以數字化建設促城建檔案工作

城建檔案是社會發展的產物，是指在城市規劃、建設和管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城市建設檔案是城市建設的技術成果和歷史依據。隨著各級政府對城建工作，尤其是對城建檔案建設工作高度重視。加大了資金投入，使得城建檔案工作取得了可喜的成績。

一、城建檔案管理工作遇到的問題與挑戰

在看到城建檔案管理工作取得成績的同時，必須清醒地看到，隨著時代的進步，技術的發展，城建檔案工作還面臨著一些新的情況和新的問題。

(一)基層對城建檔案管理工作重要性認識不足。自上世紀80年代以來，國家相繼頒布了《科學技術檔案工作條例》、《檔案法》、《城市規劃法》及《建筑法》，使城建檔案事業的發展有了法律依據和法律保障。近幾年，建設部先后頒布了《城市建設分類大綱》、《城建檔案主題詞表》、《城市建設檔案案卷質量規定》、《城市建設檔案館目標管理考評辦法》、《城市管線工程檔案管理辦法》、《城市建設檔案管理規定》、《城市建設檔案著錄規范》、《建設工程文件歸檔整理規范》等。這些法律法規、規章制度的出臺對推進城建檔案工作規范化、科學化起到了重要作用。中國住房和城鄉建設部也提出，要積極組織開展城建檔案異地備份、應急預案等工作。提高應對、處置自然災害和突發公共事件的能力。確保城建檔案的安全和應急利用。這些都體現了中央對強化城建檔案管理工作的決心。但社會對城建檔案的重要性認識不足，特別是有的基層部門對城建檔案工作不理解，不支持。部分建設單位從事基建工作管理、技術的人員，甚至包括一些領導，重建設、輕檔案的思想比較嚴重，只注重工程的投資、工藝、質量等方面的問題，對建設工程檔案在收集過程中是否齊全、完整、真實等重視不夠，有的甚至沒有把檔案管理提到正常的工作范圍，更沒有建立一套規范的管理機制，來保障建設檔案管理的完整和齊全，導致移交城建檔案不配套，不完整，一定程度上影響和制約了城建檔案工作的開展。

(二)社會檔案法律意識淡薄。由于城建檔案的社會價值和經濟價值兌現時間比較長，需要十幾年甚至幾十年的時間，因此，人們對城建檔案的地位、作用了解甚少，城建檔案法律意識還比較薄弱，認為城建檔案沒有什么大的作用，可有可無，以致違法行為頻繁發生。不建檔的違法行為十分普遍。許多建設單位、施工單位、監理單位在工程建設過程中既沒有專門的資料員，也沒有開展工程檔案的編制工作，工程竣工后也沒有進行檔案預驗收和檔案竣工驗收。不建檔違法行為一般出在那些嚴重缺乏檔案意識、片面追求工程效益的單位。這一行為恰好發生在檔案工作的源頭。對檔案工作的危害是全局性的，影響是長期深遠的。城建檔案是城市歷史的真實記錄，是城市發展的軌跡，一旦留下空白，就難以彌補。應付建檔現象比較突出。有的單位在工程檔案資料編制過程中。不按規定加蓋竣工圖章，不按規定標注各種數據和設計變更。以復印件代替原件:有的甚至突擊編寫“檔案”:有的為了節省費用，不按規定作各種器材試驗。不報、虛報試驗資料。導致工程檔案中有效的少。無效的多，殘缺不全，嚴重地破壞了工程檔案的完整性和真實性。

(三)城建檔案工作者的素質有待于進一步提高。由于多方面的原因，城建檔案工作在我國起步較晚。近年來，雖然已經基本形成以城建檔案館為主體，以城建檔案室、建設系統基層檔案室和建設單位基建部門為基礎的城建檔案工作網絡，但是，城建檔案學科理論和我國城市科學以及檔案學理論發展的整體水平相比，還有一段不小的距離，其中一個重要薄弱環節，一些從事城建檔案工作的人員，或者因為沒有系統學習過城建檔案管理知識，或者半路出家，對城建檔案工作不熟悉，或者隨著科學技術的發展，計算機、網絡等現代化管理設備進入了城建檔案管理的領域，原來從事檔案工作多年的專業人才已不能適應新的環境和要求了，這些情況嚴重影響了城建檔案事業的發展。

二、以數字化工作促城建檔案上水平

目前，計算機技術正廣泛應用于社會各領域，這給城建檔案工作上水平、上層次提供了契機。

以城建檔案數字化建設為導向，以利用為目的。充分利用計算機軟硬件功能，最大限度發揮人力資源和數字化加工設備能力。以便于更好地發揮城建檔案信息資源的作用。

(一)搞好城建檔案的接收歸檔工作。大力開展城建檔案的接收、收集和征集工作，進一步豐富和優化館藏，拓展館藏門類，改善館藏結構。加大重點工程檔案、城市基礎設施檔案、城市地下管線工程檔案、建設系統各專業管理部門業務管理和業務技術檔案的收集力度，提高數字(電子)檔案、聲像檔案等的比重。加強館庫基礎設施建設，不斷爭取擴大館庫面積。加大硬件投入，增添與城建檔案事業發展需要相適應的電子計算機、光盤刻錄機、空調、去濕機、防火、防盜報警等現代化設備。

(二)大力推進數字城建檔案館基礎設施建設。數字檔案館是建立在現代信息技術普遍應用基礎上，利用數字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對數字檔案信息資源進行收集、管理。通過高速寬帶通信網絡設施相連接和提供利用，實現檔案信息資源共享的超大規模、分布式數字信息系統。以“有序的信息空間和開放的信息環境”為特征的完整意義上的數字檔案館，包含在辦公自動化系統、計算機輔助設計和管理系統、公共信息數據管理系統等更為廣闊的大系統之中，由分布式檔案信息資源構成的具有強大服務功能的跨機構、跨地區的信息系統。因此，數字檔案館的構建，應該納入當地政府信息化建設總體規劃。要以面向館外的“統一門戶”和面向館內的“管理統一平臺”為核心。加快數字城建檔案館建設。“管理統一平臺”方面完成數字化生產系統、檔案利用子系統的開發，優化了聲像檔案系統，并試驗GIS模式下各類檔案疊加串聯方式:“統一門戶”方面，檔案統計子系統及檔案利用、報送、驗收、培訓、征集“一站式服務”各功能模塊，要強化檔案信息對外服務上的功能，實施檔案信息服務分權閱覽方案，

(三)進一步提升各級城建檔案管理人員信息化檔案管理水平。城建檔案內容的多樣性要求城建檔案工作者必須具有多方面的知識，既要有城市建設方面的知識，又要有檔案管理方面的知識，這就要求檔案工作人員必須不斷豐富自己的各種知識，加強全面學習。要加大以提升信息化素質為主要內容的城建檔案管理人員教育培訓工作力度。開展多層次、多門類的檔案教育培訓，根據實際情況，采取多種渠道，多種形式舉辦各種類型的培訓班，建設一支開拓進取、知識和專業結構合理，既懂業務又熟練掌握現代化信息技術的城建檔案干部隊伍。組織業務交流。專題學術研討。舉辦多種形式的專業網絡業務觀摩等活動，介紹相關科技動態和應用情況，介紹先進管理方法和手段，提高領導和業務人員的管理水平。同時，要創新服務方式。積極做好相關服務工作，擴大查檔等各種途徑，更好地服務科學發展。