公文整理

公文，即公務文書，是國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理過程中形成的，具有法定效力和規范體式的公務文書，是進行公務活動的重要工具。公文在辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和《機關檔案工作條例》等有關規定，及時將公文形成過程中的正本、定稿等有關材料進行整理、歸檔，亦即會形成歸檔文件。所謂歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。

公文整理，也稱歸檔文件整理，是將文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。進行歸檔文件整理首先要明確整理單位“件”的概念。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發件與被轉發件為一件，報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復文可為一件。

進行歸檔文件整理的主要程序是:

1.修整

為保證檔案能夠長期保存和有效提供利用，裝訂前必須對不符合要求的歸檔文件材料進行必要的修整。包括對破損文件進行修裱、對字跡模糊或易退變的文件進行復制、去除文件上易銹蝕的金屬物、對過大文件進行折疊。

2.裝訂

歸檔文件修整完畢后，需要使用符合檔案保護要求的裝訂材料對其進行重新裝訂，從實體上最終確定“件”的形態，以起到固定文件頁次、防止文件張頁丟失、便于保管利用的作用。

3.分類

歸檔文件裝訂后，需要將歸檔文件按某些特征進行歸類，一般可以按照年度、機構、問題、保管期限等特征進行分類，或將上述特征進行結合分類。一個立檔單位內的歸檔文件一般只能采用一種分類方法，推薦使用保管期限——年度——機構(問題)或年度——機構(問題)——保管期限的分類方法。

4.排列

歸檔文件分類后，應將歸檔文件依據分類，結合事由按時間順序進行排列。一般會議文件、統計報表、案件材料等成套性文件可集中排列。同一份文件的不同稿本排列次序一般為:發文稿紙(文件處理單)、正本、附件(被轉發文)、定稿、復制件。

5.編號

歸檔文件的排列次序確定后，應對歸檔文件逐件編號。并在每份文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章包括全宗號、年度、保管期限、室編件號、館編件號、頁號、機構(問題)等七項。

全宗號:即檔案館給立檔單位編制的代碼。本單位檔案未列入檔案館接收計劃時，此項可空置。

年度:即文件形成的年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如:1978。

保管期限:歸檔文件保管期限的簡稱或標識年限。

件號:文件的排列順序號，包括室編件號(在歸檔文件整理時編制)、館編件號(檔案移交進館時編制)。室編件號的編制方法為:以機構為單位，按文件排列順序從“1”開始標注。

機構(問題):即作為分類方案類目的機構(問題)名稱或代字、代號。

頁號:即每一份歸檔文件的頁碼。文件中有圖文信息的頁面為一頁。當歸檔文件上有頁碼時，無需重編;當歸檔文件上無頁碼時，需要編頁碼。一般使用阿拉伯數字，每件從“1”開始流水編制，正頁編在文件的右下角，反頁編在文件的左下角。

6.編目

編目是指編制歸檔文件目錄。應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。

件號:填寫室編件號。

責任者:填寫制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。一般應使用全稱或通用簡稱。

文號:填寫文件的發文字號，一般應照抄實錄。

題目:填寫文件標題。沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，并加“[ ]”。

日期:填寫文件的成文日期，以8位阿拉伯數字標注，如“20080808”。

頁數:填寫每一件歸檔文件的總頁數。

備注:填寫文件需說明的情況。

7.裝盒

歸檔文件應按照室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊、備考表等項目。