高校檔案人員職業(yè)生涯管理對策

目前，在國內(nèi)外各種不同的組織機構(gòu)運行過程中，職業(yè)生涯規(guī)劃正成為一種趨勢，許多高校在檔案館員職業(yè)生涯的開發(fā)與管理方面做了一些有益的嘗試和探索。但無論在管理理念上，還是實現(xiàn)途徑上，高校檔案館員在職業(yè)生涯的開發(fā)與管理上才剛剛起步。筆者認(rèn)為，目前檔案館員職業(yè)生涯管理中存在的問題。包括以下幾個方面:

一、認(rèn)識存在偏見，人才難以穩(wěn)定

雖然說檔案館對全校師生的教育、學(xué)習(xí)、科研都起著不可替代的作用。但是長期以來，由于有關(guān)部門對檔案館員的重要性認(rèn)識不足，致使檔案館員們無法發(fā)揮自己的才干。雖然近年來引進了不少了解現(xiàn)代信息技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，但是這部分人能夠在檔案館長期工作下去的并不多，既使留下來的對檔案館工作的熱情也不高。筆者調(diào)查了河南省41所高校，其中多數(shù)檔案館員反映認(rèn)為自己的工作不被重視，看不到自己工作的價值，這樣就會導(dǎo)致一些新接收的大學(xué)畢業(yè)生或中青年骨干人員把檔案館當(dāng)做“跳板”，來館不久就想方設(shè)法離開。換另外一種工作。因此，這是高校檔案館員職業(yè)生涯管理中的存在的一個不能忽視的問題。

二、提供繼續(xù)教育的機會較少，培訓(xùn)效果不佳

據(jù)美國工程學(xué)會調(diào)查，一個大學(xué)畢業(yè)生所學(xué)的專業(yè)知識5年后就有30%無使用價值，10年后所學(xué)專業(yè)知識100%成為陳舊知識，可見，一個人一生中絕大多數(shù)知識是在工作實踐中自學(xué)或參加各種專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)獲得。目前，高校中選送留學(xué)、進修、研討等，都幾乎限于高校師資方面，對檔案館專業(yè)人員接受繼續(xù)教育的機會很少，接收高層培訓(xùn)機會更少，這樣許多有潛力的檔案館員的職業(yè)生涯發(fā)展，可能就會因此改變或者延誤。

三、職業(yè)發(fā)展空間較狹窄，職業(yè)發(fā)展道路較單一

多年以來，學(xué)校在檔案館員的職業(yè)發(fā)展道路上最主要的只有館員系列的職稱評聘，即從初級職稱一直向較高級職稱發(fā)展這樣一種的單一模式。缺乏職業(yè)生涯的概念。檔案館員的職業(yè)發(fā)展模式基本上可分為兩類，一個是職務(wù)，一個是職稱，但在行政職務(wù)上，由于管理層人數(shù)是有限的，如在我們學(xué)院檔案館，每個部門設(shè)一個部主任，能夠從部門主任升到館長級別的人更是非常有限，現(xiàn)在又有年齡限制。行政層次越高，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)越少。不能滿足檔案館員職務(wù)晉升的需求，導(dǎo)致檔案館員晉升機會減少、發(fā)展空間不足，許多優(yōu)秀館員受職位限制缺少晉升機會，工作積極性受到挫傷。而在業(yè)務(wù)職稱上，目前，國內(nèi)檔案館共設(shè)有四級職稱:助理館員、館員、副研究館員、研究館員。一般情況下，大學(xué)畢業(yè)生一年后就可轉(zhuǎn)正為助理館員，5年后可晉升為館員，如果研究能力、工作業(yè)績和人際關(guān)系方面不出現(xiàn)大的問題，大約36-40歲就可晉升為副研究館員，而研究館員由于要求高學(xué)歷(部分高校要求研究生以上文憑才可晉升研究館員)，研究成果要達到一定數(shù)量、級別。所以研究館員對于多數(shù)檔案館員來說就可望而不可及了。如果職稱或職務(wù)都不能達到自己所理想所要求的，那么他們工作積極性能維持多久呢?這在一定程度上縮小了檔案館員職業(yè)發(fā)展空間、影響其職業(yè)生涯發(fā)展，職業(yè)生涯前景渺茫。

四、高校檔案人員普遍缺乏職業(yè)成就感

依據(jù)馬斯洛需要層次理論，人在滿足低層需要后就會產(chǎn)生更高一層的需要。檔案館員工作除了要取得報酬外，更希望能從工作中獲得發(fā)展機會，更希望自己的工作業(yè)績得到社會和他人的認(rèn)可，以提高自身的價值和能力，在工作中獲得成就感的體驗和愉悅，這將會產(chǎn)生深刻而持久的工作動力。一個人在自己的職業(yè)生涯中，以工作的安全感為基礎(chǔ)，在這基礎(chǔ)上。得到社會的首肯，并能夠進一步晉升，在自己的工作中得到滿足和快樂，這是人的更高層次的需求。但是因為檔案館員社會地位較低，致使檔案館的工作得不到應(yīng)有的注意和尊重:單一的檔案館發(fā)展道路，并沒有給館員充分施展個性和能力的職業(yè)空間:缺乏挑戰(zhàn)性的工作也使得館員體驗不到事業(yè)的成就感，因此。檔案館員們的工作熱情就會慢慢喪失。

高校檔案館員職業(yè)生涯管理存在的問題是由社會、學(xué)校和個人等多方面因素引起的。單從學(xué)校角度而言，筆者認(rèn)為，改變現(xiàn)狀需要從以下幾方面加以努力:

五、構(gòu)建完善的高校檔案人員職業(yè)生涯的制度體系

在學(xué)校管理層真正重視的基礎(chǔ)上，對相關(guān)職能進行確認(rèn)，目前，我國缺乏檔案館員職業(yè)資格認(rèn)證制度，當(dāng)教師要有教師資格證，當(dāng)醫(yī)生要有醫(yī)師資格證，而進檔案館工作往往不是主動選擇檔案館職業(yè)的，有些是隨調(diào)的，找不到對口的崗位，一些教師和退休人員的子女也被優(yōu)先安排在檔案館，而不論他們是否受過高等教育等等，職業(yè)準(zhǔn)入的混亂造成檔案館員的素質(zhì)得不到保證。因此，對高校檔案館來說，制度的完善顯得尤為重要。

(一)結(jié)合實際完善崗位設(shè)置，改進職稱評聘機制

為了保證檔案館事業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展，高校檔案館組織按照學(xué)校發(fā)展的要求，積極推進檔案館機構(gòu)改革，合理地設(shè)置館員專業(yè)技術(shù)職務(wù)崗位。崗位設(shè)置是職稱評聘的一項重要工作，也是開發(fā)利用和合理配置人力資源的依據(jù)。結(jié)合各所高校的實際情況。依據(jù)各檔案館的性質(zhì)、工作需求按需設(shè)崗，不可論資排輩進行崗位設(shè)置，在各個崗位聘任時，要嚴(yán)格考核、擇優(yōu)聘任。這樣將會使檔案館員上升的空間層次增多，對館員將是個良好的激勵。

(二)多種培訓(xùn)方式

1.根據(jù)不同崗位設(shè)計培訓(xùn)不同的培訓(xùn)內(nèi)容

對于助理館員來說要進行計算機操作以及本職工作的軟件操作和熟練過程培訓(xùn):對于館員應(yīng)不僅要熟悉各種檔案館管理軟件的操作，而且還應(yīng)掌握局域網(wǎng)知識:而對副研究館員及以上職稱的檔案館員，就要把有計算機專長，并已熟悉檔案業(yè)務(wù)的館員送到更高的高等學(xué)府深造。高校檔案館組織可根據(jù)檔案館員不同崗位，舉辦各種類型的學(xué)術(shù)講座，或聘請有關(guān)專家，講授檔案學(xué)前沿問題，講授新的技術(shù)等各種形式培訓(xùn)，以提高館員的整體素質(zhì)。此外，可結(jié)合高校檔案館員實際情況制定培訓(xùn)計劃，真正做到因人施教。

2.根據(jù)不同職業(yè)生涯發(fā)展階段設(shè)計培訓(xùn)內(nèi)容

檔案館應(yīng)根據(jù)不同職業(yè)階段的職業(yè)特征、需求和職業(yè)發(fā)展任務(wù)有計劃、有針對性地進行管理、開發(fā)，這樣才能有效地促進檔案館員順利穿越職業(yè)通道。

依據(jù)對職業(yè)生涯發(fā)展的理解，我們可以把職業(yè)生涯劃分為3個階段:一是初期階段。年齡大約是進入檔案館工作到30歲這一期間，這一階段檔案館員和檔案館之間的關(guān)系處于磨合之中，穩(wěn)定性較低、流失率高。二是中期階段。年齡大約在30至50歲之間，這是一個時間長、富于變化，既有可能取得事業(yè)成功，又有可能陷入職業(yè)生涯危機的寬闊地帶，這一時期的檔案館員正是能力最強、工作富有成效、不斷創(chuàng)造佳績階段。三是后期階段。年齡處在50歲至退休年齡之間。由于體力、精力開始衰退，職業(yè)生涯后期的檔案館員對職業(yè)發(fā)展需求降低，原有的工作熱情已減弱。根據(jù)這一發(fā)展過程，我們對培訓(xùn)對象分別制定相應(yīng)的培訓(xùn)內(nèi)容。總之，每個階段的培訓(xùn)內(nèi)容都應(yīng)從促進館員的長遠發(fā)展考慮，從而形成館員職業(yè)生涯的發(fā)展。

(三)建立健全布滿活力的激勵機制

人的需要要多層次的，不僅有物質(zhì)方面的需要，而且有精神方面的需要。美國哈佛大學(xué)組織行為學(xué)教授詹姆斯通過對2000多名員工進行測試后發(fā)現(xiàn)，國外的心理專家做過這樣的研究，在缺乏激勵的環(huán)境下，員工的潛能只發(fā)揮出20%-30%。但是在適宜的激勵環(huán)境下，同樣的員工都可發(fā)揮出其潛能的80%-90%，甚至更高。所以要讓館員發(fā)揮潛能，減少職業(yè)生涯中的職業(yè)懈怠，就要有合理的激勵手段和策略。

1.適當(dāng)?shù)膲毫?/p>

目前，許多人都認(rèn)為高校檔案館是一個比較清閑的地方，沒有什么壓力的，甚至有的館員也有這樣的看法，工作機會競爭的激烈和就業(yè)的壓力對其構(gòu)不成多大威脅，在檔案館崗位設(shè)置上也極其不合理。忙閑不均，致使有些人工作中無事閑聊，不思進取，這樣就會極大地挫傷愛崗敬業(yè)、踏實肯干館員的工作積極性。

只有壓力才會產(chǎn)生動力，適當(dāng)?shù)膲毫a(chǎn)生意想不到的效果，所以，應(yīng)該讓其領(lǐng)悟到工作懈怠就會面臨可能被淘汰的后果，讓其改善工作不思進取的局面。同時，也要加大對工作中的積極肯干、愛崗敬業(yè)的館員的獎勵，營造出一種積極進取的、和諧的工作氛圍，使他們能夠看到自己工作的價值。產(chǎn)生一種成就感和對樹立做好本職工作的信心。

2.環(huán)境激勵

由于檔案館工作的特殊性，有的館員職業(yè)懈怠隨之而生。因此有計劃地安排檔案館員定期或不定期地進行培訓(xùn)或輪流在不同的崗位或不同地點工作。環(huán)境和工作條件的變換，可使檔案館員保持好奇心和新鮮感。并且崗位的變換，有利于讓員工全面而系統(tǒng)地掌握專業(yè)知識和技能，對于檔案館職業(yè)和員工是一種雙贏的安排。

3.建立情感激勵機制

擁有一支愛崗敬業(yè)的檔案人員隊伍是高校發(fā)展的根本保證，學(xué)校管理者應(yīng)該注重情感上的投入，通過尊重、信任、關(guān)心檔案人員，并與他們進行有效的溝通。彼此之間建立起一種互相信任、關(guān)心、互相支持融洽的氛圍，以激發(fā)檔案人員的工作熱情。使他們愉快地為實現(xiàn)自己的人生目標(biāo)，積極主動地工作，使高校檔案館健康快速、可持續(xù)地發(fā)展。