關于構建檔案專業社會化服務體系的思考

摘要:檔案作為社會整體記憶的一部分，承擔著艱巨的社會責任。在現實中，存在著對檔案專業社會化服務內容的認識誤區。對于建設高質優效的公眾服務體系等深層次問題，更缺乏深入的思考，建立一個總體明確、分步實施的戰略規劃迫在眉睫。本文對檔案館、檔案中介機構、檔案行政管理部門各自在服務領域應該發揮的職能進行了綜合分析，并分別從公益性、商業性、協調發展三方面制定了對應的具體實施途徑，以求打破檔案部門內在的惰性，凝聚社會力量，建立檔案社會化服務的完整體系，做到縱橫結合，實現優勢互補，共同實現檔案專業社會化服務，以進一步擴大檔案的社會影響力，最終提高檔案的社會化程度。

關鍵詞:檔案社會化服務體系戰略思考

檔案是一種特殊的社會資源，來源于社會實踐，最終又服務于社會實踐。狹義地看，檔案專業社會化服務似乎僅是檔案界的“內部事務”。而在另一些人的意識中，檔案專業社會化服務的內容又是局限于由類似檔案服務中心這樣的機構提供的商業性服務。這兩種認識其實都存在誤區。檔案專業社會化服務不是檔案館功能的簡單擴展，也并不僅等同于市場化服務。事實上，“檔案專業社會化服務是檔案事業的發展與社會對檔案、檔案工作需要的有機結合，是檔案、檔案工作融入社會、服務社會的動態過程”。①

目前，很多檔案部門在創新服務方式方面做出了有益的嘗試。但這些在總體上不能掩蓋檔案社會服務水平仍然較低的現實。對于建設高效優質的公眾服務體系和社會發展機制等深層次問題，還缺乏深入的思考。大多數論述檔案社會化服務的文章，看上去更像是檔案館服務創新的經驗總結。由于缺乏系統的理論指導，檔案社會化服務顯現出的基本是一幅各自為陣、無序經營的局面。當務之急，則是需要我們真正認清檔案社會化服務的內涵，確立清晰的指導思想，建立一個總體明確、分步實施、積極穩妥、循序漸進、持續發展的檔案專業社會化服務戰略規劃，進而在戰術框架下有組織、有領導、有計劃、有步驟地做好各項具體工作，最終促成服務社會目標的實現。

一、提高檔案館社會公益性服務能力，拓展社會服務空間

檔案館是檔案工作的主體，既具有收集、保管、利用檔案資料的基本功能，還具備完善政治、發展經濟、繁榮科研、宣傳教育等社會功能。前蘇聯把檔案館的職能劃分為“業務職能”和“社會職能”，②其中“社會職能”主要是組織利用檔案為社會各項事業和公民個人服務。歐美等西方國家的檔案館在服務社會方面更是先行一步，檔案館面向社會各個方面全方位開放，且大部分服務內容都屬于免費，檔案意識已經深深滲入到社會公眾腦海之中。反觀我國的檔案館，在過去很長一段時間內，服務理念封閉，服務對象單一，服務手段落后，社會化程度較低，與實現檔案館社會屬性的要求不相符合。而無論是從公共行政的發展趨勢，還是從檔案專業的角度來審視檔案事業的未來發展，檔案館工作最終是面向社會大眾。在此背景下，檔案界對社會化服務從理論和實踐上作出了及時的調整和回應。要真正提高檔案館為社會提供公益性服務的能力，努力拓展社會服務空間，應致力于積極做好以下工作:

1.拓寬收集渠道:“無米之炊，巧婦難為”，豐富的館藏是服務社會的前提。盡管近些年檔案館在此方面取得一些進步，但總體上離社會的需求還有很大距離。只有從不同層面反映歷史全貌的館藏，才能滿足社會的不同需求。接收和征集的重點應是與各地發展聯系緊密的，與公眾要求密切相連的檔案。尤其是歷史照片、名人檔案、地方特色檔案、家譜檔案等，要充分發動社會公眾參與到檔案資源建設中來。

2.發揮基地作用:在重要節、假日或者紀念日舉辦檔案展覽的做法很好，值得肯定，但僅這樣還不夠。除了展覽的內容應該更加寬泛，還應該配以與展覽內容相關的講座、學術研討會、報告會，甚至可佐以播放電影、電視等方式，將檔案信息、國家歷史、典型人物等內容向社會廣泛宣傳，吸引更多的人到檔案館來。同時在保證社會效益的前提下，檔案館應該大膽吸納社會力量和民間資本進行合理開發，創新陳列方式、創新展示手段、豐富展出內容，拓展自身建設和發展的空間。

3.加強信息開發利用:廣泛開展縱橫向的聯合，動員運用社會力量共同開發館藏信息資源，為社會提供專業性、知識性、個性化的檔案信息，尤其是要注重網絡信息資源的采集、開發、共享，使信息服務覆蓋政府部門、專家學者、學生、專業技術人員、普通群眾等所有利用者，并形成一種相對穩定的信息提供和利用的渠道。各檔案館應注意針對不同社會群體的檔案信息需求，突出服務目標和運行狀況的個性和特色。

4.加快信息化建設:檔案信息化建設包括了信息網絡建設、信息技術應用、信息產品與服務、信息化人力資源、相關政策標準制定等內容。從目前我國情況來看，大多數檔案館是以基礎設施建設和檔案原文數字化為主，離實際利用者的需求還有不小的差距。通過加快信息化建設，建立各種專題數據庫(尤其是融入編寫者創作智慧和思維活動的獨創性數據庫，如圖片資料庫、科研成果庫、大事記數據庫、專家學者庫等)，對已完成數字化的信息進行拆分、整理、合并，進行專題開發，強化與用戶的互動與交流。

5.做好政府信息公開查閱:檔案館作為依法指定的政府信息公開查閱場所之一，應抓住全社會普遍關注的時機，認真做好信息的收集、管理、利用工作，向公眾提供集中、規范、權威、系統的政務信息，切實保障公眾的知情權、參與權、監督權。要總結已開展的現行文件閱覽服務工作的經驗和問題，完善政府信息公開查閱工作。整合館藏檔案和已公開政府信息兩種資源，編制專題文件匯編或專題摘編等，為公眾提供有效服務。

6.組織各種社會活動:檔案館應根據活動對象和特點，組織多種形式的社會活動，發動公眾更多地參與到檔案館策劃的文化和休閑活動中。例如舉辦“檔案館日”活動，吸引公眾走進檔案館，擴大檔案館的影響力;例如在長假期間向公眾開放，樹立檔案館為民服務的新形象;例如將“家庭檔案”作為“一種貼近民眾的先進文化”服務于社區和家庭等等，使檔案觀念深入人心。

二、推進檔案中介機構商業性服務進程，培育社會服務市場

目前，我國的檔案中介機構從運營模式上看，大致可以分為兩種:

一是行政扶持的模式，由檔案部門設立，面向社會提供服務，也可稱為“體制內中介機構”。這種模式的機構并不存在獨立性，不是獨自承擔市場風險和資金運轉，因此嚴格地說，并不能算是真正的社會服務中介機構，只能說是檔案部門對社會服務的一種新形式。

二是以法人資格存在的、市場化運作的商業性檔案中介機構，也可稱為“體制外中介機構”。它們由社會力量獨立創辦，資本直接來源于民間投入，與檔案行政管理部門在人員、財務、職能等方面完全脫鉤，權責明晰，獨立經營，自負盈虧。盡管獨立的檔案中介機構已經在不少地區出現，而且也體現出明顯的社會效益和經濟效益，但總體上仍處于發展的初級階段，在社會上沒有培育出一個成熟完善的市場，這就決定了我國大部分檔案中介機構暫時擺脫不了與檔案行政部門千絲萬縷的關系。但隨著社會主義市場經濟體制日益完善，檔案中介機構的市場趨勢是不可逆轉的。

檔案部門需要做的，就是承認并接受這種現實情況，并把它作為制定社會化服務規劃的前提。在目前以行政手段扶持仍不可避免的過渡性情況下，要立足長遠，打破行業壟斷，通過行政引導，營造和培育市場空間，為商業性中介機構提供適宜生長、繁榮的土壤，并在時機成熟的條件下進行職能“讓位”和“退位”。這需要壯士斷腕的勇氣和高瞻遠矚的眼光，畢竟從短期效益來看，這會改變不同群體的利益分配格局。但從長遠來看，恰恰是因為新生力量的產生和推動，檔案事業才能真正根植于民，回歸社會。當然，僅僅依靠行政管理部門的幫助是不夠的，檔案中介機構必須要積極主動，練好“內功”，提供給社會優質高效的服務。

1.打造核心競爭力:中介機構要在市場競爭中站穩腳跟，必須具備自身的核心競爭力。概括起來，應該做到“四化”:個性化、專業化、知識化、網絡化。首先要把用戶的需求作為風向標，準確及時地提供有針對性的個性服務。其次要能夠為社會提供專業性強的技術事務服務，如價值評估鑒定、修裱、縮微制作、消毒殺蟲等。第三要能將顯性和隱性知識進行集成整合，有效地解決用戶某方面急需的知識空缺，實現檔案信息內容的增值。第四是要充分利用現代化技術管理和傳播，利用內容豐富、功能完備的網絡平臺提高服務效率。

2.積極向新領域拓展:隨著社會的轉型和發展，對檔案的需求拓展到多個領域。中介機構要善于把握市場的變化，積極介入到新領域的檔案服務中。如為大量民營中小企業制定檔案管理方法和體系，長期幫助其整理檔案;代存、整理撤并企業的檔案;為重點建設項目單位提供咨詢、評估等服務。還有比如物業管理檔案、信用檔案、破產清算檔案等多個領域都有待檔案中介機構去挖掘開發。

3.構建良好營銷渠道:要做好市場服務，必須有穩定并高效成長的用戶群體。良好的營銷渠道可以有效培育用戶，促進市場的啟動與拓展。中介機構可以通過聘請信息員，提供一定量的需求信息，并提供相應獎勵。根據收集的信息，建立用戶信息平臺，全面掌握用戶群甚至是潛在用戶群的基本情況，據此制定不同的服務策略。要根據用戶對服務滿意度的調查和反饋，隨時調整改進服務內容和質量。

4.加強與檔案部門聯系:一方面中介機構要接受檔案行政管理部門的監督指導，另一方面中介結構應該積極主動加強與檔案部門進行具體業務的溝通交流，要及時學習檔案法律法規和業務標準，以便更好地承接由檔案部門轉移出來的微觀管理職能。目前很多檔案館已經開展了部分業務外包，甚至有些政府機關和企事業單位已經將檔案業務進行了整體外包。因此中介機構要爭取獲得檔案部門的推薦，積極參與到檔案業務的外包項目中。

5.做好行業自律:中介機構要自覺接受工商行政管理部門的行政監督和檔案行政管理部門的業務監督，依照《公司法》、《中華人民共和國公司登記管理條例》、《檔案法》開展各項業務活動。市場經濟是法治經濟，行業自律是市場機制作用的重要形式，比行政監督更具有針對性和及時性。中介機構唯有自我約束，依法經營，增加服務的透明度，做到公正、規范、守信，才能樹立良好的信用度，得到用戶的認同，令用戶滿意。

三、統籌檔案行政部門與中介機構的協調發展，促進檔案事業與社會融合

檔案中介機構伴隨著檔案事業的發展而出現，反過來又推動檔案事業的發展。雖然檔案行政管理部門與中介機構的職能不同，但兩者必須以科學發展觀為指導，既分工，又合作，實現統籌協調發展。檔案行政管理部門要通過行政引導，培育市場，不失時機地把檔案工作延伸到社會各領域，形成社會與檔案事業的良性互動關系，真正構建相互促進的檔案專業社會化服務體系，使檔案的價值和精神在社會利用中熠熠生輝。

1.開展立法研究:目前國家層面上還沒有關于檔案中介服務方面統一的檔案行政法規或行政規章，這就要求各地區的檔案行政管理部門緊密結合地方實際，先行加強立法和政策研究，這方面上海、浙江、廣東等沿海經濟發達地區已經走在前列。地方性檔案法規主要應限定中介機構的經營范圍、執業人員素質、接受檔案行政機關監督等方面內容。

2.加大宏觀調控:檔案行政管理部門應該對本地區的檔案中介服務問題進行專題調研，掌握中介機構的數量、規模、經營范圍、業務開展情況、存在的問題，制定科學的規劃，引導不同規模、不同類型的機構發展，使其根據市場需求呈現出應有的層次性，必要時可以考慮一些資源的共享與整合，以培養規模化的中介機構，避免重復建設和無序競爭，從而形成合理的總體布局。

3.加強市場監管:按照《中華人民共和國行政許可法》規定，多數檔案中介機構的設立可以不經過檔案行政管理部門行政許可，這為中介機構的發展創造了寬松的環境。但檔案行政管理部門應完善備案登記制度，建立中介機構信息數據庫，并開展不定期的抽查。對各類中介機構應進行事后監督，例如中介服務的質量、服務場所及庫房設施情況、執業人員的培訓情況和業務水平等。

4.組建行業協會:行業協會作為中介機構維權、服務和行業自律的組織，是中介行業發展的龍頭。培育和發展檔案中介機構的行業協會應該盡快納入檔案行政管理部門的議事日程。檔案中介機構行業協會一方面通過搭建市場平臺、信息平臺和技術平臺，協調行業事務為會員提供服務，向行政部門反映會員的訴求;另一方面從公平追求利益的原則出發，通過會員間的充分認可，塑造檔案社會服務行業的整體形象。

5.適度行政讓位:在政府職能尚未完全轉變的情況下，檔案行政管理部門要本著“讓利于民”的思想，逐步把具體檔案工作的微觀指導職能讓出來，更好地發揮中介機構在推進檔案專業社會化服務中的積極作用。比如可以適當參照審計制度，將一些檔案年度檢查或階段性驗收工作委托檔案中介機構進行，在制度設計、整理方案和評估報告等環節中增強中介機構的權威性和公信力。

6.多種手段扶持:除了適度的職能讓位，檔案行政管理部門還應該利用自身的優勢和掌握的資源對中介機構予以扶持。比如組織專家學者為中介機構提供創業培訓、跟蹤指導、診斷服務等;召開各種研討會、交流會、報告會，為中介機構提供理論和實踐上的幫助;聘請成功機構傳授經驗，總結教訓;制定人才培養計劃，為中介服務人員舉辦業務培訓等多種方式。

綜上所述，通過檔案館、檔案中介機構、檔案行政管理部門三方面的共同努力，突破界限，打破檔案部門內的惰性，凝聚社會力量，擴大交流與合作，做到縱橫結合，實現優勢互補，共同實現檔案專業社會化服務，檔案的社會影響力就會進一步擴大，檔案的社會化程度就會越高。

注釋:

① 王萍，王志才，張衛東.檔案館社會化服務的若干問題研究.檔案學研究，2006(6) .

② 韓玉梅主編.外國現代檔案管理教程.中國人民大學出版社，1995.

參考文獻:

1. 任漢中.檔案館社會化服務的理論探討.檔案管理，2009(3).

2. 趙屹，陳曉輝，朱久蘭.美國的檔案工作與信息服務社會化.檔案學通訊，2001(3).

3. 春風秋水.檔案中介，掀起你的蓋頭來，http://chunfengqiushui.blog.tianya.cn.

4. 鄭金月.論檔案中介機構與檔案行政管理部門的互動關系.浙江檔案，2007(1).

5. 王平，徐瑩，張愛華.檔案中介機構與檔案專業服務社會化.湖北檔案，2009(4).

6. 《浙江省檔案中介服務管理辦法(試行)》 2004年.

作者單位:北京市檔案局