我國檔案信息化評估體系述評

摘要：隨著檔案信息化建設的進行和檔案信息化研究的深入，有關檔案信息化評估體系方面的研究也逐漸開展起來。通過對當前評估體系之間的比較分析，筆者發現這些評估體系并不成熟，還需要進一步的完善。但同時，這些指標體系的提出也給將來的評估體系建設提供了有益的借鑒。

關鍵詞：檔案信息化；評估標準；指標體系

國家檔案局在2002年頒布的《全國檔案信息化建設實施綱要》(以下簡稱《綱要》)中首次提出：要適應國家信息化建設和檔案事業發展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業持續快速健康發展，為改革開放和現代化建設服務。同時，檔案信息化也被寫入了《檔案事業發展“十五”規劃》和《檔案事業發展“十一五”規劃》之中，更加明確了檔案信息化在整個檔案事業和國家信息化建設中的重要地位。

很多學者認識到，檔案信息化建設離不開對其的評估，通過評估，摸清檔案信息化建設的現狀，“以評促建”，最終達到促進檔案信息化建設的目的。部分學者和檔案部門也相繼提出了他們的評估體系。

1 檔案信息化評估體系研究

我國在檔案信息化方面的研究成果頗豐，但是在檔案信息化評估指標體系方面的研究成果則寥寥無幾。以“檔案信息化”為題名在“中國知網”上進行檢索，得到1402條結果；而關于檔案信息化指標體系研究的文獻則不到10篇。

1.1文獻概況

分別以“檔案信息化”、“評估”、“指標”、“體系”等關鍵詞和題名在“中國知網”上進行檢索，并剔除相關度不高的文章之后，有關檔案信息化評估指標體系方面的研究文獻主要有以下幾篇：

表1有關檔案信息化評估體系的研究文獻

由表1可見，關于檔案信息化評估體系的理論研究開始較早，從2003年便出現了相關的研究成果，這離《綱要》的發布時間相距很短，學者的獨到眼光和探索精神可見一斑。在隨后的幾年里，也有一些新的成果出現，但數量極少且沒有連續性。這一方面，體現了檔案信息化評估體系研究還未引起學者足夠的重視，另一方面，也體現了我國目前檔案信息化評估體系還是相當的不健全、不完善。

1.2文獻簡介

1.2.1《檔案信息化指標測度芻議》

薛春剛在《檔案信息化指標測度芻議》一文中介紹了信息化測度模型與流派，并指出了檔案信息化測度指標體系構建的原則和依據，提出的指標要素包括檔案信息資源、信息技術和硬件設施、信息人才、檔案信息服務、檔案信息網絡、法規政策、檔案信息生態環境等。

優點：指標較全面，將“檔案信息服務”、“檔案生態環境”、“發展潛力”等納入評估指標；提出了信息服務在檔案信息化建設中的重要地位。

缺點：沒有給出具體的權重。

1.2.2《檔案信息化建設評估體系構想》

張燕、王協舟在《檔案信息化建設評估體系構想》一文中指出：檔案信息化建設評估應包括檔案信息網絡與基礎設施建設評估、檔案信息資源建設評估、標準規范與制度建設評估、信息技術應用系統建設評估、檔案信息技術人才建設評估、用戶工作水平評估等六個方面。同時，還指出了評估體系各要素間關系與地位、評估的主體與性質，以及評估的方法等。

優點：提出應針對評估對象的不同，具體評估指標應有所差別；在評估方法上，使用定量與定性相結合的方法。

缺點：指標內容不夠全面，也沒有給出具體的權重。

1.2.3《檔案信息化測度指標體系的構建》

朱健在《檔案信息化測度指標體系的構建》一文中論述了社會信息化水平測度理論模型和方法，指出了檔案信息化測度指標體系構建的對象、原則和依據，并提出指標體系的結構由檔案信息化基礎設施、檔案信息資源、檔案信息政策標準和法規、檔案信息化人才、檔案信息化環境以及檔案信息化潛力六大測度要素以及33項具體指標構成。

優點：指標較為全面，基本涵蓋了檔案信息化建設的主要內容。

缺點：僅從宏觀上進行評估，重建設輕應用，未考慮檔案信息服務。

1.2.4《檔案信息化建設測度指標體系探索》

鄭麗在《檔案信息化建設測度指標體系探索》一文中指出了構建檔案信息化建設測度指標體系的意義，論述了國內外信息化測度理論和構建指標體系應遵循的原則，并提出了其指標體系的設計：由檔案信息化基礎設施、檔案信息資源、檔案信息應用系統、檔案信息化標準規范、檔案信息化人才隊伍和檔案信息化環境六大評價指標和具體的58項指標構成。

優點：評估內容較全面。

缺點：評估指標太細，操作性不強。

1.2.5《檔案信息化指標體系研究》

張照余在《檔案信息化指標體系研究》一文中論述了建立檔案信息化指標體系的依據和原則，并提出了檔案信息化指標體系構成方案：由規劃指數、組織指數、政策法規指數、人才指數、投入指數、人文環境指數、基礎設施指數、資源建設指數、效益指數和安全指數這十大指標以及對應的56項具體觀測指標構成。

優點：指標體系較為全面，認識到檔案信息化與地方信息化的關系，涉及到了管理架構；提出了權重分配。

缺點：重建設輕應用，體現出應用服務的比重只占10％；部分指標設置不夠合理。

1.2.6《檔案信息化指標體系研究》

劉菁在《檔案信息化指標體系研究一一基于實證和定量方法的分析》一文中運用了定量與定性相結合的方法，在指標體系設計過程中，以比較研究法和調查法確定相關指標，運用德爾菲法對指標的重要性程度進行排序，進一步以層次分析法確定各指標的權重，在此基礎上，初步構建了檔案信息化指標體系：由檔案信息資源、檔案信息化基礎設施與技術運用、檔案信息服務、信息化支撐條件等四大一級指標以及16個二級指標和51個三級指標構成。

優點：評估內容較為全面平衡；權重的設置比較科學。

缺點：指標體系構建仍有所缺失，如未考慮到檔案信息化服務的對象——用戶的情況。

1.3文獻分析

對幾篇文獻在評估體系和評估指標方面進行比較，有利于發現共性，突出差異，進一步體現出我國當前檔案信息化評估體系的研究現狀。

1.3.1檔案信息化評估體系比較

從評估對象、評估主體、評估范圍和評估方法這幾個方面對各人的評估體系進行比較分析，如表2。通過表2的比較，我們可以發現，當前，檔案信息化評估體系還不完善：評估對象各有側重，主要是某一檔案部門或某一地區，將二者結合起來的只有張照余一人，其他的評估體系并不適用于整個地區檔案信息化的評估；評估主體不明確，除張燕、王協舟提出檔案信息化評估主體應是上級檔案信息化領導小組外，其他人均未提出究竟是自評還是他評，是主管部門評還是第三方來評；評估范圍有限，主要圍繞檔案部門自身開展的工作進行，與檔案部門相關的因素未考慮進去。

1.3.2檔案信息化評估指標比較

評估指標在整個評估體系中有著重要的作用，其設置是否科學合理，直接影響著評估工作的效果。通過對比分析，幾個評估指標的內容覆蓋面如下表：

通過表3，我們能發現，各人的指標并不完全相同，除了基礎設施、信息資源、人才隊伍、應用系統、標準規范和安全保障這六項指標屬于共有之外，其他評估體系的指標幾乎各不相同。共有的六項是《綱要》中重點提出的檔案信息化建設的主要內容。這說明了關于評估指標的設置，目前并沒有一個統一的認識。2檔案信息化評估體系實踐

我國各地、各級檔案部門在檔案信息化方面做了很多的工作，但是，針對這些工作的評估卻遲遲沒有開展起來，目前，較為成熟的評估體系幾乎沒有。當前，較為常見的有關檔案信息化評估指標體系有三個：《2008年度浙江省綜合檔案館信息化評估標準》、《遼寧省市級檔案局(館)2009年信息化建設評估標準》和《常德市區縣(市)檔案局(館)信息化建設評估標準》。

從表4中可以看出，這幾個評估標準總體上差別不大，評估對象都是具體的檔案部門；評估主體都是本單位和主管部門；評估內容主要圍繞《綱要》提出的六大建設重點；評估方法也都是自評與他評結合的方式。總體上說，這幾個實踐評估標準較為完善，有明確的評估對象、評估主體和評估方式，評估指標有較強的可操作性，可以對檔案部門進行有效的評估。但也存在一些問題，如指標的設定仍然不夠全面，只將評估內容限定在檔案部門內部；權重分值的賦予也有待進一步合理化。

3 現有評估體系的優缺點分析

3.1評估體系的優點

通過對我國主要評估體系的總結和分析，可以看出，現有的評估方法具備許多優點，可為建設我國檔案信息化評估體系提供良好的借鑒。其主要優點有：

3.1.1較為科學合理的制定方法

制定方法上，很多學者在制定評估體系前，都明確了其制定的原則、依據和方法，使得制定的指標體系有一定的指導性和實踐性。如薛春剛提出建立檔案信息化指標體系應遵循科學性、系統性、動態性、代表性、實用性和可比性的原則。張照余提出檔案信息化指標體系的建立應依據相關的法規文件、已推行生效的指標體系和相關的統計口徑等。

3.1.2能夠突出重點的指標構成

指標構成上，大多數指標體系都是緊扣《綱要》中提出的六大檔案信息化建設要點制定的，同時，又增添一些相關方面的指標，使得指標體系有一定的針對性和系統性。如朱健、鄭麗提出的評估指標都是圍繞檔案信息化基礎設施、檔案信息資源、檔案信息應用系統、檔案信息化標準規范、檔案信息化人才隊伍和檔案信息化環境等幾大要素。

3.1.3賦予權重方便了測算

計算方法上，有些指標體系使用德爾菲法(專家評價與打分法)確定每個具體指標的分值或者比例，在體現了各項指標的權重的同時，也便于評估結果的測算。如張照余給每個指標劃分了從5％到20％不等的權重，另外，幾個評估實踐也都給每個指標設定了具體分值。

3.1.4定性與定量結合的數據采集方法

數據采集上，采用定性與定量相結合的方法，如專家評估與數據統計相結合。使用這種方法的好處是，兩種數據來源既能互相驗證，從而保證采集數據的真實性，二者又能互相補充，保證數據的完整性。如朱健提出的評估體系中，指標數值來源為專家評估和統計。

3.2評估體系的不足之處

通過分析，也發現了現有評估體系的一些不足，主要表現在：

3.2.1評估對象較為孤立

評估對象方面，雖然有的學者提出，其制定的指標體系既可以用于某一地區的檔案信息化評估，也可用于某一檔案部門的檔案信息化評估，但從其設置的指標體系來看，并未完全體現出地區檔案信息化評估的要素。這也是眾多評估體系所欠缺的，即把檔案部門完全孤立地進行評估，而忽略了檔案部門與外界的聯系。在實踐中，我們知道，檔案部門的資金、項目是上級撥付的，檔案部門的服務對象是社會公眾，一個地區的經濟生活水平影響著檔案部門的工作方式。因此，在對檔案部門或者地區的檔案信息化進行評估的時候，應充分考慮到與檔案部門發生聯系的其他主體，只有這樣，才能充分體現檔案信息化對檔案部門、對社會所起到的影響。

3.2.2評估指標重建設輕應用

評估指標方面，現有的指標體系并不完整，很多評估體系還停留在“重建設輕應用”、“重投入輕產出”、“重前期輕后期”的水平上：只重視基礎設施，忽視了應用系統的建設；只重視信息化建設的投入力度，而忽略了對信息化產出的評估；只重視前期的建設評估，而忽略了后期的效果評估。雖然，檔案信息化建設離不開《綱要》中提出的六大要素，但是，這只是對各地檔案部門的基本建設要求，并不是其最終目標和結果。在實際工作中，很多檔案部門開展了很多的檔案信息服務，并取得了很好的效果，現有的評估體系很難將這些反映出來。檔案信息化的評估體系不應局限于檔案信息化的“初級階段”，即各種資源的積累階段，而應貫穿檔案信息化的全部過程。

3.2.3評估方法有待改進

評估方法方面，大多數評估系統都是采用“自評”的方式，“自評”雖然有利于檔案部門發現自己存在的問題，但卻很難保證數據的真實性和完整性，從而難以正確反映實際存在的問題，這樣，必然會對上級部門和整個社會充分掌握檔案信息化發展水平造成偏差。因此，有必要對某一地區或者檔案部門的檔案信息化采取自評與第三方評估相結合的方式。

4 小結

雖然我國在檔案信息化的建設和研究方面已較為全面和深入，但是在評估指標體系方面卻還處在起步階段，相關研究既不成熟，也未形成體系，更未進行大規模應用。因此，還需進一步加強評估體系方面的研究和實踐，為我國檔案信息化建設提供一個完善的評估體系，促進我國檔案信息化建設的健康發展。