淺談縣級單位檔案接收進館工作中應(yīng)注意的幾個問題

隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展和社會的不斷進步，新時期檔案事業(yè)也得到了迅猛的發(fā)展。新時期檔案工作有著新的特點，對如何做好新時期檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作也就提出了更高的要求，特別是在新時期如何做好進館檔案的監(jiān)督與指導(dǎo)工作擺在了每位業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員面前。筆者針對當(dāng)前縣級單位檔案接收進館工作的監(jiān)督與指導(dǎo)工作談點個人看法。

一、檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導(dǎo)的重要性

檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作是檔案管理部門業(yè)務(wù)工作的有機組成部分。檔案工作內(nèi)容豐富，包括立卷歸檔、檔案保護、信息開發(fā)、現(xiàn)代化管理等。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作也是《檔案法》賦予具有行政管理職能的檔案部門的一項重要職責(zé)，是其業(yè)務(wù)工作的有機組成部分。這項工作是將上級與下級聯(lián)系起來的紐帶，在落實上級指示與分析、研究、解決業(yè)務(wù)工作中存在問題的過程中，推動各個地方、各個系統(tǒng)檔案工作有條不紊地開展。那么，基層單位檔案接收工作也就是檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中的一個重要組成部分。俗話說“巧婦難為無米之炊”，所以做好基層檔案接收進館工作，對豐富館藏具有重要的意義。

二、檔案館首先應(yīng)制定具體的接收規(guī)范

多年來，基層檔案館的接收和業(yè)務(wù)指導(dǎo)始終處于脫節(jié)狀態(tài)，缺少有效的溝通。為促進縣級檔案館檔案管理逐步實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化，保證檔案接收工作的順利開展，筆者認(rèn)為，縣級檔案館應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《檔案館工作通則》、《機關(guān)檔案工作條例》、《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等法律、規(guī)章的規(guī)定，制定出規(guī)范的檔案接收實施辦法。辦法對檔案接收工作從接受范圍、案卷的質(zhì)量要求、檢索工具、該批次檔案的相關(guān)材料、相關(guān)資料、技術(shù)處理要求等都應(yīng)做出明確規(guī)定。

三、解決好接收單位與檔案館檔案軟件的銜接問題

新時期檔案工作也出現(xiàn)了新動向，檔案工作方法在不斷地更新變化，檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作走向現(xiàn)代化的計算機管理， 特別是計算機軟件的應(yīng)用。但目前大多數(shù)從事檔案工作的縣級基層檔案人員往往檔案業(yè)務(wù)知識比較精，而計算機等現(xiàn)代化知識相對薄弱，對計算機有基本的操作能力已屬不錯，要靈活運用和維護檔案軟件系統(tǒng)，有相當(dāng)大的難度，所以這對基層檔案人員來說也是一個大的挑戰(zhàn)。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員只有掌握了現(xiàn)代化的計算機管理和檔案軟件管理，才能正確處理好檔案館和接收單位間檔案軟件的技術(shù)銜接問題，把接收單位的檔案電子信息正確地導(dǎo)入檔案館的數(shù)據(jù)庫中。

四、建立接收試點，處理好接收

過程中的一系列業(yè)務(wù)問題

在縣級檔案局(館)制定出具體的接收辦法后，檔案指導(dǎo)人員就要進行具體的實踐。根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)先建立一個試點單位來實施接收標(biāo)準(zhǔn)，摸索經(jīng)驗，然后大面積鋪開。如果開始就全面開展，那樣會出現(xiàn)大量的業(yè)務(wù)問題，指導(dǎo)人員沒有達成一致，彼此間會出現(xiàn)業(yè)務(wù)的偏差，甚至?xí)霈F(xiàn)大量的返工性工作，造成指導(dǎo)工作的被動。只有先建立好了試點單位，在實施過程中來發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。把接收檔案中的一系列細(xì)節(jié)問題充分考慮到，并歸納整理，使每個檔案指導(dǎo)人員對每個細(xì)節(jié)都做到心中有數(shù)。

五、對接收單位檔案人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，

召開現(xiàn)場會議，全面鋪開

對接收單位的檔案人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，充分學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)，使接收單位檔案人員對接收工作形成初步的認(rèn)識。然后再到試點單位進行現(xiàn)場觀摩，從理論到感官上得到充分的認(rèn)識和理解。在培訓(xùn)結(jié)束后布置接收工作的具體安排、接收時間和具體要求。

六、深入接收單位，現(xiàn)場監(jiān)督指導(dǎo)

接收單位進行正式的接收準(zhǔn)備時，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員要深入接收單位，進行現(xiàn)場指導(dǎo)，隨時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，使工作正常順利的開展。

七、檔案館接收人員初步驗收與正式接收

接收單位在正式移交前，應(yīng)由縣檔案局接收人員親自深入接收單位進行初步驗收，提出整改意見，在驗收合格后，雙方商洽具體的移交時間。在正式移交時，雙方認(rèn)真清點，核對無誤后，雙方辦理移交手續(xù)。

綜上所述，筆者認(rèn)為縣級基層單位檔案移交工作，如果沒有前期業(yè)務(wù)人員的監(jiān)督和指導(dǎo)，移交工作不可能一帆風(fēng)順。檔案的前期監(jiān)督和指導(dǎo)工作是移交工作的基礎(chǔ)，是最有效的保障。因此，做好縣級檔案移交工作必須注重移交前的指導(dǎo)和中期的督導(dǎo)工作。

作者單位:北京市延慶縣檔案局