淺議如何做好科研機(jī)構(gòu)的檔案管理工作

檔案是一種重要的信息資源，對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要的意義。作為科研機(jī)構(gòu)的檔案工作是科研機(jī)構(gòu)建設(shè)與管理的不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是衡量科研機(jī)構(gòu)管理水平高低的重要標(biāo)志之一。

隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技事業(yè)的發(fā)展，科研機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)量在迅猛增加，載體形式已由單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展到錄像、照片、光盤、硬盤等多種形式載體檔案。面對(duì)科技的不斷發(fā)展和對(duì)檔案資源利用服務(wù)的更高要求，以往的檔案管理方式已不能適應(yīng)和滿足社會(huì)的發(fā)展需要。如何做好科研機(jī)構(gòu)檔案管理工作，不斷開拓進(jìn)取，在繼承中發(fā)展，充分發(fā)揮檔案信息資源在科研工作中的積極作用，是科研機(jī)構(gòu)檔案管理面臨的任務(wù)，也是檔案管理者面臨的新課題。筆者認(rèn)為要做好檔案管理工作應(yīng)重視以下三方面工作。

一、實(shí)施檔案信息化建設(shè)

實(shí)施檔案信息化建設(shè)，提高檔案信息存儲(chǔ)能力，是加快檔案信息資源開發(fā)、提升科研機(jī)構(gòu)檔案管理服務(wù)能力的基礎(chǔ)。也是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的有效途徑。長(zhǎng)期以來，部分科研機(jī)構(gòu)一直處于傳統(tǒng)人工的運(yùn)行模式管理檔案，這種管理模式存在著許多缺點(diǎn)，如效率低、保密性差、查找和更新維護(hù)困難，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)對(duì)檔案信息利用服務(wù)的快速高效、及時(shí)準(zhǔn)確、全面系統(tǒng)的需求，而且對(duì)新型載體檔案及信息無法實(shí)現(xiàn)管理與利用。作為檔案信息化的一部分，應(yīng)當(dāng)把先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理，其具有傳統(tǒng)人工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)，如錄入信息規(guī)范、存儲(chǔ)信息量大、保密性好、資源共享、工作效率高等。研究開發(fā)適合本單位檔案微機(jī)管理系統(tǒng)，建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，將信息化管理手段和技術(shù)應(yīng)用于科研機(jī)構(gòu)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，進(jìn)行管理創(chuàng)新，將會(huì)極大地提高檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，適應(yīng)當(dāng)今信息時(shí)代所帶來的檔案載體形式多元化、電子文檔、視頻等新型載體檔案信息急劇增多、信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的變化，從而達(dá)到高效、及時(shí)、準(zhǔn)確、全面系統(tǒng)地提供檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)科研機(jī)構(gòu)檔案管理由傳統(tǒng)手工管理向信息化管理模式的轉(zhuǎn)變。

二、加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理

隨著社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)日新月異的步伐，科研工作對(duì)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化也提出了更高的要求。必須按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，規(guī)范檔案工作，即檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)，都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行，使檔案在完成的過程中滿足信息化管理的需要。各單位應(yīng)結(jié)合本單位檔案特點(diǎn)和計(jì)算機(jī)管理需要，根據(jù)國(guó)家和行業(yè)有關(guān)檔案管理的政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度和措施來規(guī)范管理工作，制定科學(xué)適用的檔案管理辦法:要建立收集、整理、立卷、歸檔、管理、利用等一系列切實(shí)可行的管理制度，使檔案工作有法可依、有章可循。同時(shí)，要明確各有關(guān)人員的崗位工作職責(zé)，健全和完善檔案工作制度，為實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)和保證。

三、培養(yǎng)和造就一支高素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍

檔案管理的最終目的在于利用。為了做好檔案信息的利用服務(wù)，更好地發(fā)揮檔案的作用，除了有豐富的信息資源和現(xiàn)代化管理手段外，人才是最關(guān)鍵的因素。檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平直接影響檔案工作的質(zhì)量，要努力建設(shè)一支政治素養(yǎng)高，掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化管理手段，又精通檔案專業(yè)知識(shí)的檔案管理人才隊(duì)伍。檔案管理是一門專業(yè)性強(qiáng)的工作，科研機(jī)構(gòu)的性質(zhì)和檔案管理工作的特點(diǎn)，也決定了檔案管理人員不僅要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，還要有基本的專業(yè)知識(shí)和扎實(shí)的檔案管理業(yè)務(wù)技能。在當(dāng)今信息時(shí)代，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)檔案管理人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的要求。因此，檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變觀念，樹立創(chuàng)新意識(shí)，豐富和擴(kuò)大知識(shí)范圍。提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時(shí)，各單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和國(guó)家制定的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識(shí)，使檔案人員充分認(rèn)識(shí)到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)，具有為歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、為未來著想的責(zé)任感和使命感，以做好新時(shí)期的檔案工作為己任，珍檔敬業(yè)，開拓創(chuàng)新。努力拼搏，不斷推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。