談煤礦重點建設項目中的檔案驗收工作

重點建設項目檔案是指重點建設項目從提出、立項、審批、招投標、勘察設計、施工、監理到竣工驗收的全過程中形成的具有利用和保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件資料。它形成于煤礦重點建設項目的全過程，既是重點建設項目的基礎工作。也是檔案工作的一個組成部分：既是重點建設項目的歷史記錄，也是項目投產后運行、維修、管理、改擴建和技改等工作的重要依據。所以，做好項目檔案工作對今后煤礦的安全生產建設工作尤為重要。

按照河北省重點建設項目檔案專項驗收辦法中的規定，煤礦企業檔案部門在開展這項工作中應注意以下幾個問題：

一、要建立健全檔案管理體制。明確分管領導和專兼職檔案人員

建立和落實企業檔案管理體制是使檔案工作步入科學化、規范化、系統化的有效手段，首先要明確企業分管檔案工作的領導同志，加強對檔案工作的領導、監督和檢查，建立健全各項檔案管理制度，并配備業務素質好、工作責任心強的專兼職檔案人員，負責文件材料的收集、整理、立卷歸檔工作。分管檔案工作的企業領導，應把檔案作為企業不可分割的重要組成部分加強管理。完善和落實“三納入”，即把檔案工作納入企業發展規劃，納入企業目標管理，納入有關部門、人員的崗位職責和工作標準，使其管理責任制度化，便于監督、檢查、管理和考核，建立長效機制。確保重點建設項目檔案的完整、準確、安全和有效利用。

二、注意歸檔項目檔案的完整性、準確性和系統性

應歸檔的文件材料必須完整、準確、保持有機聯系，反映重點建設項目的真實情況，而開展收集工作、明確收集范圍對于項目檔案順利通過驗收至關重要。

(一)完整性的要求：各門類檔案收集齊全。非紙質的文件材料應與文字說明一并歸檔。應歸檔的文件材料包括：

1、工程依據性技術文件材料：包括工程申請報告、可行性研究報告、設計任務書、協議書、委托書、合同、設計方案及審批材料等。

2、工程基礎性文件材料：包括選址、環境報告等資料。

3、工程設計文件包括水文、地質勘探報告及各階段設計說明書、概算書、設備清冊及圖紙等。

4、施工文件材料包括開工報告、施工任務書、協議書、圖紙會審資料、施工設計方案、施工定位測量、地質勘探資料、巖土試驗報告、地耐力試驗報告、施工記錄、紀要、設計更改聯系單、隱蔽工程驗收記錄、工程測試、沉降、位移、變形、觀測記錄、工程質量事故報告及處理記錄；工程質量檢查、評定資料；設備、管線及電氣、儀表施工安裝記錄、質量評定、事故處理報告等。

5、工程竣工文件材料包括建筑安裝工程總量表、竣工圖、竣工報告、工程質量鑒定報告、工程移交證書、工程決算、隨工檢查簽證、工程變更單、工程遺留問題處理意見、協議等。

6、監理文件包括監理通知、備忘錄、報告、會議紀要；施工質量分析；監理規程：合同管理文件、三控制文件、協調文件等。

7、設備文件包括設備、材料采購合同、出廠質量合格證；設備、材料裝箱單、開箱記錄：設備圖紙使用說明書：設備安裝調試記錄。

8、竣工驗收文件包括工程竣工驗收報告；工程設計、施工、監理總結：工程審計、財務決算報告；環保、消防、檔案等竣工驗收審批文件。

9、聲像檔案：開工、竣工儀式及領導視察等與建設項目有關的聲像材料也應一并歸檔。

(二)準確性的要求：收集歸檔的文件材料要真實可靠準確，文件、合同簽字、蓋章手續齊備。一般應歸檔為檔案原件，無原件的可將具有憑證作用的文件材料歸檔；一式一份，重要的利用率較高的和有專門需要的可適當增加份數。案卷題名要求文字簡練、內容概括，字數一般保持在三、四十個字之內，最多不超過五十個字；案卷文件目錄能將保管單位內的每一件文件材料的內容詳盡的體現出來并與之準確對應：對歸檔的竣工圖要求全部加蓋竣工圖章。

(三)系統性的要求：對于項目檔案的分類，要遵循項目檔案的自然形成規律和特點，按照標準科學分類，類目設置要求清晰、簡明，以保證編目工作的科學性、系統性。

對于項目檔案的組卷，重點建設項目檔案的案卷質量應符合國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》，各種文件原件齊全，內容準確，圖物相符，組卷合理。便于保管和提供利用。卷內文件材料的排列次序必須保持文件材料的連貫性和系統性，編號簡單明了，案卷封面、案卷文件目錄、備考表填寫規范、清晰，以達到便于查考和便于統計的目的。

三、項目檔案的安全保管要符合要求

1、檔案庫房建設明確要求庫房、辦公室、閱覽室分設：庫房應安裝空調、配備消防設施、溫濕度儀等，并具有抗震、防盜、防火、防水、防潮、防霉、防塵、防污染、防蟲、防鼠、防高溫、防光等“十防”保護措施，檔案柜架、檔案盒要符合國家要求，以保證檔案的安全、最大限度的延長檔案壽命。

2、檔案信息化建設方面要求配備計算機、復印機、掃描儀、照相機等必要的辦公設備。

3、歸檔的文件材料要字跡清晰、圖面整潔、簽字手續完備，不得用易褪色的書寫材料書寫、繪制，要符合耐久性的要求。

檔案部門要主動加強與單位重點建設項目主管部門的溝通與聯系，密切配合，形成合力，掌握項目基本情況，結合重點建設項目的實際，認真履行檔案工作的監督指導職責，及時提出工作要求，不斷強化服務意識，改進工作作風、提高辦事效率，保證重點建設項目檔案的齊全、完整和準確，為企業的發展保駕護航。