芻議高校物資采購的審計思路及措施方法

[摘 要] 物資采購審計目前在高校防范風險的審計內部控制體系中起著極大的作用。了解采購審計的概念以及理順采購審計的思路和方法能增進審計工作效率的提高。本文立足于采購審計的重點和關鍵控制點，闡述了采購審計的模式及方法思路，對高校采購審計工作進行了有效的理論探討和實務推進。

[關鍵詞] 教育采購;物資采購審計;項目管理;招投標過程;業務外包

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 01 . 018

[中圖分類號]F239.45 [文獻標識碼]A[文章編號]1673 - 0194(2010)01 - 0043 - 03

物資采購在當今高校的資金流轉體系中占有重大比例，如何對其規范運作和有效監控具有重大的研究意義。從另一方面來看，我國目前高校普遍使用招投標方式進行物資采購，對物資采購開展增值有效的、能切實起到監督作用的審計工作，也能對高校教育事業起到保駕護航的作用。結合內部審計的監督職能、評價職能和鑒證職能，物資采購審計綜合了常規財務審計和管理審計的特點，涉及對物資采購全過程實施的監督和評價。從業務融合上看，高校的物資采購審計與教育采購業務是緊密相連的。所謂教育采購業務，是指以合同方式有償取得物資、工程和服務的經濟行為。在高校采購業務中，具體包括教學科研設備、各類行政設備、圖書教材資料、后勤生活物資、各類用品用具及醫療器械藥品等貨物采購;各類基建、維修、網絡、園林綠化等施工工程;各種生活、后勤(衛生保潔、設施維護等)等服務行為。由此可推出高校采購審計的定義。狹義的采購審計是指物資采購審計，即指組織內部審計機構及人員依據有關的法律、法規、政策及相關標準，按照一定的程序和方法，對物資采購各部門和環節的經營活動和內部控制等所進行的獨立監督和評價活動。 這里所稱的“物資”是指組織在產品生產、基本建設和專項工程中所使用的主要原材料、輔助材料、燃料、動力、工具、配件和設備等。廣義的采購審計則包括物資采購審計以及基建審計、合同審計。本文所講的高校采購審計主要是指物資采購審計。物資采購審計的目的是改善物資采購質量，降低采購費用，維護高校的合法權益，促進高校組織價值的增加及目標的實現。

一、目前高校可以采用的物資采購審計的兩種模式

根據高校各自的管理模式和要求、物資采購業務量的大小以及內部審計機構資源等的不同，物資采購審計可以采取項目管理式審計和過程參與式審計兩種模式。

項目管理式審計是有重點、有目的地將某物資采購部門、環節或物資品種納入年度審計計劃，形成為特定審計項目，并實施相應審計程序的審計模式。大、中型規模的組織適合采用該模式。該模式適用于采購規模較大、年采購金額較大、社會知名度較高的高校。過程參與式審計是由專職內部審計人員參與監督物資采購的全過程或者部分重要過程，實現物資采購審計的日常化。小規模組織可以采用該模式，一般職業院校、小規模高校也可以適當采用。在此我們要注意的是，不能斷然割裂這兩種審計模式的緊密辯證關系，將其絕對化。事實上，這兩種審計模式可以綜合運用，聯系推廣。在內部審計資源缺乏的特殊情況下，可采用過程參與式審計。在積累了一定信息的基礎上并且對該項目進行審計涉及高校的重要性權益時，則以項目管理式審計為主。兩種審計模式可以相互結合起來，關鍵是怎樣發揮出采購審計的最大效益。

比較上述兩種采購審計模式，說明可以通過對高校內部某個業務流程或環節，有效地開展審計工作，達到最大限度地節省審計成本或資源的目的。不一定非要開展專項的采購審計，才算是采購審計業務。必要時實行業務外包，可以委托中介單位進行采購審計。

二、開展高校物資采購審計的重點和方法

高校物資采購審計應采取“重點突出，區別對待”的方法，選擇采購數量較大、采購次數頻繁、采購價格較高、采購價格變化頻繁、質量問題突出、長期積壓或短缺、群眾反映普遍、領導關注、內部控制薄弱和出現錯弊概率較高的環節或物資類別等。審計重點集中于如下兩點:一是對物資采購過程中的招標文件以及采購合同的合法性、完整性和有效性等所進行的審計，防止出現包括盲目簽訂采購合同風險、合同無效風險、合同條款不利風險、合同違約風險和合同檔案管理混亂風險等。二是對采購方式執行情況的審計，對物資驗收、貨款支付、辦理索賠等業務執行的適當性、合法性和有效性等所進行的審查和評價。

對列入審計重點的業務，一般采用全面審計法，對物資采購涉及的每一個環節、每一項資料和資料的每一個方面進行全面審計。對于列入審計范圍的非重點業務，一般采用抽樣審計的方法，選擇有代表性的采購流程或品種進行審計，可以運用檢查法、函證法、詢問法和重點審計法、復核法、觀察法、分析法等方法。

三、開展高校物資采購審計的措施

具體審計措施如下:

1. 招標文件確定過程中的審計

資產使用部門經學校物資采購招投標工作辦同意后進行某項物資招標采購，審計部門按其職責權限適時介入，對資產與設備管理處擬訂的招標文件進行審計，監督購置儀器設備的資金是否到位、是否納入學校年度財務預算，并關注招標文件中對所購設備、材料的型號、規格、技術性能、指標要求、系統配置、報價要求，對投標人的資質、資信度考查情況、業績要求，對開標時間、地點以及招標人所要求的其他附屬要求，如供貨時間、付款方式、預留質保金或保修金的數額等是否表述清楚，用詞是否準確，避免潛在投標人對招標文件的理解不一而產生疑義。關注招標文件是否存在要求或者標明特定的生產供應者以及含有傾向或者排斥潛在投標人的其他內容的情況。涉及特定專業判斷的，可以咨詢有關專家意見作為佐證基礎性資料，但應考慮回避制度。是否存在招標機構、采購單位和供應商相互惡意串通的虛假招標行為。另外，招標人不得向他人透露已獲取招標文件的潛在投標人的名稱、數量以及可能影響公平競爭的有關招標投標的其他情況。

2.開標評標定標過程中的審計

審計部門須關注評標專家組成員是否都是依據招標文件和評分細則獨立地對潛在投標人的投標文件進行客觀、公正、公平的打分;是否符合低成本高效益原則;標底價格明顯偏離、違背市場規律的，可請招投標中心負責人組織評委在評標過程中給予判斷認定。評標委員會完成評標后，是否向招標人提供書面評標報告，并推薦合格中標候選人，中標候選人的基本條件是否符合規定的條件，是否按規定進行了排序，采購人是否按照評標報告中推薦的中標候選供應商順序確定中標供應商或事先授權評標委員會直接確定中標供應商;中標供應商確定后，中標結果是否在財政部門指定的政府采購信息發布媒體上公告，并向中標供應商發出中標通知書;投標供應商對中標公告是否有異議，招標采購單位是否在規定時間內對質疑內容作出答復。

3.經濟合同審簽過程中的審計

采購合同簽訂的合規合法性應當關注以下幾個方面的內容:

(1)采購合同條款的完備性和合同內容的合法性。

(2)采購合同的執行結果。

(3)審查合同的管理是否規范。

審計部門須審查采購合同的內容是否合法、規范、完備;合同價款是否公平合理;合同中涉及各方的責權利、質量、設備安裝工期、付款方法、保修及其時效規定是否合規、完備;關注中標方是否將投標文件中的優惠條件逐條落實在合同中，力爭維護學校的權益不受損失。

4.驗貨付款過程中的審計

技術較復雜、金額較大的由資產與設備管理處組織驗收小組，參與驗收的人員須包括資產與設備管理部門、使用部門、財務部門、審計及監察部門和有關專家在內，實行部門會簽制度。驗收工作應圍繞著是否按照采購文件和合同有關條款的要求，對應驗收對象的數量、質量及規格型號等的符合性進行審查。

5.物資采購后續審計

對并不是一次性結清的采購業務，審計部門應做好備用臺賬的記錄工作。需要辦理退換或索賠事宜的，要將處理落實情況詳細記載，控制付款額。到使用部門進行回訪，了解退換或索賠事宜的處理情況，同時對廠商的服務質量和態度做到心中有數，也為下次招標提供有反饋價值的信息資料做好準備。

主要參考文獻

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