對《科學技術檔案工作條例》的實踐及有關問題的認識

1 《條例》產(chǎn)生的背景和生命力

我國《科學技術檔案工作條例》(以下稱《條例》)頒發(fā)已經(jīng)30年了，實踐證明，該《條例》具有強大的生命力。筆者親身經(jīng)歷了它的產(chǎn)生、實踐過程，感受了它對我國科技檔案事業(yè)發(fā)展所起的有力作用。

我是在1959年“大連技術檔案會議”的“東風”中走進了科技檔案和情報工作行列。20年后，又有幸參加了1980年的“全國科學技術檔案工作大會”。此次大會，是由國家經(jīng)委、國家建委、國家科委和國家檔案局聯(lián)合召開的。會議總結了我國此前20年來科技檔案工作的基本經(jīng)驗，討論并制訂了《科學技術檔案工作條例》，可以說是全國經(jīng)濟、建設、科技、檔案部門向科技檔案工作進發(fā)的總動員、總進軍的大會。

《條例》的頒發(fā)，受到了全國廣大經(jīng)濟、建設和科技管理部門的擁護和支持，當時，就有二三十個部、委制定了本系統(tǒng)更具體、更實際的科技檔案管理規(guī)定，使全國科技檔案工作得以迅速發(fā)展。在教育方面，《條例》公布后，中國人民大學正式開設了科技檔案專業(yè)，南京大學招收了科技檔案雙學士班，鄭州航空工業(yè)管理學院也加強了科技檔案系的建設……，科技檔案教育事業(yè)迅速發(fā)展。

在《條例》的實踐方面，上世紀80年代和90年代初，筆者曾走訪了十多個城市的上百個單位，所到之處，科技檔案機構建立完善，工作開展順利，尤其科技檔案的利用取得了明顯效益。以我單位為例，我們做了一次面向科技專家的科技檔案利用效益問卷評估，收回有效問卷107份(高職57人，中職50人)。統(tǒng)計結果表明，利用科技檔案可節(jié)約科研總經(jīng)費的比率為6.9％～25.8％；同時，或可節(jié)約研究時間的比率為12.8％～28.6％。我工作的單位是個多學科、近千人的大單位，科技檔案工作開展了近30年，參與評估的人員均是經(jīng)常利用科技檔案，懂得定量分析的專家，我相信具有一定的科學性。從筆者大量走訪的情況看，這個數(shù)據(jù)在全國也有一定的代表性。

在學術研究方面，也取得了相當?shù)某煽儭?983年，中國檔案學會在沈陽召開了“全國科技檔案學術討論會”，討論了科技檔案的任務、范圍和經(jīng)濟效益問題。這一時期，即1980至1990年，共發(fā)表了科技檔案學術論文2300多篇，討論的問題也由廣度逐漸向深度發(fā)展。其標志：一是由定性研究向定量研究發(fā)展；二是由經(jīng)驗總結性研究向規(guī)律性研究發(fā)展。具有代表意義的定量研究是經(jīng)濟效益系數(shù)a概念的提出和討論；深度研究的代表議題是科技檔案的形成規(guī)律、價值規(guī)律，如：科技檔案的有意識還是自然形成的討論，科技檔案現(xiàn)行作用衰減規(guī)律的研究等。但進入90年代后期，定量研究越來越少，近年來，有學者提出了淡化科技檔案概念的論述，還有人斷言科技檔案概念的式微帶有必然性……。這些雖是學術討論問題，但沖擊的是我國科技檔案事業(yè)和《條例》，是曾三的“國家全面檔案思想”。

應該說，全國科技檔案事業(yè)仍在發(fā)展，尤其在基層，特別是現(xiàn)代化方面，并未被脫離實際的“淡化論”、“取消論”所削弱。以我工作的單位為例，過去的科技檔案室一直保持4～5人，最近幾年，不包括外圍人員，穩(wěn)定在6人。看來，陳兆禊教授講的“生產(chǎn)、建設、科學技術越發(fā)展，科技檔案工作越會得到重視、越發(fā)展”的規(guī)律并沒有被“顛覆”。“發(fā)展是硬道理，回頭路是‘死胡同’”。

2 科技文件材料的形成、積累和“有意識形成論”

《條例》的第二章是“科技文件材料的形成和歸檔”，這是該《條例》中最有創(chuàng)新和實踐意義，也最有理論意義的一個篇章。其實質是從科技工作的源頭上抓科技檔案質量，它與“以收集為起點”的檔案學理論有重大區(qū)別。

傳統(tǒng)的檔案學理論有“以收集為起點”的觀點，它在普通檔案管理中或許有些道理。在普通檔案管理中，檔案“收集”之前，有文書工作環(huán)節(jié)，它就是檔案的源頭工作，但是，這兩個環(huán)節(jié)的分離也是存在問題的，誰能保證文書工作環(huán)節(jié)都能按照檔案工作要求形成和管理文件呢?所以，許多學者都在提倡文檔一體化的管理模式。科技檔案在形成規(guī)律上不同于普通檔案，科技文件材料的形成、積累不存在一個文件管理部門，而且形成周期長、量大、形式多樣，相互之間的關系又十分復雜，更重要的是科技人員在任務忙、時間緊的情況下，往往憑頭腦中的構思進行工作，而不形成或只形成簡化、草稿性文件。例如，一項設計，在施工進行現(xiàn)場改造時，可以憑口頭指令或草圖完成任務，事后又可能不進行施工圖和竣工圖修改。這就是說，在科技工作自然進行狀態(tài)下形成的文件，可能不符合檔案工作要求，而不能達到完整、準確和規(guī)范的標準。如何達到這一要求?在科技檔案工作未產(chǎn)生，特別是《條例》未頒布以前，是沒有什么有效辦法的。那時，有些重大的科技項目任務完成了，但卻沒有形成合格的檔案，甚至連最后的總結報告都沒有形成，或沒有保存下來。科技檔案工作的產(chǎn)生和日益完善，尤其是抓科技文件的形成、積累和及時歸檔，使得科技檔案質量有了根本保證。

由于科技項目在自然進行狀態(tài)下，形成的文件與在科技檔案工作要求下形成的文件不一致，也就是檔案工作要求形成的文件更加完整、完善和規(guī)范。所以，《條例》規(guī)定：“各單位應當把科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序和生產(chǎn)、科研、基建等計劃中，列入有關部門和有關人員的職責范圍”。這就是著名的建檔工作“三納入”管理機制。有了“三納入”機制，建檔工作就從任務、職責、完成時間上得到了保證，科技檔案人員也可理直氣壯地參與和干預科技文件材料的形成、積累和歸檔工作。

我們單位的做法是，每年初，根據(jù)科研實驗計劃，挑選重大項目，在開題時就與研究室協(xié)商，確定建檔負責人，并發(fā)給檔案用紙和文件積累袋，提出歸檔要求并開始指導文件的形成、積累工作。當然，這種指導只是形式、完整性和書寫方面的要求，文件的真正形成是科技人員根據(jù)科技工作的邏輯程序進行的。比如，開題階段要形成調研報告、開題報告、論證報告、經(jīng)費預算等文件；實施階段要形成試驗大綱、工作計劃、試驗記錄(試驗環(huán)境、條件)、補充實驗、試驗數(shù)據(jù)等；總結階段要形成試驗總結報告、領導審查意見等。在我國，還存在一個申報獎勵階段，一般形成成果獎勵申請書、鑒定報告和批準文件等。至此，科研試驗成果研究的形成、積累工作告一段落。后面還有一個推廣應用過程，也形成一些文件。這就是科研試驗工作的基本過程，也是文件形成、積累的過程。但是，有些科研人員為了急于完成任務，就只形成開題報告、成果總結報告、獎勵申請報告等領導必須過目的文件，其他文件就簡化、草化，甚至做了工作不保留記錄。檔案工作的任務就是按照科研工作程序指導、監(jiān)督科技工作中本來應該形成的文件，要求使用規(guī)范化、耐久性的紙張和其他記錄載體，同時，要求形成的每份文件和記錄件都要有形成時間、地點，形成人、負責人簽字，等等。至于歸檔文件整理的系統(tǒng)性和最終的質量把關，更是檔案人員的職責。

至此，不但可以認識到科研工作最基本的邏輯過程，也可以看到科技檔案人員對文件形成、積累的參與或干預過程。可以肯定地說，科技文件的形成、積累，特別是及時歸檔及系統(tǒng)整理等，沒有檔案人員的參與或干預，是不可能達到完整、準確、系統(tǒng)和規(guī)范要求的。這種要求，久而久之，就變成了科技人員的自覺行為。實踐證明，在科技檔案工作好的單位，任何科技人員都有項目任務完成后必須歸檔以及按歸檔要求形成和積累文件的概念。這種概念可以稱之為“檔案意識”。檔案意識，實際上表現(xiàn)在兩個方面，一是檔案人員對科技文件形成、積累的參與、干預意識，二是科技人員的檔案思想和實踐行為，這便是檔案“有意識形成論”的實踐和認識基礎。當然，這種意識，是要服從主要任務的，形成的文件是從屬的，也要受科技工作的邏輯程序制約，這又是一種客觀規(guī)律。檔案的有意識形成性或“有意識形成論”，可以用1981年時任國家科委副主任、中國社會科學院副院長、中國檔案學會名譽理事長于光遠同志的一句話概括：“檔案是處理事務的有意識的副產(chǎn)品”。這就是說，處理事務形成必要的文件是第一位的，而按歸檔要求形成檔案是副產(chǎn)品，是第二位的，但它卻是有意識的，不是“自然”的。

目前，檔案界對檔案的形成主要有兩種認識，一種是“自然形成論”，一種是“有意識形成論”。“自然形成論”認為檔案是在人類社會活動中自然而然形成的，不需要人為因素，它來自于“自然形成規(guī)律”這一命題。檔案的“自然形成規(guī)律”這一命題最初是由曾三同志提出的，當時的社會背景是“大躍進”，是全民搞檔案，甚至是人為編檔案。“自然形成規(guī)律”的提出，有利于抵制“大編”等違背檔案工作規(guī)律的做法。但“自然形成規(guī)律”的提出，只是一個命題，并未談及具體的內涵。因而，“自然”二字的含義是“自然而然”，就是規(guī)律本身的內涵，還是指“客觀”，沒有人能說清。如果其含義是“自然而然”，是存在問題的，因為它與實踐中的“抓形成、抓積累”以及檔案形成的業(yè)務指導，甚至檔案意識的作用相悖；如果指后者，即“檔案形成存在客觀規(guī)律”，當然是正確的。現(xiàn)在，我們從曾三的整個檔案學思想體系看，作為后者，因為《條例》正是在曾三的檔案工作思想指導下形成的。

“有意識形成論”最早由筆者提出，當時，是在論及科技檔案形成規(guī)律時提出的，沒敢涉及普通檔案。后來，有人把它泛指“整個檔案”。現(xiàn)在，我認為，就整個檔案而言，也是具有“意識性的”，不過，科技檔案形成的意識性更強，總體說包括科技文件形成、積累和整理、歸檔，可以用“科技檔案是有意識形成的”一語。普通檔案形成的意識性就弱些，尤其是在文件形成上自然性更強些。但是，從整個普通檔案的形成過程看都離不開檔案意識。當然，如上所述，檔案形成的“意識性”也要遵循一定的客觀規(guī)律。

至于有的學者提出的檔案形成的前半段也就是文件的形成是“自然的”，后半段即整理、歸檔卻是有意識的，即“雙段形成論”，我認為也不一定就恰當。事實證明，就是普通檔案的文件形成階段，在現(xiàn)代社會，尤其是檔案工作較好的單位，也是受檔案意識支配或受檔案工作干預的。例如，起草文件規(guī)定不能用圓珠筆、鉛筆，字跡要清楚、規(guī)范，要用耐久性紙張，而且每份文件都要求有時間、有領導簽字，同時，文件在制發(fā)時就考慮到“歸檔”份數(shù)，文后印有“存檔×份”。特別是現(xiàn)代社會文件歸檔的“雙軌制”，文件起草人員也是熟知的……。這不都是檔案形成的有意識性嗎?

3 科技檔案與普通檔案的綜合管理問題

《條例》第四章規(guī)定：“大中型企業(yè)、事業(yè)單位要設立直屬的科技檔案機構；小型企業(yè)、事業(yè)單位可以設立單獨的科技檔案室，也可以設立文書檔案和科技檔案統(tǒng)一管理的檔案室……”。根據(jù)我們的經(jīng)驗，基層單位成立綜合檔案室，統(tǒng)一管理本單位的科技檔案和文書檔案為最佳選擇。

科技檔案與文書檔案有重大區(qū)別，但是，由于科技檔案與文書檔案的密切聯(lián)系，在一個單位往往要產(chǎn)生許多綜合性檔案或“兩不管”檔案，如果科技檔案和文書檔案分別成立機構就很難達到工作協(xié)調，從而造成漏管或重復管理，同時給檔案利用帶來不便。

我工作的單位于1964年在情報資料處下成立了技術檔案科，編制5人。現(xiàn)在，科技檔案室隸屬情報資料研究室，編制為6人。幾十年來，科技檔案工作做得很好，從建檔、整理、歸檔、保管利用等方面在原國防科工委，甚至全國均屬一流。但是，文書檔案工作較弱，人員配備不足，工作不大理想。現(xiàn)在看來，科技單位重視科技檔案工作是對的，但也不能輕視文書檔案工作。從管理上講，科研試驗綜合規(guī)劃，特別是黨委工作計劃、總結、會議紀要，以及各上級單位的文件，等等，都是通過保密室進行文書處理和歸檔的。這部分檔案的現(xiàn)實應用性，特別在歷史意義上與科技檔案相比更強，但其工作未得到強化。更嚴重的是，科技、文書檔案室的分設，使單位某些雙重性文件的歸檔極易造成空白區(qū)。例如，歷年來，由政治部門主持拍攝的大型合影，包括與中央領導的合影、“黨代會”合影、大型紀念會議合影等，均由有關業(yè)務部門自行管理。由于業(yè)務部門人員交替頻繁，保管條件也差，或因個人愛好變成私藏，已經(jīng)殘缺不全，甚至成為空白區(qū)。究其原因，是科技檔案部門認為政治部門產(chǎn)生的文件材料，不是自己的工作范圍，無權干涉；而文書檔案部門，即保密室只管有密級、編號和有領導簽名的文件收發(fā)；至于科研試驗經(jīng)費的預算、決算，是財務部門直接對上級財務部門的，科技檔案、文書檔案部門均不過問，等等，也造成空白區(qū)。形成上述狀況的原因，主要是科技檔案與文書檔案在管理上的分離，即體制問題。因而，根據(jù)科技檔案與文書檔案的聯(lián)系性，以及我們的經(jīng)驗和教訓，在基層單位應設立綜合的檔案室，統(tǒng)管整個單位的檔案工作。這樣做，不但工作容易協(xié)調，也能節(jié)省人力和設備。

設立綜合的檔案室，重要的是不能抹殺科技檔案和文書檔案的各自特點，而應該根據(jù)各自的特點分別進行管理。換句話說，應分成兩個分支進行管理。凡屬獨立的科技項目，應按《條例》要求進行管理，在登記編號上應單獨排列；凡屬黨政機關文件應按文書檔案登記管理。除此之外，應設綜合類、聲像檔案類、實物檔案類，等等。

綜合檔案室更需要根據(jù)自己的業(yè)務范圍設立一個檔案分類表。分類表不宜過細，一般一級類應分為綜合類、文書檔案類、科技檔案類、專門檔案類、名人檔案類、聲像檔案類、實物檔案類和其他。二級類按專業(yè)分，如科技檔案又可分為組織計劃類、科研項目類、推廣應用類、工程建筑類、電子文件類。這種一級、二級的粗分，每個類別設一個編號序列，主要用于排架和組織館藏。分類過細，會給排架和存取檔案帶來許多不便。至于檢索，可按主題詞、任務和項目號、形成單位、形成人員姓名、題名、形成時間等入口進行檢索。分類表的另一作用是以此為依據(jù)，進行建檔業(yè)務指導和分工。

4 科技檔案人才要求和自我提高

《條例》對科技檔案人才要求專有一章，體現(xiàn)了“以人為本”的思想。對科技檔案干部的基本要求：一是具有科技檔案專業(yè)知識；二是懂得有關科學技術：三是有一定工作能力。

《條例》對科技檔案人員的要求，只是一個基本要求，科技檔案人員要想在平凡的崗位上做出不平凡的貢獻，還必須在工作中努力提高自己。提高的關鍵在于愛崗敬業(yè)，有目標、有追求。這里有一個關鍵問題，就是從事科技檔案工作是自己的選擇，還是因某些原因被動而來。以我個人之見，不管如何，既然進了檔案工作大門，就要在這個舞臺上全力演奏，實現(xiàn)自己的人生價值。

我是學物理的，原從事技術工作，后因工作需要開始籌建情報資料工作。1964年，我國進行首次核試驗時，被派往核試驗現(xiàn)場從事科技檔案工作。那時從零做起，匆忙地帶了一份《1959年大連技術檔案現(xiàn)場會議文件集》作為老師，進入了科技檔案大門。以后40年雖擔任了基層情報信息工作的領導，但從未離開科技檔案的實踐和研究。本來，我在起點上有多種選擇，可以從事文獻、情報、編輯，甚至重回研究室，但我卻被科技檔案工作牢牢吸引。“文革”期間，曾在槍聲中整理檔案，在最危急的時刻，單人持槍住進了檔案室。1971年，我用了一年的時間，總結經(jīng)驗，起草了兩萬多字的《科技檔案管理規(guī)定》。1993年，我退休時，為了參加某大型成果鑒定會，忍著腰椎間盤突出的疼痛挪到會場，由他人攙扶著進行檔案評定發(fā)言。2007年，我出門復印《反科技檔案概念“淡化論”》的文稿，在離家30多米的路上暈倒10多分鐘，經(jīng)人發(fā)現(xiàn)搶救才蘇醒過來。所有的這一切，都來自兩個字——“追求”。在幾十年中，我的主要認識和體會是：

第一，實踐和研究相結合。我從事科技檔案工作實踐和研究40年，前20年是老老實實的實踐，做好任何一件實際工作，同時，還非常注意總結經(jīng)驗，一類工作往往這樣做了又那樣做，尋找最佳答案。比如，案卷整理、館藏組織就是這樣，初時，反復多次，最終找到滿意的方法。20年后，憑借有關經(jīng)驗，寫出了相關論文近十篇，如《科技檔案案卷組織的理論和方法》等。檔案利用工作也是如此，不過，這不光是經(jīng)驗的總結，而主要是憑借30年積累的利用數(shù)據(jù)上升到理論。我們科技檔案科從上世紀60年代初，在借閱上就有正規(guī)的登記制度，而且登記項目完善。每年借閱量近1500卷次，包括一萬多條數(shù)據(jù)，其記錄年終均裝訂成冊。這件事情看似不大，但幾十年從無間斷。這些數(shù)據(jù)是工作記錄，以后又成了理論研究的素材。1992年，憑借這些數(shù)據(jù)，經(jīng)過統(tǒng)計分析，形成了《利用統(tǒng)計方法研究科技檔案現(xiàn)行作用衰減規(guī)律和進館時間》一文。以后，在此基礎上，采用數(shù)學方法形成了用數(shù)學公式表達的規(guī)律性論文；同時，利用這些數(shù)據(jù)，還證明了科技檔案利用也符合[印]拉維昌德拉·芳著的《圖書情報學定量方法》中的文獻利用分布規(guī)律。我們利用幾十年形成的幾十萬個數(shù)據(jù)，找到了兩個規(guī)律性的東西，這是檔案學定量研究具有開創(chuàng)意義的典型事例。利用統(tǒng)計數(shù)據(jù)還能顯現(xiàn)取得高成就者(包括數(shù)個院士)，幾十年或一生中利用科技檔案數(shù)量的統(tǒng)計曲線，它形象具體地說明了科技檔案利用的狀況和意義，很具有研究和“觀賞”價值。通過我們的實踐和研究，還找到其他規(guī)律性的東西，例如：科技檔案的形成規(guī)律、科技檔案利用的指標體系、科技檔案的投入與產(chǎn)出比，等等。我的體會是，檔案人員若無實踐和研究相結合的發(fā)展途徑，干起工作來，不但感到重復、乏味，提不起精神，而且，也無法走進科技檔案工作的深處。實踐和研究的結合，還會給本單位的實踐帶來更好的發(fā)展，而形成一種良性循環(huán)，這是它的另一重要意義。

第二，要勤于學習、善于觀察思考和積累資料。基礎的業(yè)務知識需要學，甚至哲學方法也要學。我們曾邀請檔案工作領導、著名學者王明哲同志參加科技檔案成果鑒定會。當我們走進王老書房時，王老正在看毛主席的《實踐論》等哲學著作。當時，我們還不十分理解，以后遇到一些研究性問題，才懂得利用哲學方法進行研究。檔案學參考書要看，檔案學刊物也要看。我每次到京，檔案出版社要去，人民大學出版社，甚至檔案學院資料室也都要去，盡量購買和尋找有關資料。僅科技檔案專著我就買過十多種，只要發(fā)現(xiàn)書訊，我都想辦法買到。除自己要總結實踐經(jīng)驗外，還要學習別人的東西，不但可以開闊思路，還可以增加素材。參觀訪問、走走看看是個人提高的又一重要方法。上世紀80年代到90年代初，我到過十幾個城市的上百個單位，他們都各有特點和好東西，可以借鑒和學習；相反，也有一些引以為戒的東西，我都記錄下來。這樣，我雖在基層一個點上工作，但不做“井底之蛙”，而是經(jīng)常爬出井口，不但驗證了自己的經(jīng)驗，也為理論研究提供了素材和依據(jù)。

第三，心態(tài)要平凡，追求要執(zhí)著。科技檔案工作是一項平凡的事業(yè)，在這個崗位上不大可能轟轟烈烈，但如果你已經(jīng)走上了這條道路，就要非常執(zhí)著地走下去。我1994年退休，但就是離不開科技檔案工作和研究，辦公室沒搬，帶病和往目的同事一樣上班、下班，甚至下班后，樓內空無一人時，才知下班號早已吹過了。在原來的辦公室，我寫了兩部專著，幾十篇論文。2000年，離開原單位到軍休所，我個人訂了數(shù)份檔案學刊物，同時與原單位同事們繼續(xù)聯(lián)系，繼續(xù)研究，又寫出了幾十篇論文。退休后，我的研究成果是在工作崗位時的兩倍有余。這種執(zhí)著給我?guī)淼氖巧畹某鋵嵟c欣慰。

5 結束語

《科學技術檔案工作條例》是我國科技檔案管理的總依據(jù)、總原則，它來自實踐。經(jīng)過30年實踐證明，它是一部好法規(guī)、好制度，具有強大的生命力。我們應該珍惜它、愛護它，繼續(xù)強化、執(zhí)行。而信息技術的發(fā)展，并沒有改變科技檔案管理的基本內容，或主要工作環(huán)節(jié)，更沒有改變其原理。不過，由于現(xiàn)代信息技術的廣泛應用，為科技檔案信息的儲存、利用提供了極大方便，在管理上必然需要進一步發(fā)展。所以，它應該修改，但是它的修改應是局部的。它的基本精神、基本原則，如“總則”、“科技文件的形成和歸檔制度”、“科技檔案的人才培養(yǎng)和統(tǒng)一管理原則”，只能強化、提高。在檔案管理特別是信息利用方面，應適應信息化管理要求，使科技檔案在形成單位、本系統(tǒng)，甚至社會上發(fā)揮作用。至于，有的學者提出的科技檔案概念的“淡化論”、“取消論”，實踐證明，是沒有社會實踐和理論依據(jù)的。它帶來的后果是對《條例》的直接沖擊，對我國科技檔案事業(yè)的沖撞。我國老一輩著名檔案學家吳寶康教授講過：“科技檔案和文書檔案是檔案工作的兩張翅膀”。科技檔案概念的淡化、取消，將會削弱整個檔案事業(yè)。

本講座稿在撰寫過程中，得到了張瑞梅同志的有力協(xié)助，在此表示感謝!

(摘自《檔案界》網(wǎng)站)