談檔案部門做好掃描工作的幾點經驗

隨著檔案工作信息化建設的推進，檔案的數字化掃描工作，已經成為檔案部門業務工作的重要組成部分。同時伴隨著新移交的檔案與掃描工作的良好銜接，掃描工作也已經成為檔案部門的一項常態化的工作。但是，檔案掃描工作是一個一攬子工程，如何有效地規避檔案掃描過程中產生的各種風險因素，如何更多地收獲掃描成果以及如何更好地保護已有的掃描果實，成為檔案部門不得不正視的一個問題。本文就從檔案掃描的前期準備、掃描過程、掃描的后續維護這三個階段出發，闡述對做好掃描工作的幾點經驗。

一、掃描工作的前期準備

1.做好掃描工作的頂層設計

做好掃描工作首先要搞好本單位掃描工作的頂層設計，即掃描工作與有關工作之間的統籌規劃，主要分為三個方面的內容。一是協調好立檔單位與檔案館之間掃描工作的分工。明確檔案在立檔單位掃描還是在檔案館掃描，以便于各單位做好自身工作任務的安排。二是統籌好檔案部門一個年度內掃描工作任務量與其他工作之間的關系。掃描工作是一項常態化的任務，應該對本單位目前既有的工作量進行統籌，合理制定工作計劃。如果工作量過大，必然會導致“趕工”現象，使掃描質量下降，同時還會影響和干擾正常的辦公秩序;如果工作量制定過小，掃描速度趕不上檔案移交進館的速度，將會導致檔案的積壓，而且也會使這些檔案無法得到及時、有效的利用。三是規劃好要進行掃描的檔案之間先后順序的關系。應該按照對檔案利用需求的急緩程度進行掃描，利用需求大的檔案優先進行掃描。

2.掃描工作軟硬件設備的配置

掃描工作軟硬件的配置是做好掃描工作的物質基礎，良好的配置可以提升掃描工作的效率。首先是設備配置的效費比問題。由于掃描工作對設備功能性要求單一，過高的配置會造成資源的浪費，應該根據工作的實際需求，合理配置，提升設備的性價比，為單位節約資金。其次是軟件的可操作性與方便性。檔案掃描軟件應該充分考慮到檔案部門中大部分人的接受能力。在考慮到軟件功用性的基礎上，兼顧軟件的可操作性和簡便性，一般采用封裝性比較好的軟件產品。如果軟件操作過于復雜，勢必會遭到抵制，降低工作效率，應該努力在軟件的可操作性、方便性與功用性之間尋找平衡點。再次就是設備的配置要考慮到發展的因素，確保現階段的配置能夠滿足在今后一定時期內的可用性，避免設備因不能滿足發展的需求而過早的更新換代。

3.做好要進行掃描的檔案的前期處理

檔案部門所存儲的檔案一般都是采用“三點一線”的方式縫制后裝在案卷盒內的。為加快掃描速度，以及確保掃描質量，一般將縫制好的檔案拆開，以便于能用高速掃描儀進行掃描。在拆線的過程中，應該謹防刀具劃傷檔案以及其他因素對檔案產生的損傷。對于拆線的速度，筆者認為應該與掃描速度相配合，一般拆完一卷掃描一卷，這樣可以防止由于拆好的檔案大量的堆積而造成檔案混雜或丟失;亦可以兩個人為一個小組，進行分工協作，一個人負責拆，一個人負責掃描。同時，在前期處理中，還應該對先前檔案整理的規范性進行檢查，如文件名與目錄是否對應、檔號章填寫是否正確、件內頁數標注是否有誤等，由于歸檔工作的不認真，筆者在工作中發現上述錯誤現象極為普遍。

4.規范有關操作流程與標準

規范有關操作流程與標準是對與掃描工作有關的各個環節操作方法的統一，以便于掃描人員在具體操作時能夠有據可依，以防無效勞動的產生，造成人力、物力資源的浪費。一是掃描工作中各個環節都要責任明確，以防在出現問題時互相扯皮，以及由于責任不明確而造成的管理混亂等。二是規范掃描工作的操作流程，確保各個環節工作之間的有效銜接。如掃描人員從庫房中領取要掃描的檔案要履行嚴格的借閱程序、掃描數據移交的程序等。三是掃描數據質量標準的統一，如掃描數據信息的存放格式、分辨率等有關圖像質量參數的要求。同時，還應該加

強對掃描人員關于操作流程與標準的培訓與傳達力度，確保他們熟練掌握操作流程、熟知有關標準要求。

二、掃描工作中的幾點注意事項

1.確保檔案實體的安全

在掃描過程中，由于檔案所處環境的改變以及掃描儀燈管強光的輻照和高速掃描儀所帶來的機械磨損，都會對檔案產生一定程度上的破壞。因此，應該注重掃描操作環節中對檔案的保護，確保檔案的安全。如將掃描工作間溫濕度控制在適宜檔案保護的范圍內，以防止檔案從庫房中取出后溫濕度變化過大而導致破壞;掃描工作間內的安全管理，防水、防火、防盜、防丟失等;掃描工作中工作細節的控制，不在掃描工作臺上喝水、吸煙，在每一次掃描工作結束時，應該檢查掃描儀中是否遺漏檔案等。同時還應確保檔案信息的安全，嚴禁帶有密級或不宜公開的檔案信息的散播。

2.確保掃描數據的安全

在掃描過程中，確保掃描數據的安全主要是兩個方面的內容。一是在工作中經常性的做好已有數據的備份工作。掃描數據與實體相比較更容易丟失，一個不經意的誤操作，就可能導致全部數據的丟失，最好做到掃描機器的專機專用，以防止從事其他工作而導致對存儲數據的破壞。二是做好掃描數據的安全管理，謹防泄密。雖然歸檔的文件材料已經退出現行，但是有些檔案還具有密級，其所包含的內容仍然不宜公開傳播。而且檔案數據信息比實體更容易造成泄密與傳播，一張光盤或者一個U盤就可以將機器中所有的數據拷貝走，其所帶來的危害也就更為嚴重。因此，我們應該注重掃描數據的信息保密，落實保密責任，嚴禁將用于掃描檔案的機器接入互聯網，嚴禁個人移動存儲設備接入掃描用機。

3.做好掃描數據的維護

對于掃描數據的維護主要是確保數據信息的完整性以及對數據質量的控制。一是做好對掃描數據完整性的審查。在掃描過程中，由于失誤，可能會導致某份文件或一份文件內個別頁面的漏掃或重掃。如果不及時地查出，必將會給后續的利用工作帶來麻煩，因此應該對掃描數據做好審查工作，謹防漏掃或重掃現象給數據帶來的不完整或不規范。二是做好數據信息的質量控制。對于由于機器及操作原因致使數據極不清晰而無法使用的，要重新掃描;對于數據信息中所存在的“噪點”應該予以消除，但“去噪”工作應該區別對待，應該視“噪點”為檔案本身所有的還是由于人為以及機器原因導致的，盡量保全檔案的原始性標記。

4.掃描程序的遵守與規定的落實

掃描工作的操作對象是檔案實體，由于檔案的惟一性與憑證性，不允許發生檔案實體的丟失與損毀現象，因此掃描工作中要嚴格遵守操作程序和規定。一是正確處理好工作與成績之間的關系。成績的取得是以安全為前提的，為成績而違規操作，導致問題發生，必將抵消成績或造成對成績的否定。因此在日常的掃描中，要處處小心，嚴格履行有關規定，謹防丟失以及損毀現象的發生。二是做好有關程序遵守與規定落實的監督。加強在各個環節中對掃描人員的工作指導，幫助其規避一些易發生的誤操作，糾正工作中不良習慣，確保掃描工作在安全的基礎上出成績。

5.做好掃描人員的保障工作

掃描人員是掃描工作的主體，是最為積極的主動因素。給予工作人員適當的關注，做好各方面的保障措施，將有利于效率的提高和工作的推進。首先是工作量的合理制定。工作量的制定既要考慮到檔案部門對掃描工作進度的需求，又要兼顧掃描人員自身的承受能力以及熟練程度，使他們在相對寬松的任務要求下開展工作。其次是謹防有關職業病的發生。有些檔案由于保管不善會有發霉現象，在工作過程中，掃描人員應該戴上口罩以隔絕因翻動檔案而產生的灰塵，減弱檔案所產生的氣體對人體呼吸道的刺激，謹防鼻炎及有關呼吸道疾病的發生;掃描儀以及電腦都會產生一定量的輻射，長期工作在這些設備前，會出現頭痛、耳鳴、神經衰弱、視力下降等癥狀，掃描中要勞逸結合，避免過度疲勞。第三是給掃描人員適當的經濟補助，作為一種激勵手段，體現人性化關懷，鼓舞干勁。

三、掃描工作的后續維護

1.掃描檔案的縫制

檔案掃描工作結束以后，要對先前為適應高速掃描儀而拆開的檔案進行重新縫制，恢復其原有的整理狀態。一是縫制中要耐心、細致，謹防缺頁以及頁序不對等現象的發生，并對檔案原件的完整性做一次檢查。二是在縫制過程中要注重對檔案的保護，盡量減少因第二次縫制對檔案的再破壞。在可能的情況下，盡可能的利用檔案上原有的針孔進行縫制。三是對有關破損檔案的修補。對由于檔案自身的老化或者操作原因而產生的破損，應該給予修補，并在修補時注意對其原貌的保護，保證其憑證性。對由于老化而產生的字跡消褪以及紙張發脆現象，也應該采取有效的補救措施，保證其可用性。

2.檔案的清點、移交

在一定量的檔案縫制完畢以后，要對其進行數量上的清點，做最后一次檢查，確保檔案的完整性。在工作中由于不細心可能會出現檔案丟失以及縫制錯誤等情況的發生，應該及時發現，并采取補救措施。在移交過程中，掃描人員與庫房管理人員應該履行有關交接手續，做到權責明確，有據可查。庫房工作人員在將檔案重新放入庫房以前，應該對檔案進行必要的處理。如對檔案進行消毒、殺蟲，以防帶入掃描過程中接觸到的塵埃、霉菌以及害蟲，而對庫房中其他檔案造成感染和破壞。

3.掃描數據的備份工作

檔案數據在經過審核以后，應該及時地導入單位數據庫服務器中。但由于掃描數據是以比特流的形式存放在計算機中的，如果計算機系統癱瘓，就極易造成掃描數據的丟失和不可讀，因此根據“不要把雞蛋放在一個籃子里”的安全原則，除了在服務器中的數據以外，還應該通過其他方式做好掃描數據的備份工作，備份數據并非冗余數據，可以起到以防萬一的作用。對于備份策略，應該選擇多樣化的存儲模式進行備份，即依照原來“雞蛋”的模式復制幾個一樣的“雞蛋”，并將這些“雞蛋”分別盛放在幾種不同的“籃子”里。這樣，不管哪一種類型的備份受到破壞，均可以通過其他類型的備份得以恢復。

同時還應該對備份數據進行定期檢查，檢查存儲載體的物理狀態及其所存儲數據的可讀性和可用性，以便于及時地發現，及時地挽救。鑒于目前存儲載體的高密度性，如果存儲載體某一小部分出現問題，就有可能導致“全軍覆沒”，因此，定期進行信息檢查對備份工作是非常必要的。另外，如果數據信息采用特殊的格式，我們也應該

注意該格式讀取軟件的備份與升級。

4.數據出現問題時，切勿“病急亂投醫”

數據信息一旦出現問題，應該啟用備份數據信息來進行數據恢復，如果備份數據信息失靈，應該著手對丟失或破壞的數據信息進行修復。修復一定要通過正規渠道進行，切忌個人亂操作。對數據信息的修復應該找技術比較雄厚、經驗比較豐富的公司。否則個人的亂操作、誤操作以及修復操作的反復進行容易導致信息的覆蓋，造成二次破壞，增加信息恢復的難度，使數據恢復的成功率下降或使數據修復的成本增加，給單位造成更大的經濟負擔。例如 DRS數據修復中心是一家專業的數據恢復單位，他們的技術專家發現，7%的客戶在災難發生后反復開機，導致客戶里有28%的數據不可恢復;42%的客戶在災難發生后沒有進行任何操作，其數據恢復成功率達到97%;20%客戶自己修復或送其他公司修復過，二次修復和開盤在技術難度和修復時間上有所增加，成功率會有所下降。在數據修復以后，應該盡快做好修復后數據的備份工作。

作者單位:解放軍總后勤部檔案館