農業科技檔案信息資源開發利用新思路探索

摘 要:結合實際工作經驗，論述了開發利用農業科技檔案信息資源的必要性，分析農業科技檔案信息資源開發利用的制約因素，提出了加強農業科技檔案信息資源開發利用的策略。

關鍵詞:農業科技;檔案;開發利用

中圖分類號:S436.421.1+9 文獻標識號:A 文章編號:1001-4942(2010)05-0122-02

農業科技檔案是農業科技人員在科研活動中形成的一種特殊的信息資源，是對農業科研活動最直接的原始記錄。將這些資源按照檔案管理相關規定進行處理，形成規范化、標準化的科技檔案，再將這些檔案資源進行開發，可以進一步實現農業科技檔案的新價值。本文擬就開發農業科技檔案信息資源有關問題進行深入探討。

1 開發利用農業科技檔案信息資源的必要性

農業科技檔案凝聚了農業科技工作者的辛勤勞動，包含了大量科研成果和先進生產技術，積極開發農業科技檔案信息資源，具有十分重要的作用。

首先，農業科技檔案信息資源可以使各級決策部門更好地了解國內外農業科技成果和農業經濟發展狀況，為科學決策提供服務。其次，農業科研活動是一個連續的過程，農業科技檔案信息資源可為深入科研提供大量寶貴的信息來源。第三，農業科技檔案是一種將科研成果轉化為生產力的載體，可為地方經濟發展提供優良品種、新技術等方面的服務，從而產生經濟效益和社會效益。

2 農業科技檔案信息資源開發利用制約因素分析

2.1 重“藏”輕“用”現象嚴重

隨著農業科技成果與年遞增，形成的農業科技檔案也迅速增加，山東農業大學現庫藏的科技檔案中95%是農業科研檔案。這些科研檔案凝聚了全校幾代教師、科研工作者的心血和汗水，利用率卻很低。一方面是科技工作者缺乏查閱、利用科技檔案信息的意識，另一方面檔案管理部門只注重歸檔的數量、規模和檔案的保管，而忽視了檔案信息資源的開發利用，對檔案信息資源的利用僅停留在信息查詢層面上。

2.2 檔案管理方式亟待提高

隨著信息化時代的到來，網絡技術發展大大改善了信息傳遞途徑和時效，但這種先進的信息傳遞方式尚處在立卷目錄的檢索上，還沒有在農業科技檔案管理中得到全面體現。目前檔案編研工作一直停留在文獻的一次加工、二次加工上，編研成果層次和質量不高，與需求脫節。多數檔案管理手段還停留在傳統的手工操作階段，檢索速度慢、準確率不高。

2.3 檔案資料收集不夠完整

農業科技檔案的完整性直接關系到檔案信息資源的系統性。但在實際工作中，不少科技人員向檔案部門移交的只是成果階段的鑒定、報獎材料，大量課題研制階段的原始材料仍留在個人手中。另外，目前檔案載體形式已日趨多樣化，而檔案部門只注重紙質檔案的收集，忽視了電子文件、多媒體等音像材料的收集。農業科技檔案資料的不完整，直接影響到檔案的質量和潛在價值。

2.4 檔案管理人員素質需要提高

目前農業科技檔案工作隊伍的年齡結構、知識結構都不適應檔案信息化管理的要求，真正既懂檔案業務知識，又懂農業科技、網絡技術、計算機技術的高層次復合型人才少之又少，年齡老化現象也日趨嚴重，同時農業科技檔案管理也缺乏既懂管理又懂業務的高水平領導者。這種現象嚴重制約著農業科技檔案工作向高水平、高層次方向發展。

3 農業科技檔案信息資源開發利用的策略

為適應社會經濟發展特別是新農村建設對農業科技檔案信息資源的需求，實現農業科技檔案信息自身價值，針對當前農業科技檔案信息資源開發利用工作中存在的薄弱環節，筆者結合自身的工作經驗提出以下幾點看法。

3.1 優化館藏

搞好農業科技檔案的收集、整理、歸檔，提高案卷質量，是實現農業科技檔案信息資源開發利用的物質基礎。為保證農業科技檔案資料齊全，要重點抓好幾個方面工作。一是嚴格歸檔程序，把農業科技資料的形成、積累、整理和歸檔納入科研管理工作程序，把好鑒定驗收、成果報獎兩大關。成果鑒定、報獎必須由檔案部門出具課題全部科技材料已歸檔的證明，否則不能參加鑒定。二是重視各種載體檔案材料的收集，除收集紙質文字資料歸檔外，還要注重收集其它載體文件材料，確保科技檔案的完整性。三是提高科研人員的檔案意識，要加強對檔案法及國家關于科技檔案管理辦法的宣傳，提高科技人員主動歸檔的自覺性。四是檔案管理人員要改變工作方式，主動跟蹤課題研究進展，與科技人員合作互動，及時收集相關資料。

3.2 加強檔案編研

檔案工作者應根據社會和讀者的需求，對館藏檔案信息進行科學的整理和分析、提煉和加工，并匯集成各種編研成果，把分散的檔案原始信息集約化，為農業、農村、農民提供系統、翔實的信息材料。根據館藏文獻信息，配合科研、教學工作，編寫新成果、新方法、新工藝的專題匯編，把每項成果的檔號、課題名稱、項目負責人、系別、成果內容簡介、獲獎情況及成果應用前景、成果轉讓情況等內容系統匯聚，提高農業科技檔案利用效率。

3.3 加強網絡建設

互聯信息網絡的不斷發展和完善，給高校農業科技檔案信息資源管理的網絡化建設提供了基礎。檔案管理部門要充分利用網絡靈活、迅速、便捷、高效的特點，加強檔案信息的網絡化建設。要充分發揮檔案館主頁的作用，使之成為宣傳檔案法規、開展業務指導、加強信息反饋的窗口，不斷豐富網站內容，及時更新。要積極開發多媒體農業科技檔案管理軟件，提供網上查詢，實現檔案資源信息共享、檢索方便、安全可靠、運轉高效。

3.4 拓寬服務渠道

對凡不屬保密年限或密級范圍的檔案，只要使用者持合法證件就可查閱;及時更新校園網平臺，把最新農業科技信息和編研成果及時向社會發布;與企業、基層農技工作者、專家教授等建立教學基地、科技下鄉等相關平臺，建立檔案利用效果登記，根據反饋意見及時調整服務內容和方式，提高服務質量，從而使檔案信息的開發利用處于良性的科學發展軌道。

3.5 提高檔案工作者素質

農業科技檔案管理在新時期要求檔案管理者既要懂信息技術、電子政務知識，又要懂檔案管理知識。檔案管理人員必須從四個方面提高能力，一是轉變管理理念，培養開拓創新能力;二是提高計算機和網絡技術應用能力;三是提高檔案管理、檔案保護及其開發利用能力，四是掌握檔案信息化建設方面的最新研究成果。

參 考 文 獻:

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