加強醫院檔案規范管理促進檔案信息資源利用

醫院是為病人提供醫療服務的場所，“一切以病人為中心”是我們管理工作的指導原則。可是反映一個單位整體的管理水平，卻與檔案管理密不可分，檔案工作也是管理工作的重要組成部分。所以加強對這一信息資源的規范化管理，對醫院領導決策科學化和醫院現代化建設極為重要。

一、充分認識檔案管理的重要性

醫院檔案管理在醫院建設和醫療衛生事業發展中發揮著越來越重要的作用，因此領導要高度重視，充分認識檔案管理在醫院發展建設中的重要作用。檔案管理充分體現了醫院的基礎管理水平，是醫院管理向制度化、規范化、科學化方向發展的重要標志，是不斷提高醫院管理水平的需要，因此，做好醫院檔案管理和利用具有十分重要的意義。

二、提高檔案管理人員素質，實現檔案管理數字化

《檔案法》中明確規定“檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識”。隨著時代的不斷進步和發展，這已成為了對從事檔案管理工作人員的最基本要求。但僅僅這些還遠遠不夠。傳統的管理方法已不能滿足檔案事業發展的需要，取而代之地是計算機這一高科技的產品投入到檔案管理工作中，提高工作效率和精確度，實現資源共享，滿足醫療、教學、科研等多方面的需求，從而共同推動醫療事業的發展。這就要求在加強硬件設施的同時，更要提高工作人員綜合素質，即具備跨學科的專業知識。

目前最重要、最基本的現代化管理手段之一是計算機管理，將檔案按內容分門別類地輸入計算機，具有檢索快捷、方便、高效等優點，這既是人類勞動能力的結晶，更是工作質量的飛躍，可以使檔案信息的處理、傳輸獲得前所未有的效果。配備整套檔案掃描系統，改革單純由人工錄入資料的相對落后做法，提高檔案管理的質量和檔案管理工作的效率，注重對現代化各類信息的收集和整理，借鑒社會其他領域的各方面信息，豐富檔案管理經驗，實現醫院檔案管理的現代化、規范化。

三、明確醫院檔案的收集范圍和管理方法

1.收集范圍

凡是反映縣級醫院發展的重大活動與事項，具有考查利用價值的文字、聲像制品、圖片、電子文檔等資料均屬于歸檔范圍。凡歸檔的各種文字資料必須字跡工整，所有打印文檔，一律用A4紙打印，傳真紙一律用A4紙復印后存檔，所有圖片、聲像制品要求清晰明了;凡歸檔電子文檔必須以年為單位，分門別類建立文件夾，便于整理檢索使用。

2.方式方法

①平時收集。檔案管理人員應根據文件材料的承辦、形成運轉情況，在辦理完畢后及時收集、整理。

②定期收集。對平時收集有困難的文件材料，應定期適時收集，以防散失。如工作周報、月報、總結計劃、大事記、業務學習、專題講座、職代會、全院職工大會等。

③年終總匯。每年年終時要將各科室、各領導手中當年的文件資料統一清查、收集、整理，以保證歸檔文件材料齊全、完整。

縣級醫院檔案收集要本著及時、齊全、完整的原則，檔案管理工作人員要確保檔案收集渠道的暢通和信息靈敏，做到“收得來，查得到”，“進得來，借得出”，發揮檔案的最大效用。

四、對收集的檔案進行科學分類

縣級醫院檔案大體可分為六類:文書檔案，業務檔案，科技檔案，醫療法定文書檔案，聲像、電子、實物檔案，特殊檔案。

(1)文書檔案包括:文件檔案、合同、會議紀錄、信息檔案、大事記等。

(2)業務檔案包括:縣級醫院的醫療教學檔案、業務學習檔案、科研檔案以及醫療過程中形成的各種影像圖文檔案。

(3)科技檔案包括:縣級醫院財務檔案、基建檔案、醫療設備檔案、藥品目錄檔案。

(4)醫療法定文書檔案包括:縣級醫院所有病案檔案及所有醫療司法鑒定檔案，這兩類檔案都具有法律效力。

(5)聲像、電子、實物檔案包括:縣級醫院重大事件、活動的聲像資料、醫療教學教材聲像資料、實物資料，以及隨著信息化發展而產生的各種電子檔案。

(6)特殊檔案:縣級醫院作為保障全縣人民群眾健康及生命安全的主戰場，在特殊時期將會產生的特殊檔案，具有專門的研究和使用價值。如在抗擊“非典”的特殊時期形成的“非典”時期專門檔案，禽流感期間的檔案以及計劃生育檔案、防洪抗旱檔案、傳染病檔案、醫療行業商業賄賂專項治理檔案等。

五、加強檔案管理的合理利用

1.藏用并重，發揮檔案利用價值

檔案利用工作與檔案的各項基礎工作，構成檔案工作的全過程，二者之間是相輔相承、相互依存、相互制約、相互促進的辯證統一關系。在實際操作過程中，利用工作和基礎工作相比較，利用工作是目的，是中心環節，基礎工作是利用工作的前提條件，是存在和發展的基石。醫院檔案管理內容十分豐富，充分利用這些檔案資源，為醫院各項工作的開展和建設服務具有重要意義。縣級醫院檔案工作人員，要熟悉檔案的內容和成份，了解用戶的需要，了解黨的方針政策，并有針對性地向醫院各部門、科室、個人介紹館藏，使檔案利用最大化。醫院檔案利用的客體有其特殊性，在利用中充分認識檔案的文化屬性，發揮檔案的社會文化功能。檔案是醫院各項工作的重要組成部分，其本質是知識和信息的載體，是一種文化資源，采取多種手段努力開發檔案信息資源，真正使檔案走向醫院科室或職工以及所需的用戶，使檔案利用率呈平穩和漸趨上升的趨勢，步入醫院檔案利用的正常態勢。

2.編研并舉，有效開發檔案信息

檔案的開發利用是縣級醫院檔案工作的最終目的，作為醫院基層單位的檔案室，既要重視檔案的基礎工作，又不能忽視檔案的編研工作。在實際工作中，利用醫護人員的業務檔案，及時記錄他們的醫療水平、專業特長、科研動態，充分發揮病歷檔案的作用，為一些疑難病癥的治療過程留下寶貴的借鑒。通過對病歷檔案的完善，使其在醫療過程、科研活動、乃致醫療糾紛中發揮重要作用。科學地開發檔案信息資源，把潛在的檔案信息資源變為現實生產力，直接或間接地為醫院帶來經濟效益是檔案管理的最終目的。

醫院檔案只有通過開發和利用，才能使檔案的保存價值得到最大限度的發揮，產生現實的社會效益和經濟效益。因此作為醫院檔案管理人員，必須樹立服務意識，編寫好各種檔案信息索引，便于查找利用，為醫院領導、各部門提供服務。同時也應加強保管、建立健全各種制度防止檔案的丟失、損壞、失密，為醫院的各項工作更好地服務。