對檔案軟件的幾點細節要求

檔案信息化開展十余年來，檔案管理軟件逐漸從單機版發展到C／S、B／S架構的網絡版，功能也由簡單的計算機輔助管理演變到文檔工作一體化。但在實用性和易用性上，多數檔案軟件存在著不足，只有把這些看似簡單，實際上嚴重影響用戶滿意度的細節處理好，才能吸引更多的檔案用戶。

1 通配符檢索必不可少

檔案軟件的查詢功能主要有模糊檢索和精確檢索，模糊檢索是指檢索條件為包含的查詢，即查詢字段中只要存在同錄入條件匹配的信息，就挑選出來。模糊檢索的使用頻率最高，通常情況下可以滿足利用要求，比如對題名、責任者等的檢索。模糊檢索實際上是忽略檢索條件在數據字段中的位置，只求內容匹配，如果輸入的內容有誤，就會影響檢索結果，比如將公司錯錄為公示，就無法查出該條信息。

在婚姻、社保、招工、下鄉等包含姓名字段的專門檔案數據庫中，“姓名”是主要的檢索用詞，但由于年代久遠或者著錄登記錯誤，利用者提供的人名信息往往與數據庫中記錄的不符。例如：想檢索姓名為“李麗華”的記錄，有可能是李利華、李利花、李麗花…等多個同音不同字的待選條件，如果對每個字符做逐一替換檢索，需同時輸入多條表達式，即姓名包含李麗華，或包含李利華、李麗花等眾多的檢索條件，操作者錄入麻煩還極可能漏檢，嚴重影響了工作效率。針對這種檢索用字不準確，邏輯關系不恰當，影響查全率和查準率的情況，就必須要用到通配符檢索。

通配符是一類鍵盤字符，包括星號(*)、問號(?)和百分號(％)等，在搜索數據庫中的數據時，通配符可以替代一個或多個字符。通常星號“*”匹配一個字符，問號“?”或百分號“％”匹配任意字符。使用通配符查詢可以從擴檢入手，采用近音詞、同義詞等相關詞檢索，準確固定檢索條件的位置，有效調節檢索表達式的網羅度，例如上例中的李麗華，只要輸入姓名包含李*華的檢索條件，數據庫中諸如李麗華、李利華、李中華等均可檢出，或輸入李麗*的檢索條件，諸如李麗華、李麗玲等均可檢出，然后在一定查全率的基礎上再進行縮檢，最終滿足利用需求。

2 自定義功能最好簡單化

當前的檔案管理軟件基本都具有自定義功能，檔案工作者經過培訓后，可以根據工作需要增加新的檔案門類，不用完全依賴于軟件公司，真正做到隨需應變。軟件不再是不能改進和增強的靜態系統，而是隨著需求的變化而變化的動態系統。

自定義功能一般包括數據表、著錄界面、打印報表等幾大項。相比較來說，數據表、著錄界面的自定義功能較簡單，一般是在固定的模板中輸入具體的字段名、字段類型、字段大小等即可實現。報表自定義功能則相對復雜，每一個特殊要求報表的生成，牽涉到表格排列、數據掛接、函數生成等技術，對操作者的軟件知識水平有一定的要求。任何需要學習的功能，都只會吸引一小部分用戶，軟件開發商最好能夠提供一個簡單好用的報表設計器，采用簡單的數據分組、擴展、純拖拽等方式來進行報表設計，使得普通的檔案工作者無需掌握復雜的代碼編寫技能，就可以隨時根據需要設計符合業務要求的報表，在降低用戶學習成本的同時，來滿足檔案工作的日常需求。

3 數據轉換格式盡量通用化

信息安全的重要性告訴我們，數據不僅要備份，而且要異地、異質備份。異地、異質備份的關鍵環節之一是數據轉換，將大量的歷史數據規范成計算機系統易識別、利用的標準格式，確保在脫離原管理系統的情況下，檔案信息順暢流通和交換。數據轉換功能包括數據導入和數據導出，即將不同格式的歷史數據載入現有系統中或將現有數據脫離檔案管理系統，兩者缺一不可。很多軟件該項功能操作步驟繁瑣，使用起來很不方便。比如有的軟件在導出時，需要首先建立數據字典，要求將數據表中的每個字段同導出文件的字段一一對應，然后才能導出。導出的數據格式也五花八門，包括dbf、.mdb、.xml、.txt等多種類型，其中的很多格式用戶可能一次也沒有應用過。

針對檔案數據庫文本型字段比較多，數值型字段較少，基本不使用數值計算功能的特點，建議將數據導出格式默認為Excel格式。在日常工作中，因為office辦公軟件的普及，Excel程序被廣泛使用，作為功能強大的電子表格軟件，它界面友好、使用方便，不僅在圖表處理方面獨領風騷，而且在數據統計和分析上也有著數據庫軟件不能比擬的簡單易用的特點。將數據轉換為Excel格式能帶來三方面的好處：數據可以運行于任何平臺上，數據庫可以很容易地與服務器集成，用戶可以很容易就整合數據。

(李興利組稿，作者單位：焦作市檔案局)