公文歸檔

公文歸檔是指一個立檔單位的文書處理部門或承辦部門，將處理完畢的公文按照一定的原則進行整理后，定期移交給檔案部門集中保存的工作。通過歸檔工作，可以妥善地保存公文，同時也可以使有價值的公文不斷地輸入到檔案部門，為檔案工作奠定基礎。歸檔工作作為一項制度，各單位都必須貫徹執行。歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔案卷質量要求等。

一、公文的歸檔范圍

歸檔范圍，即歸檔公文整理的范圍。根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，一般機關的公文歸檔范圍主要包括:

(一)反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料;

(二)機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料;

(三)本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料;下級機關報送的重要文件材料;

(四)其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。

規定本機關歸檔范圍時，應注意對以下情況的處理:

聯合辦理的公文，原件應由主辦機關立卷歸檔，其他機關保存復制件或其他形式的公文副本。

本機關負責人兼任其他機關職務時，在履行所兼職職責過程中形成的公文，應有其兼職機關負責立卷歸檔。

本機關內部的公文，如工作計劃、總結、會議記錄、調查報告等，雖然沒有正式公文的格式，但真實地記錄了本機關的工作活動，應劃入歸檔范圍。

機關業務工作中接收和收集的有關資料，如重要的公文匯集、資料匯編、統計數字、有關書籍等，是日常機關工作的重要工具，其本身不屬于歸檔范圍，但為方便利用，可將其單獨整理、保存。

根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，不歸檔范圍包括:

(一)上級機關的文件材料中，普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等;

(二)本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料;

(三)同級機關的文件材料中，不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料;

(四)下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

以上歸檔范圍和不歸檔范圍，只是一個通用范圍。在制定本單位歸檔范圍時，應參照通用范圍，結合本單位自身職能和業務活動的實際情況詳細制定，以保證歸檔案卷的質量。同時，凡屬機關歸檔范圍的文件材料，必須按有關規定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。

對屬于歸檔范圍的公文，還要根據公文的內容，以及在日后保存過程中公文所產生的不同作用，確定檔案的保管期限。公文的保存價值與檔案的保管期限成正比。公文價值越大，保管期限應該越長。目前我國機關文書檔案的保管期限分為永久和定期兩種。定期一般分為30年、10年。

二、公文的歸檔時間

歸檔時間是指文書處理部門和業務部門將需要歸檔的公文向檔案部門移交的時間。

辦理完畢的公文一般應在第二年6月底之前向本單位檔案部門移交;對于某些專業文件、特殊載體的檔案或駐地分散在外的部門形成的文件，可另行規定切合實際的歸檔時間;對不設內部機構或內部機構簡單的立檔單位，文書處理和檔案工作有一個人兼顧，則不需要專門規定歸檔時間，只需將處理完畢的公文歸入卷夾，組成案卷，編制出案卷目錄即可。

三、公文的歸檔要求

歸檔要求，主要是指歸檔案卷在質量上必須符合以下要求:

(一)應歸檔的公文材料其種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全、完整，并要進行分類、立卷，正確劃分保管期限，使之達到系統有序。

(二)歸檔案卷封面的各個項目，均應填寫清楚。案卷題名要簡明確切，注明保管期限，卷內文件應有序排列、編頁號、填寫卷內文件目錄和備考表。

(三)歸檔案卷要按一定次序系統排列，編制順序號及案卷目錄一式數份。交接案卷時，雙方要根據目錄清點核對，并履行簽字手續。