電力基建檔案整理的常見問題

力基建檔案和基本建設(shè)檔案一樣，都是以獨(dú)立的工程項(xiàng)目為對象，在工程建設(shè)中形成的一系列需要?dú)w檔保存的文件材料。隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的迅猛發(fā)展，電力能源需求量越來越大，整理電力基建檔案，要保證應(yīng)歸檔文件材料的齊全、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)。針對整理中出現(xiàn)的問題，引發(fā)了本人的一些思考。

1 檔案收集不齊全，導(dǎo)致歸檔文件不完整

1.1抓工期、保質(zhì)量忽視了文件材料歸檔。電力工程工期長、工程量大，領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整是常有的事，但每任領(lǐng)導(dǎo)抓工期、抓安全、保質(zhì)量，往往忽略了各施工單位的文件歸檔問題，造成了檔案人員在收集檔案時(shí)，一些施工單位為了使用方便不移交等現(xiàn)象。

1.2檔案的完整性、系統(tǒng)性不夠。由于工程施工單位多，其負(fù)責(zé)文件材料收集的兼職檔案人員文化水平、業(yè)務(wù)素質(zhì)也參差不齊，移交的材料不規(guī)范，工程檔案成套性原則被人為地分割，影響了檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性，也影響了檔案的提供利用，不利于檔案的科學(xué)管理。

1.3文件材料收集整理歸檔難。由于一些施工單位中的兼職檔案人員沒有參加過崗前培訓(xùn)，使一些施工單位在移交檔案過程中，出現(xiàn)漏登、漏收等錯漏現(xiàn)象，增加了文件材料收集整理歸檔的難度。

1.4應(yīng)歸檔材料整理不規(guī)范。電力工程單項(xiàng)工程多，工程性質(zhì)各異，各個(gè)單項(xiàng)工程的準(zhǔn)備階段，施工、竣工驗(yàn)收等各部分都是由不同的施工單位負(fù)責(zé)實(shí)施的，并由施工單位將所產(chǎn)生的文件材料初步整理歸檔，這就使得同一個(gè)單項(xiàng)工程的檔案材料由不同的施工單位產(chǎn)生，導(dǎo)致檔案的整理不規(guī)范。

2 電力基建檔案整理問題的對策

2.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識，確保文件材料歸檔有人管。鶴壁煤電熱電項(xiàng)目一開始就制定了文件材料收集制度，制定了領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。在每次領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整時(shí)，將印發(fā)的《檔案法》、《河南省檔案管理?xiàng)l例》以及《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等條例、規(guī)范及時(shí)呈送，并能將檔案工作情況及時(shí)進(jìn)行交接。

2.2加大培訓(xùn)力度，提高各施工單位兼職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。一是我們邀請了有關(guān)專家，對所有兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)。使他們掌握如何收集電力工程建設(shè)中形成的文件材料，如何使工程檔案的成套性不被人為破壞，保持每個(gè)單項(xiàng)工程檔案的有機(jī)聯(lián)系，使兼職檔案員做到心中有數(shù)；二是進(jìn)行實(shí)地培訓(xùn)，使工程檔案做得好的單位，實(shí)地進(jìn)行交流，取長補(bǔ)短，互相促進(jìn)。

2.3查缺補(bǔ)漏，保證應(yīng)歸檔文件材料的齊全完整。收集工作做得好與壞直接關(guān)系到工程檔案是否齊全完整。對工程施工單位整理移交的檔案認(rèn)真核對，并對欠缺的文件材料進(jìn)行仔細(xì)核對登記和查缺補(bǔ)漏，及時(shí)要求，做好補(bǔ)充收集工作，特別是加強(qiáng)對工程竣工驗(yàn)收文件及圖紙的收集，盡可能使檔案得以完整。

2.4抓點(diǎn)帶面，規(guī)范整理。一是嚴(yán)格按照電力企業(yè)工程檔案分類方案和案卷編號規(guī)定分類編號，將工程的歸檔文件材料按照工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件等依次排列。二是重新整理不規(guī)范的文件材料，同一單項(xiàng)工程檔案材料是一個(gè)有機(jī)整體，同一案卷內(nèi)的文件材料具有一定的聯(lián)系，其價(jià)值應(yīng)放到同一單項(xiàng)工程的案卷中去衡量。同時(shí)，對整理不規(guī)范的文件材料進(jìn)行重新整理。

3 電力基建檔案整理的幾點(diǎn)思考

3.1培訓(xùn)為兼職檔案員解惑釋疑。作為建設(shè)單位，應(yīng)建立長效培訓(xùn)機(jī)制，從不同角度為檔案人員答疑解惑，使其更好地適應(yīng)本職工作，做好文件材料的收集、整理工作。

3.2從制度上保障工程檔案的質(zhì)量。為確保工程檔案歸檔的案卷質(zhì)量，必須建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。如收集制度、統(tǒng)計(jì)制度、檔案人員培訓(xùn)制度、檔案質(zhì)量評估體系保障制度等一系列規(guī)章制度。

3.3從收集上確保工程檔案的完整。電力企業(yè)工程檔案要想提升工程檔案的質(zhì)量，應(yīng)經(jīng)常深入施工單位，主動了解各施工單位檔案的收集整理情況，及時(shí)給予有效的、具有前瞻性的指導(dǎo)，切實(shí)為施工單位解決一些具體問題，要求各兼職檔案人員要提前介入工程檔案的收集等工作。每個(gè)單項(xiàng)工程檔案材料都詳細(xì)客觀地記述這項(xiàng)工程項(xiàng)目進(jìn)展的過程。這是一個(gè)有機(jī)整體，不能任意割裂，要確保工程檔案的完整性。要實(shí)行文件材料收集是否齊全“一票否決”制度，對文件材料收集不齊全、整理不規(guī)范的一律不予通過驗(yàn)收。