化的管理制度。從招生到畢業，在這一過程的不同階段、環節，學籍檔案管理人員一定要本著高度負責的態度，一絲不茍，嚴格按照規章制度進行工作，并且要在工作中堅持原則、管理到位。

近幾年，為使我院學籍檔案管理工作走上制度化、規范化、科學化的管理軌道，各系（部）嚴格執行教務處學籍科制訂的各項規章制度，結合自身系（部）特點，制訂出了《學籍檔案管理規定》，對學籍檔案管理人員在新生注冊、成績錄入、學籍檔案資料的接收、收集、整理、歸檔、借閱、傳遞等環節進行詳盡、細致地概述，使學籍檔案管理在實際工作中有章可循，在法可依。

每學年伊始，應屆新生報到后，教務處學籍科根據省招生辦提供的新生信息庫數據，整理出新生電子檔案，根據專業利用校園網這一平臺快速發給各系（部），各系（部）學籍管理人員按《學籍管理規定》要求迅速做出反應，及時、認真、準確地核實新生報到情況及其相關信息，再由教務處學籍科統一匯總后反饋到省高教處，在最短的時間內完成新生的網上學籍注冊工作。

對學生成績的管理，也是遵循《學籍管理規定》，在考試完成兩到三個工作日，由任課教師閱卷工作完成后，第一時間將成績錄入我院的教務管理系統，以保證每位學生的考核成績的及時歸檔。

規范的學籍管理制度，對推動學籍檔案管理工作及高校長遠發展意義重大。

三、服務是高校學籍檔案管理工作的最終目的所在

只有通過檔案服務工作，準確及時地將所需檔案資料直接與利用人相關聯，為其所用，才能充分體現檔案工作的價值性和服務性。

準確有效的學籍檔案，可以為有關部門提供各種所需依據，例如招生部門新學期招生計劃的制定，就業部門就業率的統計及就業信息的反饋；可以為領導決策提供可靠信息，可以為高校教育評估工作提供起最原始的直接資料，使其起到憑證作用；還可以為高校教學與科研提供最為直接的資料保證；此外，學籍檔案還可為學生的學歷、學籍等提供憑證。近年來，許多畢業生由于就業、職稱評定、工資晉級、辦理出國手續等原因所需的檔案查詢事宜，經常要母校為其出具有效的證明材料。

當前，學籍檔案管理人員應不斷加強自身修養，努力提高檔案管理意識，使高校學籍檔案管理走上規范化、制度化、科學化和現代化的軌道，從而更好地服務于高校教學、科研與管理，為高等教育的進一步發展提供必要的支持和服務。

參考文獻：

[1]張婷.《中等職業學校學生檔案管理工作的探討》.《蘭臺文苑》，2006.3。

[2]方莉.《淺談檔案管理員素質的提高》.《華章》，2009.12。