企業檔案量劇增的問題及對策

近年來，隨著企業生產經營工作水平考核、檔案目標管理考評等一系列工作的開展，企業檔案工作的各方面都取得了顯著成效，但也面臨著新的挑戰——檔案的數量迅速增長帶來的問題逐漸顯現，需要盡早解決。

1 企業檔案量劇增的現狀

1.1企業檔案信息資源建設取得了長足的進步，生產經營及各項管理水平不斷提高。目前，企業外闖市場規模不斷擴大，檔案形成全宗有所增加，并且統一集中保管，從而使企業檔案館藏量成倍增加。以中原油田檔案為例，每年最少增加10萬卷，個別年份增加量達到15萬卷。

1.2檔案收集范圍的擴大。為了切實豐富館藏，在調查研究的基礎上，根據檔案文件材料產生和形成的分散性特點，經過科學的分析、預測，有計劃、有針對性及時地接收或征集檔案進館，并在種類和內容方面形成完整、系統的文件材料。

2 檔案量快速增加存在的缺陷

2.1部分企業檔案質量難以保證。近年來，隨著企業檔案工作大環境的改善，很多人為了工作之便，很愿意將材料交到檔案館保存，但在其送交的這些文件材料當中，夾雜著一部分在短期內可以提供佐證卻不具備長久保存價值的材料。還有，各級、各單位開展相同的工作，盡管都投入了大量精力，但在進館檔案中，存在著程度不同的檔案重復現象。

2.2企業檔案管理的難度增加。檔案不是永久靜止不動地存放在庫房和裝具里，在對檔案的使用過程中，要維護和管理好檔案在裝具中的存放方式和存放秩序。在檔案保管動靜交替的過程中，工作人員要對庫房里的檔案進行定期檢查、清點。隨著檔案數量的增加，這項工作占用了工作人員更多的時間和精力。

2.3部分檔案使用率很低。根據《中華人民共和國檔案法》、《中國石油化工集團公司檔案管理辦法》的規定，長期以來，文書檔案、會計檔案、科學技術研究檔案、設備檔案、照片檔案、基建檔案、油氣田勘探開發檔案、印章檔案一直都是企業館藏檔案的重要組成部分，保存的目的是為生產和經營工作提供參考。然而，隨著網絡化及信息化的發展，很多企業檔案館閱覽室不僅提供紙質檔案借閱服務，還建立了數字檔案全文管理系統，相應地降低了檔案的使用率。

3 針對檔案量劇增做好檔案管理工作的對策

3.1要加強檔案進館的檢查指導工作

針對檔案進館單位的實際情況和進館檔案的質量問題，檔案館的專職人員要積極做好進館工作的檢查指導。要求各立卷部門在收集、整理檔案時，嚴格執行檔案管理的規章制度，以保證進館檔案的規范性。目前，我企業檔案館已使用數字檔案管理系統(也就是“數字化檔案館”)，運行良好，使檔案館與各部門之間的聯系更加密切，專職檔案人員在檔案館就可以監測到各部門的進展情況，發現問題時及時加以糾正，從而最大限度地保障了進館檔案的質量。做到進館檔案齊全完整，整理編目科學規范，檢索工具完善配套。

3.2積極做好檔案鑒定工作

3.2.1編制文件歸檔范圍。要調查研究并結合本單位實際工作情況及時調整，編制能夠突出本單位特色且科學可行的文件歸檔范圍。目前，已經產生的電子文件檔案、數碼照片檔案、境外檔案、重大工程項目檔案及各類學術信息等新內容都需要適時補充到歸檔范圍之內，保持動態的檔案接收范圍，制定具體而詳細的歸檔文件材料接收目錄，保證企業檔案資源能源源不斷地增添新成分，實現館藏檔案綜合化、特色化。

3.2.2科學并客觀地劃定檔案保管期限。檔案保管期限劃分為“永久”、“長期”、“短期”三種。所有保存到期的檔案，保管期滿后必須對其重新鑒定，把略有價值或價值形態發生改變，但又形成新的具有科學、歷史研究價值的檔案篩選出來，然后，經過重新整理，劃定保管期限后繼續保存，不能錯誤地銷毀。對于那些無價值的文件，及時銷毀或另做處理。

3.2.3做好檔案銷毀工作。衡量檔案館的規模以及達標升級，館藏量為主要條件之一，豐富館藏成為各檔案館追求的主要目標。在增加館藏之際，一些不具備進館價值的檔案也悄然入館。檔案館需要銷毀的已不僅是到期檔案，還有大部分冠以“長期”、“永久”之名卻無實際保存價值的檔案。企業檔案館要有計劃、經常性地開展鑒定工作，避免需要鑒定的檔案數量增加，以致檔案鑒定負擔越來越重。

我們需要用經濟的、發展的觀點重新認識檔案工作，樹立優化館藏的新觀念，不斷優化館藏，保證檔案工作的科學發展。