檔案收集工作中存在的問題及對策

檔案是人類社會實踐活動的產物，是人類社會歷史真實面貌的原始記錄。它不僅在人們的現實生活中具有重要的憑證與參考作用，而且對于維護人類社會的歷史真實面貌具有重要的意義。檔案的來源廣泛，內容豐富，形式多樣，因此對檔案的收集是一項重要工作。檔案收集工作，就是按照有關規定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，把分散在各機關、個人手中或散失在其他地方的檔案，分別集中到各有關機關檔案室或各級各類檔案館，實行集中統一管理。收集工作是檔案管理工作的起始環節，與其他各個環節的工作相比，它處于一種特殊地位，特別是在簡化檔案整理工作、強化檔案利用工作、突出館藏特色的今天，檔案的收集工作已變得越來越重要。

一、檔案收集工作存在的問題

檔案收集工作是檔案管理工作的基礎，然而，這個基礎工作在檔案部門卻不那么牢固。自《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案工作條例》頒布后，檔案收集工作雖然有章可循、有法可依，與過去相比有很大的改進和加強，但仍受一些條件的影響和諸多因素的制約，存在著不足和弊端。

1.檔案管理的規章制度不完善

很多單位或部門雖然建立了相應的檔案管理制度，但并不健全。單位每年會產生大量文件資料和各種音像、圖片、圖表及實物等等，區分不清哪些該收集存檔，哪些不在存檔之列，造成了應該歸檔的沒有收集，不在歸檔范圍內反而收集齊全的不合理現象。檔案的收集應該是日常的、有計劃、有步驟的工作，但一些單位的實際情況是，平時疏于收集、積累和管理，每到年底時臨時突擊、窮于應付，該入檔的資料未入檔，不該入檔的卻拿來濫竽充數，造成檔案的缺失或卷宗殘缺不全，給今后的檔案利用造成了很大困難。這些都是檔案管理部門規章制度缺失、不完善，執行不認真造成的。

2.檔案人員的工作缺乏主動性和創造性

檔案管理人員認為自己所從事的工作不被單位或部門領導重視，未把檔案收集工作列入機關工作議事議程，更缺乏必要的關注與指導，致使機關內的檔案收集工作大都處于無人問津或問之不多的放任自流狀態。所以在工作中處于消極態度，采取“坐、等、靠”的方式，凡事都要等到上級領導批準了才去做，或者日常工作、活動中產生的珍貴資料形成你交我收、坐等上門的封閉工作狀態，常常使一些有價值的資料失去了收集的機會，讓單位蒙受了不必要的損失。

3.檔案收集內容單一

隨著信息化時代的到來，計算機和互聯網的普及應用，檔案不再僅僅是單一的紙質檔案，以磁、電、光等為主要載體的電子檔案應運而生。由于網絡的介入，無疑為檔案室的檔案查詢、文獻編纂、擴大館藏容量、目錄檢索帶來了方便。但是很多檔案管理人員思維落后，墨守成規，或者自身素質有限，并沒有認識到電子網絡的重要性和先進性，忽視了電子檔案的收集。

4.檔案內容不完整，檔案材料的成套性、系統性差

許多保存的檔案中，材料有印件無定稿，有上文無下文，有批復無請示，有附件無正件，無法反映某項活動的全過程。接收檔案時，一個機關的檔案，應集中保存在一個機關檔案室，一個全宗的檔案不應分散保管，不同全宗的檔案也不能混雜。

二、做好檔案收集工作的措施

目前，影響檔案收集工作的有內部和外部兩個方面的因素，但主要還是檔案人員業務管理水平不高。要做好檔案收集工作，檔案人員必須熟悉和掌握收集工作的各種渠道和方法，處理好在檔案形成過程中的各個環節、各個部門的關系，實行全方位的有效管理。

1.建立、健全歸檔制度，強化檔案管理

歸檔制度是檔案管理部門收集檔案，監督、指導、檢查文件材料歸檔的必要手段。檔案管理部門必須根據《中華人民共和國檔案法》及《機關檔案工作條例》等有關法律法規的要求，建立起符合本單位的歸檔制度。實踐證明，沒有一整套規范的、標準化的、行之有效的歸檔制度，就會影響到檔案的歸檔率、完整率、準確率，從而影響到對檔案的合理、有效利用，以致阻礙了本單位其他工作的正常運轉。

2.加強檔案工作的宣傳，增強檔案收集意識

要做好檔案收集工作，首先需要加強檔案工作重要性的宣傳。隨著改革開放的深入發展和信息化時代的到來，對檔案信息的利用和需求日漸增多，檔案利用服務已成為檔案工作的中心和熱點。因此要大力宣傳，使大家逐漸認識到檔案收集是單位一項重要的基礎性工作，從而取得大家對檔案工作的支持。一項工作完成的好壞與否，與領導的重視程度有著密不可分的聯系，領導的重視與支持是完成這項工作的強有力的保證。只有讓領導認識到了檔案的重要性，才能很好地支持檔案的收集工作，得到領導的大力支持，規章制度才能落到實處，才能得到其他相關部門的大力協助。

3.加強檔案管理人員培訓，全面提高其素質

檔案管理人員是檔案工作的主體，是檔案管理工作的關鍵因素。因此，要全面提高檔案管理人員的素質，提高服務質量，使之真正為合理、有效地利用檔案提供有力保障。檔案管理工作是一項繁瑣性和重復性較強的工作，容易使人產生厭煩和不滿情緒。所以，檔案管理部門要注意檔案管理人員任勞任怨、愛崗敬業精神的教育和培養，疏導檔案人員的不滿情緒，增強其工作主動性，平時做到“三勤”:腿勤、口勤、手勤，與其他部門加強聯系，溝通信息，廣泛收集。另外，檔案工作也是一項專業性很強的工作，檔案工作人員的業務素質直接關系到檔案管理水平，要全面提升檔案管理水平，必須要有一支業務素質高、不斷學習進取的優秀檔案人員。所以，單位要根據實際情況，加強檔案管理人員的培訓、學習，找到薄弱環節，突破重點，不斷提高專業水平和實際操作技能。

4.科學地、有計劃、有目的地開展檔案收集工作

以科學的管理手段，以檔案工作的實踐經驗和利用者的反饋信息為依托，建立符合檔案工作規律和特點的標準，保持檔案收集工作的順利進行，使檔案工作逐步向規范化、現代化方向發展。為了提高檔案質量，必須切實把握檔案收集工作的特點，科學、有序地開展工作。首先，一旦獲取有價值的信息資料，就要及時作出檔案收集計劃，并按照計劃要求，有條不紊地做好每份檔案的收集工作。其次，注重檔案的系統性和完整性。系統性與完整性是維護檔案價值的主要條件，如果一份檔案殘缺不全或者雜亂無章，無論它多么珍貴，也會大大降低甚至失去其應有的價值。因此，在收集檔案的過程中，應使每份收集的檔案不僅在種類、內容上齊全完整，同一類、同一項活動的檔案也應當是一個有機整體，不應破壞檔案的系統性和完整性。

檔案的收集工作是一項科學、細致的工作，它在整個檔案管理工作中占有重要地位，是一個關鍵性的環節。因此，我們要做好這項功在當代、利在千秋的工作，就必須切實找出檔案收集工作中存在的問題，針對其采取相應措施，本著兢兢業業、扎扎實實的工作作風，將檔案事業做得更好，發揮其應有的社會價值。