也談收文加蓋歸檔章問(wèn)題

摘要：本文從檔案定義，文件與檔案的形成、轉(zhuǎn)化目的與過(guò)程，檔案的基本屬性，檔案的唯一性四個(gè)方面，論述了檔案的屬概念是“文件”、是“歷史記錄”。文件的形成目的是為了記述情況、傳達(dá)意圖、聯(lián)系工作、處理事務(wù)、擴(kuò)大空間傳播范圍；保存檔案的目的是為了延續(xù)記憶、擴(kuò)大時(shí)間傳播范圍。“發(fā)文”與“收文”是同一目的行為在不同階段形成的“歷史記錄”；文件的歷史價(jià)值與時(shí)空傳播功能，是文件轉(zhuǎn)化為檔案的基本條件；檔案的基本屬性與唯一性是判定檔案的基本標(biāo)準(zhǔn)。進(jìn)而得出收文加蓋歸檔章本來(lái)就不是一個(gè)問(wèn)題的結(jié)論。

關(guān)鍵詞：檔案；文件；關(guān)系；歸檔問(wèn)題

2010年第2期《檔案管理》雜志刊發(fā)了鞏磊同志的《收文加蓋歸檔章帶來(lái)的問(wèn)題》一文(以下簡(jiǎn)稱“鞏文”)，提出“收文的歸檔章蓋在哪里合適”，“收文處理單和收文是不是一份文件”，“收文是不是檔案，還是收文加收文處理單是檔案”三個(gè)問(wèn)題。并指出：“雖說(shuō)操作層面的問(wèn)題好解決，但操作層面的問(wèn)題受制于理論。理論不解決，實(shí)際操作就不好解決”。對(duì)此，筆者談點(diǎn)個(gè)人看法，兼與鞏磊同志商榷，也望廣大檔案界同仁不吝指教。

要解決上述問(wèn)題，關(guān)鍵是要解決什么是檔案，文件與檔案的關(guān)系和收文是不是檔案的問(wèn)題。

1 從檔案定義看文件是檔案的屬概念

什么是檔案?世界各國(guó)對(duì)檔案定義的語(yǔ)言表述各不相同。我國(guó)著名的檔案學(xué)者何嘉蓀教授對(duì)世界范圍內(nèi)的檔案概念進(jìn)行了比較研究后，把它們概括分四種類型，美國(guó)型、法國(guó)和西班牙型、國(guó)際檔案理事會(huì)英語(yǔ)型、中國(guó)型。第一種類型以美國(guó)為代表，主張“檔案是經(jīng)鑒定值得永久保存的文件”，而且是有選擇的文件(永久保存的文件)。第二種類型的檔案概念以法國(guó)和西班牙為代表，主張“任何自然人或法人，任何國(guó)家機(jī)關(guān)或組織，任何私人機(jī)構(gòu)或部門(mén)，在自身活動(dòng)中產(chǎn)生或收到的文件整體，不管形成日期、形式和制成材料如何，都是檔案”。這種檔案定義的屬概念也是“文件”，而且是“自身活動(dòng)中產(chǎn)生或收到的文件整體”。第三種類型是國(guó)際檔案理事會(huì)主編的《多語(yǔ)種檔案術(shù)語(yǔ)詞典》提出的，其英語(yǔ)定義則指出：檔案是“由形成者或其職能的繼承者為自己利用，或由適當(dāng)?shù)臋n案館因其檔案價(jià)值，而保存的經(jīng)過(guò)挑選或未挑選的非現(xiàn)行文件”。這種檔案觀把檔案定義為有保存價(jià)值的“非現(xiàn)行文件”。第四種類型是中國(guó)的檔案概念。中國(guó)的檔案定義有100多種，而且經(jīng)歷了漫長(zhǎng)的時(shí)空演義，從1937年，何魯成在《檔案管理與整理》中認(rèn)為：“檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯案編制留待參考之文書(shū)”，到2000年，中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》中主張：“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中，直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄”。其核心是檔案是“直接形成的”、“各種形式的”、“歷史記錄”，其中的“各種形式”一般認(rèn)為是“文字、圖表、聲像等”形式，不少人也把他們統(tǒng)稱為“文件材料”。

綜合上述，世界范圍內(nèi)四種類型的檔案定義，雖然不盡相同，但有一點(diǎn)可以基本趨同，那就是檔案的屬概念是“文件”或“歷史記錄”，而且這種“歷史記錄”是以“文件材料”形式出現(xiàn)的。

2 從文件與檔案的形成(轉(zhuǎn)化)目的與過(guò)程看檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的。

對(duì)于文件與檔案的關(guān)系，近幾年來(lái)爭(zhēng)論不休。一曰：“文件是檔案的前身”，“檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的”；二曰：“檔案形成在前，是文件的前身，文件是檔案的復(fù)制件”，三曰：“文件是檔案的一部分，檔案包含文件”。筆者分析了文件、檔案的形成、轉(zhuǎn)化目的與過(guò)程，同意第一種觀點(diǎn)，其理由如下。

人類社會(huì)發(fā)展需要彼此間的聯(lián)系，在人類社會(huì)發(fā)展的野蠻時(shí)期，人們彼此間的聯(lián)系靠自身的動(dòng)作、簡(jiǎn)單的呼叫與視覺(jué)、聽(tīng)覺(jué)的感受完成。后來(lái)，人們?yōu)榱松詈蜕鐣?huì)交往的需要，創(chuàng)造了“結(jié)繩”和“刻契”的方法輔助記憶，交流思想、處理事務(wù)。當(dāng)有了文字的文明時(shí)代到來(lái)以后，人們便利用文字(包括其他記錄符號(hào))與載體的結(jié)合，通過(guò)文書(shū)(文件)處理過(guò)程，把自己需要表達(dá)的意圖擬制成文件，傳遞給需要聯(lián)系的針對(duì)機(jī)關(guān)或個(gè)人，達(dá)到傳達(dá)意圖、聯(lián)系工作、處理事務(wù)的目的。通過(guò)擬制程序形成的文件，人們把它稱為“發(fā)文”，發(fā)文是作者真實(shí)意圖行為的原始記錄，發(fā)文處理單記錄了發(fā)文直接形成的過(guò)程。

文件的出現(xiàn)，拓展了信息傳播的空間和時(shí)間范圍。然而，文件通過(guò)擬制發(fā)放程序后，并沒(méi)有完成它記述情況、傳達(dá)意圖、聯(lián)系工作、處理事務(wù)的任務(wù)。因?yàn)椋魏涡纬珊缶头忾]起來(lái)或發(fā)出后不被人理睬的文件都是毫無(wú)意義的。只有通過(guò)發(fā)文單位或個(gè)人與收文單位或個(gè)人文書(shū)處理程序的銜接與統(tǒng)一，才能完成信息空間的傳播功能。為此，發(fā)文機(jī)關(guān)一般都在發(fā)文處理過(guò)程中注明了主送和抄送機(jī)關(guān)，體現(xiàn)了發(fā)文的針對(duì)性意向，起到了連接發(fā)文與收文處理程序于一體的作用。因此，人們通過(guò)發(fā)文處理程序與收文處理程序共同完成了思想意識(shí)的空間傳播過(guò)程，這一過(guò)程，直接形成了思想意識(shí)傳播與辦事的工具一文件(發(fā)文與收文)。

人們不僅為從空間上傳播思想意識(shí)而制作文件，還有從時(shí)間上傳播思想意識(shí)而制作文件的需求。為了延長(zhǎng)大腦記憶功能的需要和時(shí)間上信息的傳播范圍，在遠(yuǎn)古沒(méi)有文字的情況下，就采取“結(jié)繩”和“刻契”記事的方法，后來(lái)，有了文字，就發(fā)展為文字記錄或記敘的方法來(lái)記事。這就是形成了我國(guó)歷史上重修史著書(shū)而忽視檔案管理的原因之一，造成我國(guó)現(xiàn)存歷史、圖書(shū)資料多而存檔少的結(jié)果。這種事后記敘的方法，往往帶有很強(qiáng)的政治和迷信偏見(jiàn)性。后來(lái)，人們發(fā)現(xiàn)辦事過(guò)程中直接形成的發(fā)文處理單、印制樣本、定稿(含重要文件的草稿和歷次修改稿)和收文處理單、來(lái)文原件共同記錄了人們記述情況、傳達(dá)意圖、聯(lián)系工作、處理事務(wù)的全過(guò)程，它自身具有客觀性，是人類社會(huì)活動(dòng)的直接記錄，把他們保存起來(lái)作為歷史證據(jù)，供現(xiàn)代和后人參考研究最為客觀真實(shí)。于是，人們就發(fā)現(xiàn)了文件的歷史價(jià)值，被作為歷史記錄的“案卷”保存在“框格”和“櫥架”上，因此，就有了檔案。

綜上所述，人們擬制文件的目的是為了記述情況、傳達(dá)意圖、聯(lián)系工作、處理事務(wù)，這一目的需要發(fā)文和收文雙方共同完成。因此發(fā)文和收文處理過(guò)程是同一目的行為的統(tǒng)一過(guò)程。發(fā)文和收文是同一目的行為在不同階段產(chǎn)生和使用的辦事工具，是同一目的活動(dòng)“直接形成的”“歷史記錄”。

文件在完成了它記述情況、傳達(dá)意圖、聯(lián)系工作、處理事務(wù)的職能后，其現(xiàn)行價(jià)值減退，作為記憶工具的歷史價(jià)值顯現(xiàn)，它的時(shí)空傳播作用和歷史價(jià)值使它轉(zhuǎn)化為檔案，空間傳播功能與時(shí)間范圍傳播功能是文件與檔案的本質(zhì)區(qū)別。從文件與檔案的形成轉(zhuǎn)化目的與過(guò)程看，“文件是檔案的前身”，“檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的”。如果說(shuō)“檔案形成在前，是文件的前身”擬制的目的是為了形成“檔案”，那“檔案”一經(jīng)形成保存起來(lái)就行了，因?yàn)檫@是形成者的“目的”，如果是這樣，就不存在社會(huì)檔案意識(shí)淡薄問(wèn)題了，現(xiàn)在的文書(shū)處理機(jī)構(gòu)也應(yīng)該改改名稱、調(diào)調(diào)編制了。事實(shí)恰恰相反，正因?yàn)閿M制的目的不是形成檔案而是形成文件，人們習(xí)慣了發(fā)揮文件的功能而忽視檔案的功能，重視文書(shū)處理工作而忽視檔案工作，才有了社會(huì)檔案意識(shí)淡薄之說(shuō)。

3 從檔案的基本屬性看發(fā)文和收文都是檔案

檔案是直接形成的“歷史記錄”，所謂“直接形成”，是“由于它是隨著工作活動(dòng)的客觀需要而形成的，歷史怎樣發(fā)展，人們?cè)鯓踊顒?dòng)，檔案就怎樣記錄”。檔案因“直接形成”而“原始”，所以“原始記錄性是檔案的基本屬性”。那么，文件是否具有這一屬性呢?

文件有兩類，即“發(fā)文”和“收文”。很顯然，發(fā)文經(jīng)過(guò)擬稿、核稿、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、蓋印后形成文件。這一過(guò)程由發(fā)文處理單記錄了下來(lái)，又經(jīng)過(guò)登記，分發(fā)、注發(fā)后進(jìn)入下一道運(yùn)行程序，這一過(guò)程詳細(xì)記錄了發(fā)文機(jī)關(guān)的歷史活動(dòng)進(jìn)程，當(dāng)然是“直接形成的”“原始記錄”，是屬于檔案。

發(fā)文進(jìn)入收文機(jī)關(guān)后，經(jīng)收文單位或個(gè)人“簽收”，進(jìn)入收文處理程序，經(jīng)登記、擬辦、批辦進(jìn)入承辦程序。收文單位或個(gè)人的“擬辦”、“批辦”過(guò)程，正是收文單位或個(gè)人對(duì)收來(lái)文件內(nèi)容的認(rèn)可和融合過(guò)程。在這一過(guò)程中，收文單位或個(gè)人提出了對(duì)來(lái)文內(nèi)容的認(rèn)同程度和執(zhí)行處理意見(jiàn)，把發(fā)文單位或個(gè)人的意圖轉(zhuǎn)化成了自己的意圖。其實(shí)，這一過(guò)程，是收文單位或個(gè)人對(duì)收來(lái)文件內(nèi)容的再加工處理過(guò)程。這一過(guò)程，以收文處理單形式記錄了下來(lái)。因此，收文處理單和收文共同組成收文機(jī)關(guān)或個(gè)人“直接形成的”“歷史記錄”，具有“原始記錄”性，當(dāng)然應(yīng)該轉(zhuǎn)化為檔案。

4 從檔案的唯一性看文件與檔案

“檔案是唯一的，其價(jià)值也因唯一而存在。唯一性是檔案區(qū)別于其他文獻(xiàn)信息的重要標(biāo)準(zhǔn)。”其唯一性包括兩方面內(nèi)容：一是檔案形體上的唯一。如發(fā)文作為檔案的唯一形體包括文件樣本、發(fā)文處理單、定稿以及重要文件的草稿與歷次修改稿。收文作為檔案的唯一形體，包括收文處理單和收來(lái)文件。二是它內(nèi)容上的唯一性，是它相對(duì)于其他內(nèi)容文件的唯一。發(fā)文處理單、樣本、原稿，收文處理單和來(lái)文共同體現(xiàn)了文件實(shí)體在不同運(yùn)行階段的直接形成過(guò)程，證明只有此種唯一內(nèi)容的文件才是歷史的真實(shí)記錄，才能轉(zhuǎn)化為檔案。

5 關(guān)于收文加蓋歸檔章問(wèn)題

對(duì)于收文加蓋歸檔章的問(wèn)題，正如鞏文說(shuō)的那樣“操作層面的問(wèn)題受制于理論，理論問(wèn)題解決了，操作層面的問(wèn)題好解決。”《歸檔文件整理規(guī)則》(DA／22—2000)規(guī)定：“在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章”。《河南省檔案局<歸檔文件整理規(guī)則>實(shí)施細(xì)則》(以下簡(jiǎn)稱《實(shí)施細(xì)則》)規(guī)定：“歸檔章一般應(yīng)蓋在每份文件上端右上角的空白的位置”。這本來(lái)已經(jīng)說(shuō)得很清楚了，因?yàn)榘l(fā)文的樣本、發(fā)文處理單，原稿、重要文件的歷次修改稿，是作為一份歸檔文件歸檔的，收文處理單與來(lái)文也是作為一份歸檔文件歸檔的。鑒于目前檔案界受“收文不是檔案”理論的影響，《實(shí)施細(xì)則》強(qiáng)調(diào)“收文處理單應(yīng)與來(lái)文作為一件”，“收文處理單放在來(lái)文前邊”來(lái)處理。

其實(shí)，歸檔章應(yīng)蓋在哪里，本不是問(wèn)題。文書(shū)立卷改革把案卷級(jí)整理改為文件級(jí)整理，“件”是歸檔文件整理的特有概念，是歸檔文件整理單位。歸檔章應(yīng)蓋在每件檔案的首頁(yè)上，哪怕一件檔案有若干份文件，歸檔章也只蓋在這件檔案的首頁(yè)上，而不是分別蓋在每份文件的首頁(yè)上，這是常識(shí)。