檔案信息系統升級的風險與應對

隨著國家信息化進程的推進與“金檔”工程的啟動，檔案信息化由“點”到“線”再向“面”擴展開來。檔案館在服務升級的同時，其檔案信息系統也必將隨之升級。其存在著的一些風險因素，必須引起我們的高度重視。

1 操作系統升級的風險與應對

隨著檔案信息化的發展，全國許多檔案館紛紛投入巨資來升級其檔案信息系統的核心——操作系統。在檔案信息化的初期，所使用的操作系統多為單機操作系統，主要是Windows系列的操作系統。現在，我們面對的將是種類繁多、功能各異的操作系統。比如，依據應用領域來區分的桌面操作系統、服務器操作系統、主機操作系統、嵌入式操作系統；依據所支持的用戶數目多少來區分的單用戶(MSDOS、OS／2)與多用戶系統(UNIX、MVS、Windows)，等等。如何選擇適合自己的操作系統，就是一個具有一定風險的事情。

面對系統的升級，我們不僅有選擇不同系統的風險，同時，還有使用系統的風險。這種使用上的風險，突出表現在技術力量貯備的不足。我們在檔案信息系統的操作系統升級時，既要根據需要和可能來選擇操作系統，又要將人員技術能力與貯備放在特別重要的位置，將能力風險降至最低，同時，還要將系統并行期適當延長，盡可能地控制切換風險，特別要防止由于貿然切換可能帶來的不可挽回的損失。

2 應用系統升級的風險與應對

從上世紀80年代起，檔案信息系統在全國檔案館開始普遍推廣使用，對于還處在檔案管理自動化、信息化初級階段的檔案館來說，檔案管理應用系統的出現還算是新興事物，當時，那些看來比較先進的檔案館系統，大部分都是由檔案館自行開發的，基于單用戶、單項業務的應用程序。

到了90年代中期，隨著信息化程度的加快，商品化的檔案管理系統大量出現，使檔案館、室有了更多適用于不同業務需要的應用系統軟件，檔案館、室使用應用軟件的用戶不斷增加，促使應用軟件的開發與推廣得到迅速發展。由于檔案館、室業務流程的相對穩定，其業務需求也相對穩定，應用軟件的功能也相對固定。為滿足日益增加的新需求，檔案館的信息系統需要增加新的功能，但由于原先系統的非開放性，使得改變原有應用系統非常困難。

到本世紀初期，信息技術與網絡技術的興起，各種檔案管理應用系統也已發展成為非常穩定、基于產品的系統，但由于這些檔案應用系統的潛在市場小，回報不高，造成系統開發之初的專業編程人員紛紛離開，應用系統升級不得不變成系統更換，這種更換，使其成為風險指數很高的“手術”。

先前，我們還認為是否有必要冒險進行這種應用系統升級，但隨著數字檔案館建設與遠程服務的現實需求，到了必須進行應用系統升級的關口。這樣，我們就必須重整業務流程，重估業務需求，重理服務需要，重建應用規范，多個方面對檔案管理信息應用系統進行升級。升級時，不應一下子全面推開，要成熟一部分，升級一部分，降低升級的成本與風險。

3 數據庫系統升級的風險與應對

檔案信息系統升級，不僅是操作系統的升級與應用系統的升級，而且包括數據庫的升級。由于“各級綜合檔案館館藏檔案案卷級目錄數據庫、文件級目錄數據庫、紙質檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設，是檔案信息化建設的基礎性工作，也是數字檔案館建設的基礎”，檔案數據庫升級及檔案數據遷移時的安全性、確定性和即時執行都是系統升級成敗的關鍵。

在數據庫升級時，特別是采用更換數據庫系統來實現數據庫升級時，要慎之又慎，按照數據庫設計基本步驟認真完成：需求分析——調查和分析檔案館的業務活動和檔案數據的使用情況，弄清所用檔案數據的種類、范圍、數量以及它們在業務活動中交流的情況，確定檔案館對檔案數據庫系統的使用要求和各種約束條件等，形成檔案館需求規約。概念設計一一對檔案館要求的進行描述，建立抽象的檔案數據模型。這個概念模型應反映檔案館各部門的信息結構、信息流動情況、信息間的互相制約關系以及各部門對信息儲存、查詢和加工的要求等。邏輯設計——主要工作是將檔案數據模型設計成檔案數據庫的一種邏輯模式，即適應于某種特定檔案數據庫管理系統所支持的邏輯檔案數據模式。物理設計一一根據特定檔案數據庫管理系統所提供的多種存儲結構和存取方法等，依賴于具體計算機結構的各項物理設計措施，對具體的應用任務選定最合適的物理存儲結構(包括文件類型、索引結構和檔案數據的存放次序與位邏輯等)、存取方法和存取路徑等。驗證設計——在上述設計的基礎上，收集檔案數據并具體建立一個檔案數據庫，運行一些典型的應用任務來驗證檔案數據庫設計的正確性和合理性。在做上述檔案數據庫設計時，就應考慮到今后修改設計的可能性和方便性。運行與維護設計——在檔案數據庫系統正式投入運行的過程中，必須不斷地對其進行測評、調整與修改，并以此來保障檔案數據庫升級的安全。