淺談縣級單位檔案接收進館工作中應注意的幾個問題

隨著經濟的快速發展和社會的不斷進步，新時期檔案事業也得到了迅猛的發展。新時期檔案工作有著新的特點，對如何做好新時期檔案業務指導工作也就提出了更高的要求，特別是在新時期如何做好進館檔案的監督與指導工作擺在了每位業務指導人員面前。筆者針對當前縣級單位檔案接收進館工作的監督與指導工作談點個人看法。

一、檔案業務監督與指導的重要性

檔案業務指導工作是檔案管理部門業務工作的有機組成部分。檔案工作內容豐富，包括立卷歸檔、檔案保護、信息開發、現代化管理等。檔案業務指導工作也是《檔案法》賦予具有行政管理職能的檔案部門的一項重要職責，是其業務工作的有機組成部分。這項工作是將上級與下級聯系起來的紐帶，在落實上級指示與分析、研究、解決業務工作中存在問題的過程中，推動各個地方、各個系統檔案工作有條不紊地開展。那么，基層單位檔案接收工作也就是檔案業務指導工作中的一個重要組成部分。俗話說“巧婦難為無米之炊”，所以做好基層檔案接收進館工作，對豐富館藏具有重要的意義。

二、檔案館首先應制定具體的接收規范

多年來，基層檔案館的接收和業務指導始終處于脫節狀態，缺少有效的溝通。為促進縣級檔案館檔案管理逐步實現規范化、標準化和現代化，保證檔案接收工作的順利開展，筆者認為，縣級檔案館應根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《檔案館工作通則》、《機關檔案工作條例》、《機關檔案工作業務建設規范》等法律、規章的規定，制定出規范的檔案接收實施辦法。辦法對檔案接收工作從接受范圍、案卷的質量要求、檢索工具、該批次檔案的相關材料、相關資料、技術處理要求等都應做出明確規定。

三、解決好接收單位與檔案館檔案軟件的銜接問題

新時期檔案工作也出現了新動向，檔案工作方法在不斷地更新變化，檔案管理由傳統的手工操作走向現代化的計算機管理， 特別是計算機軟件的應用。但目前大多數從事檔案工作的縣級基層檔案人員往往檔案業務知識比較精，而計算機等現代化知識相對薄弱，對計算機有基本的操作能力已屬不錯，要靈活運用和維護檔案軟件系統，有相當大的難度，所以這對基層檔案人員來說也是一個大的挑戰。檔案業務指導人員只有掌握了現代化的計算機管理和檔案軟件管理，才能正確處理好檔案館和接收單位間檔案軟件的技術銜接問題，把接收單位的檔案電子信息正確地導入檔案館的數據庫中。

四、建立接收試點，處理好接收

過程中的一系列業務問題

在縣級檔案局(館)制定出具體的接收辦法后，檔案指導人員就要進行具體的實踐。根據標準先建立一個試點單位來實施接收標準，摸索經驗，然后大面積鋪開。如果開始就全面開展，那樣會出現大量的業務問題，指導人員沒有達成一致，彼此間會出現業務的偏差，甚至會出現大量的返工性工作，造成指導工作的被動。只有先建立好了試點單位，在實施過程中來發現問題并解決問題。把接收檔案中的一系列細節問題充分考慮到，并歸納整理，使每個檔案指導人員對每個細節都做到心中有數。

五、對接收單位檔案人員進行業務培訓，

召開現場會議，全面鋪開

對接收單位的檔案人員進行業務培訓，充分學習標準，使接收單位檔案人員對接收工作形成初步的認識。然后再到試點單位進行現場觀摩，從理論到感官上得到充分的認識和理解。在培訓結束后布置接收工作的具體安排、接收時間和具體要求。

六、深入接收單位，現場監督指導

接收單位進行正式的接收準備時，業務指導人員要深入接收單位，進行現場指導，隨時發現問題，解決問題，使工作正常順利的開展。

七、檔案館接收人員初步驗收與正式接收

接收單位在正式移交前，應由縣檔案局接收人員親自深入接收單位進行初步驗收，提出整改意見，在驗收合格后，雙方商洽具體的移交時間。在正式移交時，雙方認真清點，核對無誤后，雙方辦理移交手續。

綜上所述，筆者認為縣級基層單位檔案移交工作，如果沒有前期業務人員的監督和指導，移交工作不可能一帆風順。檔案的前期監督和指導工作是移交工作的基礎，是最有效的保障。因此，做好縣級檔案移交工作必須注重移交前的指導和中期的督導工作。

作者單位:北京市延慶縣檔案局