檔案業務指導信息化

滄海一粟：2006年7月17日，《中國檔案報》刊載的宋建青、王洪磊的題為《檔案業務指導走信息化之路》的文章，介紹了濟南市歷下區檔案局進行檔案業務指導信息化探索的事跡。該局利用“歷下檔案信息網”的“檔案學苑”欄目，探索了對基層單位檔案人員進行業務指導的新路子。欄目開通后，不斷增加了檔案人員比較關心的業務知識問答，受到大家的熱烈歡迎，瀏覽次數倍增。受此啟發，他們又開通了“檔案信息交流郵箱”，作為局館電子郵箱，使之成為基層檔案人員接受檔案工作信息、交流心得體會的互動窗口。檔案業務指導信息化，在相當程度上，緩解了基層檔案部門業務指導人員少與基層單位業務指導需求量大的矛盾，提高了檔案業務指導工作的效率。網上解疑答問，把有限的指導人員從疲于應付大量的重復性指導和電話答疑中解放出來，既節省了時間和費用，又使指導人員有更多的精力去思考解決個性和典型性問題，拓寬了提供優質業務指導服務的空間。而且，即使是在網上對個別單位的個別問題進行指導，也可使其他單位借鑒參考。

csdailyzh：檔案業務指導信息化是檔案業務指導發展過程中將形成的一種新的指導方式，可以為許多檔案工作者提供快速的信息和業務知識解答，解決工作中的部分難題，同時，為檔案工作者們搭建了經驗交流的好平臺。當前，由于各地檔案工作發展很不平衡，所以，檔案業務指導信息化也存在以下一些矛盾：其一，業務指導員不可能天天呆在網上，特別是基層業務指導員(縣級)，他們大部分時間都要下單位，被接受指導方大部分檔案員都是兼職的，而且，很多檔案員積極性不是很高，既沒有較多的空閑時間上網，上網的主動性也難說；其二，很多檔案業務問題，檔案部門指導員需要到實地去調查，然后回來分析、借鑒和總結的。

dinjianxiong：檔案業務指導走信息化之路，是大勢所趨。以計算機技術和通信技術為核心的信息技術在檔案管理工作領域應用后，大大提高了檔案工作效率，更新了檔案工作者的理念，創新了檔案工作方式，這些已經是不爭的事實。為此，國家檔案局中央檔案館早就下發了《全國檔案信息化建設實施綱要》。既然檔案業務指導工作是檔案工作中的一個環節，個人覺得，其必然會受到信息化的影響并走上信息化之路。從實踐工作來，通過電子郵件、網站欄目、專門論壇、QQ業務群等方式開展業務指導工作，方便、快捷、高效，是有益的，值得探索的新的業務指導新途徑和方法。當然，這對檔案工作者在技能方面和知識方面也提出新的要求，比如計算機知識、網絡知識，以及與此相關的一些其他知識和技能。檔案業務指導信息化之路，也是檔案業務指導工作者學習并掌握新技能、新知識并做一個“學習型”檔案工作者之路。

丹桂飄香：檔案業務指導信息化當然是一個不錯的嘗試，由于電子信息化迅速發展給各行各業帶來了新領域、新的發展契機，文書立卷的改革也給檔案業務指導提供了便利。雖然，目前一些欠發達的地區可能硬件設施跟不上，但是，我們有理由相信，在不遠的將來，檔案業務指導信息化不僅必要而且是檔案業務指導工作的一部分。

zzgy：信息化的業務指導的確能給檔案工作者帶來很大的便利，擴大溝通的范圍，有利于提高工作人員的業務知識水平。但是，這只能說是一種不錯的學習交流方式，是提高基礎業務工作知識水平的必要補充。想要切實提高業務水平，還得從實踐入手，用實踐檢驗、從實踐中獲得，深入到館(室)一線的實際工作中，而不應僅僅只是坐在信息化的設備面前。

pcda：檔案業務指導信息化，不是有無必要的問題，而是研討如何做好做大、如何普及的問題。貧困地區的檔案工作，比物質經濟發達的地方更需要檔案網絡信息化。因為貧困地區最缺檔案專業的師資力量，更缺檔案專業的專家、教授級別人物。網絡，能把大都市的檔案界精英云集到了一起。貧困地區檔案工作的新知識、新動態、新理論從何而來?就從類似“檔案界”的專業網站上學習得來。貧困地區大部分的鄉鎮也已能解決上網問題。但很多地方的電腦多用于打印文件材料，上網用于學習的時間很少。網絡學習、業務指導，迅速便捷，但也應提高這種不受約束學習的自覺性。學習是一件單調的事情，何況枯燥的檔案業務學習。“書到用時方恨少，用時就到網上找。”只要善于學習的人，就會善于利用網絡獲取自己所需要的知識，做到胸有成竹、游刃有余。

成長中的小樹：我個人認為，檔案業務指導信息化是非常有必要的。究其原因，主要有三：其一，檔案種類繁多蕪雜，傳統指導方式難以奏效。檔案業務指導工作主要是對本行政區域內機關、團體、企事業單位和其他組織的檔案工作的業務指導，而這些單位形成的檔案多種多樣，種類繁多蕪雜，只依靠傳統的指導方式不僅效果不明顯，還會浪費許多人力、物力、財力，檔案業務指導走信息化道路是大勢所趨。其二，檔案領域不斷擴大，新的檔案門類不斷涌現，傳統指導方式已應接不暇。檔案業務領域的不斷擴大，勢必需要業務人員有更多的人手和精力進行指導幫助。但眾所周知，檔案部門業務指導人員少，面對的工作領域卻如此之廣，工作量可想可知，業務人員忙得筋疲力盡，心有余而力不足。傳統的業務指導方法已不能適應當今檔案形勢的發展變化，檔案業務指導走信息化道路是勢所必然。其三，檔案業務指導走信息化道路，有利于基層檔案人員利用網絡平臺更好地學習檔案業務知識。基層檔案人員通過網上解疑答問、檔案信息交流郵箱、在線檔案培訓班短片等方式，不僅能方便、快捷、高效地學習檔案業務知識。還能針對本單位的特殊問題進行詳細指導，拓寬業務指導服務的空間，提高檔案業務指導工作的效率和服務質量。

漂流者：從目前的情況看，檔案業務指導信息化，只能說是一種有創新的探索，但將來肯定會成為主要的指導方式的。即使說是一種有意義的探索，也必須注意一些問題：首先，業務指導員必須是兼職而非專職，這是最關鍵的。因為只有兼職，才能進行理論與實踐的結合，做到理論聯系實際。其次，必須明確信息化指導所進行的業務指導范圍。信息化指導，并不是任何業務都可以進行的，而是受業務種類限制的，不能沒有任何根據的瞎指導，有些業務，不是信息化指導所能進行的，必須親臨其境指導。再次，必須明確哪些人員需要信息化指導。對于那些只是為了應付上級的任務而進行咨詢的，堅決避免，減少不必要的資源浪費，即堅決避免那些有“上有政策，下有對策”心理的單位的咨詢。最后，必須明確，目前的信息化指導只能是“面對面”的現場指導的有效補充形式，而不是主要或者唯一的形式。信息化指導還必須注意時效性，而不能像某些“沉睡不醒”或處在“半瞌睡”狀態的政府網站，信息化指導必須每天都有兼職人員輪流進行“在線”解答，做到及時、有效。

80新手：一直以來，我們進行業務指導大多都以“面對面”、“手把手”式的以“一家一家”為單位進行指導的方法為主，而且指導的重點是機關鄉鎮單位，這種指導方法工作量大，費時也費力，形成了一遍一遍的重復勞動。利用信息化的網絡進行業務指導不受時間、地點、年齡等各方面的約束，獲得指導信息迅速、方便。我認為，目前，檔案業務指導信息化不是有無必要的討論，而是兩種形式并存、共同發展。有一天，檔案信息化的指導必然要取代“面對面”、“一對一”的指導，這是時間早晚的問題。

蘭臺新兵：檔案業務指導信息化只能是業務指導的一個方式，我們不能用其完全取代“面對面”、“手把手”式的業務指導。如果我們只是采用信息化的業務指導方式，很可能只是“高談闊論”、“紙上談兵”，能否達到目的、效果，一切只能是未知數。業務指導的過程，也就是調研的過程。不下基層、不深入實際，發現不了問題，單純坐在電腦前的指手畫腳只能是大道理多，基層聽明白得少，對于問題的解決還是一團“霧水”。業務指導信息化，需要指導者與被指導者互動。如果被指導者不響應，一切只是你一個人在唱，完全沒有意思，你也沒有激情唱下去。

追夢人：檔案業務指導信息化是檔案業務指導工作的必然趨勢，隨著檔案信息化程度的不斷提高，這種業務指導方式會更好地得到應用。但在我們的實際工作中，還得不到更廣的應用，特別是在我們縣一級基層的實際工作中還不是很完美。檔案人員的頻繁更換，你必須得到各個檔案室去指導，因為檔案員的業務程度不一樣，有些問題你親自去根本解決不了。我們應當運用信息化這一手段與下基層指導相結合，更好地搞好檔案業務指導工作。

小魚兒：我認為，檔案業務指導向信息化邁進是檔案業務指導的一次重大變革，但目前來看，還存在以下阻力：其一，檔案業務指導者自身的問題。檔案業務指導信息化的前提條件之一是指導者自身需精通計算機方面的知識，科室配備有計算機設備。而目前，大多數基層業務科室根本沒有配備計算機，業務人員的計算機技能低，沒有參加過這方面的技能培訓，所以，業務指導信息化困難。其二，檔案室的檔案人員同樣面臨無設備、無技能的狀況，雖然，有些單位購買了檔案軟件，但大多數是裝在了辦公室的計算機上，只是每年文件歸檔輸入一下目錄而已。所以，業務指導者即使自身問題解決了，又能怎樣?業務指導信息化還需要各級檔案部門共同努力，比如，多舉辦些技術含量高的業務培訓班等。

ntxzhd：不僅檔案業務指導要走信息化之路，整個檔案事業的發展都要走信息化之路，這不是有無必要的問題，而是大勢所趨。現在，我們需要討論的，不應該是檔案業務指導(乃至整個檔案工作)走信息化之路有沒有必要的問題，而是應該討論信息化之路如何走的問題。在信息化過程中，出現這樣那樣的問題、這樣那樣的障礙，是不奇怪的，主要是有些人的思想認識還沒有跟上來。現在的當務之急：一是發展經濟，爭取更多的地方財力投入檔案信息化建設；二是加大宣傳力度，提高對信息化的認識，使更多的基層檔案人員支持并參與檔案業務信息化指導工作，使更多的社會公眾關心和支持檔案信息化建設；三是加快提高檔案人員的信息化素養，加快培養檔案信息化人才隊伍。但檔案業務指導要走信息化之路，并不妨礙你去搞傳統的業務指導，如果認為有必要，當然可以下基層，來一個“面對面地講，手把手地教”。

(摘自《檔案界》網站)