檔案資源整合問題

滄海一粟:2010年6月28日上午，河南省檔案資源整合現(xiàn)場會在杞縣召開，鄭州、開封、南陽等市縣檔案局負責(zé)人進行了大會發(fā)言，交流了檔案資源整合工作經(jīng)驗。省委副秘書長、省檔案局局長王國振與會并發(fā)表了重要講話，他指出:檔案資源整合的目的應(yīng)該是布局更合理、結(jié)構(gòu)更優(yōu)化，檔案資源整合要堅持上窄下寬、上虛下實的原則，要在資源共享上做文章，進一步拓展服務(wù)范圍，建立惠及民生的檔案公共服務(wù)體系，更好地服務(wù)經(jīng)濟社會建設(shè)。

我認為，檔案資源整合要以科學(xué)發(fā)展觀為指針，以“豐富館藏內(nèi)容、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，科學(xué)整合資源、建立檔案中心，創(chuàng)新檔案服務(wù)、實現(xiàn)社會共享”為總要求。具體來說:

其一，豐富館藏內(nèi)容、優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)是檔案資源整合的重中之重。首先，在內(nèi)涵上不斷加強經(jīng)濟、科技、文化、社會、名人尤其是民生檔案的收集、征集與挖掘。一是積極收集民生檔案和社會熱點專門檔案;二是逐步充實名人檔案;三是注重重要歷史資料的征集。其次，在平臺上不斷向政務(wù)信息窗口延伸，就是要搞好現(xiàn)行文件中心工作。最后，在存儲上不斷推進檔案電子信息化建設(shè)。一方面，加快館藏檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫和珍貴重要及利用頻繁檔案全文數(shù)據(jù)庫;另一方面，加快館外的室藏檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，進一步擴充檔案資源。

其二，科學(xué)整合資源、建立檔案中心是檔案資源整合的奮斗目標(biāo)。第一，整合檔案信息，不斷完善檔案館功能;第二，改革管理體制，逐步建立以國家綜合檔案館為基地的檔案中心;第三，健全征集網(wǎng)絡(luò)，加大檔案信息的收集、征集力度。

其三，創(chuàng)新檔案服務(wù)、實現(xiàn)社會共享是檔案資源整合的最終目的。一、在服務(wù)理念上，從傳統(tǒng)的封閉式管理轉(zhuǎn)為現(xiàn)代的開放式服務(wù);二、在服務(wù)范圍上，從主要為黨政機關(guān)服務(wù)拓展為向全社會服務(wù);三、在服務(wù)載體上，從提供單一的紙質(zhì)檔案服務(wù)走向提供紙質(zhì)、電子、音像等多元服務(wù)。

楊樹:檔案資源整合要“大”著眼“小”著手。“大”是一種理念、一個思路，是檔案資源整合需要的思路。“大”的含義是普遍、開放、協(xié)同、全面。主要是指:第一，地域廣泛化，要跨部門、跨領(lǐng)域、跨地區(qū)進行檔案資源整合，盡可能取消部門分割，實行部門合作、事業(yè)整合。第二，形式多樣化，要把不同形式的檔案納入其中，不管是紙質(zhì)的還是電子的，不管是文字的還是實物的。第三，主體多元化，不管是政府的還是企業(yè)的、是民間組織的還是家庭、個人的。第四，利用具體化。要努力使不同的檔案資源找到其更好發(fā)揮作用的方式，不論是用作編研，還是用作展覽，抑或是資政、為民，總之，要各盡其用。

“小”是具體方法、有效做法，是檔案資源整合可行的做法。“小”的意思是:具體、針對、深入、到位。體現(xiàn)“小”的含義，要做到以下幾個方面:一是參與者眾。作為資源，自然是多多益善、兼收并蓄。“眾人拾柴火焰高”，檔案資源整合需要人人參與，各盡所能、各負其責(zé)。二是用力要巧。常言說，“巧婦難為無米之炊”，檔案資源整合過程中，情況正好相反，我們?nèi)钡氖恰扒蓩D”。譬如，我們有豐富的檔案資料，但缺少能夠編研出精品的人才;再譬如，檔案信息化建設(shè)，有設(shè)備無技術(shù)的情況同樣存在。檔案資源整合要學(xué)會借力，為我所用，只要借得巧、借得好，定會收到預(yù)期的效果。三是方式上活。檔案資源整合最主要的目的是要豐富檔案資源、充分利用檔案資源。這就要求我們要最大限度地占有檔案資源。那么，如何占有?我們不妨以小平同志的“白貓黑貓”論為指導(dǎo)，靈活運用。只要能占有，為我所用，可以收繳、寄存、復(fù)制、購買，甚至交換等，哪種形式有利采用哪種，不拘一格。四是區(qū)分要清。檔案資源整合過程中，一定要分清主次、輕重和難易，找準主攻方向，著力務(wù)求實效。一般來說，屬于檔案信息資源類的，相對簡單易行，目前的檔案資源整合多是在這一塊;屬于保障條件類的，相對復(fù)雜困難，現(xiàn)實情況不容樂觀，這正是我們檔案資源整合的“軟肋”。檔案資源整合如能把“軟肋”變成“強項”，檔案事業(yè)的又好又快發(fā)展就會成為現(xiàn)實。

詹姆斯:檔案資源整合是社會發(fā)展的需要，也是檔案事業(yè)發(fā)展的契機，由于是對現(xiàn)有機制的突破，如何整合可能會面臨著許多工作現(xiàn)實的問題。一是在現(xiàn)代信息社會，檔案資源已成為戰(zhàn)略資源，或是經(jīng)濟資源，必然涉及各方利益，也可能會觸動既得利益者的敏感神經(jīng)，憑檔案館的力量，遇到的阻力恐怕會非常大。如房產(chǎn)部門的檔案，涉及部門經(jīng)濟利益和個人財產(chǎn)隱私問題，整合這類檔案資源，是很不容易的;再則，遇到專業(yè)性質(zhì)比較強的檔案，人家為了工作之便，也不會輕易地移交。二是檔案部門是否做好了整合的準備，是否有能力對這些檔案進行科學(xué)的管理，能否獲得一些專業(yè)檔案的形成者、管理者的信任。如果對現(xiàn)有庫房內(nèi)的檔案都不能做到及時地開放利用和信息化管理，那就是“貪多嚼不爛”，還不如放在原保存處更安全、更方便。三是檔案資源的整合并非要實體轉(zhuǎn)移，由檔案部門一家包攬不可，依現(xiàn)有技術(shù)條件，完全可以采取信息處理的方式，各方共同協(xié)作搭建一個信息共享平臺，實現(xiàn)邏輯上的整合，檔案館也能省時省力，效果也會好得多。

郝淑霞:近年來，濮陽市、縣(區(qū))檔案館對檔案資源整合工作都進行了不同形式的探索。市檔案館積極參與重大活動檔案的收集，把“龍文化”研討會、“龍文化”活動周、“張氏”懇親大會、濮陽“建市”20周年慶典、抗擊“非典”活動、文明城市建設(shè)等一系列活動的檔案資料及時接收進館;濮陽縣檔案局館打破以前不到年限不能進館的規(guī)定，把縣政府1998年～2006年所形成的文書檔案4758件、428卷提前接收進館，還征集了《鄭州老圖文》、《樂安任氏家譜》、《閆氏家譜人物志》及一批族譜、碑刻等珍貴檔案資料;南樂縣檔案館接收了退伍軍人、交通規(guī)費、婚姻等檔案13448卷(件);范縣檔案館接收了病歷檔案15831卷，還收集了“鄭板橋文化節(jié)”的書籍、文件材料及影像等資料進館;臺前縣檔案館收集了劉鄧大軍強渡黃河的照片資料、劉少奇視察臺前時的照片資料、被作家魏巍稱作“最可愛的人”李玉安的照片資料;清豐縣、華龍區(qū)也都對檔案資源整合提出了具體的工作計劃。由于檔案資源整合工作目前還處在探索階段，各縣(區(qū))要相互借鑒先進經(jīng)驗，也要注意學(xué)習(xí)全國其他地方的先進經(jīng)驗，結(jié)合自己的實際工作，持續(xù)不斷地推動幾年，爭取使我市檔案資源整合工作取得跨越式發(fā)展，逐步實現(xiàn)社會共享。我認為，當(dāng)前，檔案資源整合工作的主要任務(wù)應(yīng)該是:通過把檔案資源盡可能地集中到檔案館來，把市、縣(區(qū))檔案館建設(shè)成名副其實的綜合檔案館，實現(xiàn)檔案資源社會共享。具體來說，又包括三個方面:其一，改革和調(diào)整國家檔案資源的歸屬和流向，變專業(yè)檔案的多頭管理、分散管理為集中統(tǒng)一管理，強化市、縣(區(qū))檔案行政管理部門在檔案管理工作中的主體地位;其二，集中管理，統(tǒng)一利用，逐步將市、縣(區(qū))范圍內(nèi)屬于國家所有的重要專業(yè)檔案全部交市、縣(區(qū))檔案館集中管理，統(tǒng)一向社會提供利用方便;其三，科技興檔，強化服務(wù)，努力采用現(xiàn)代科技手段，綜合開發(fā)檔案信息資源，全面提升市、縣(區(qū))檔案館的整體服務(wù)功能。

小魚兒:檔案資源整合是一項民心工程，是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的需要，是建立三個體系的充分體現(xiàn)，是與時俱進、大力宣傳檔案工作的有利時機。首先，能改善檔案保管的條件，檔案在基層檔案室的保管條件遠不如有現(xiàn)代化設(shè)施的檔案館。其次，便于為民服務(wù)，老百姓跑幾個單位才能查找到的資料，在檔案館一個地方就能解決。最后，擴大檔案宣傳面，到檔案館查找資料的人員多了，知道檔案館能幫助他們，達到了家喻戶曉的效應(yīng)，無形中，提高了檔案館的知名度，也起到了宣傳的作用。檔案資源整合有一定的難度，但相信在各級地方政府、各級領(lǐng)導(dǎo)的大力支持、協(xié)調(diào)下，此項工作一定能順利開展。

一井水:檔案資源整合從宏觀上講，是綜合檔案館與專業(yè)檔案館的資源的整合;從微觀上講，是檔案室資源的整合。檔案室室藏檔案是否收集齊全完整、結(jié)構(gòu)合理、整理規(guī)范、保管安全，直接關(guān)系到檔案館的接收與整理工作。現(xiàn)在，普遍存在著綜合檔案室不如專業(yè)檔案室受重視的現(xiàn)象，專業(yè)檔案室規(guī)模大、“七防”設(shè)施全、管理規(guī)范，而綜合檔案室，檔案接收不齊全，大部分檔案室只有辦公室形成的收發(fā)文件，各科室的檔案資料收不上來，有價值的資料不移交，檔案室保存的檔案數(shù)量少，利用價值低，因此，機關(guān)檔案工作形成惡性循環(huán)，日趨弱化，檔案庫房像雜物庫。因此，要整合檔案資源應(yīng)該從基礎(chǔ)做起，強化基層檔案室的功能，為檔案館整合檔案資源奠定良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。

寧靜:我認為，這次杞縣檔案資源整合現(xiàn)場會最關(guān)鍵的是使我們轉(zhuǎn)變了思想觀念，不再拘泥于檔案接收的時間界限、范圍界限，打破了檔案形成10年、20年再接收進館的固有方式，可以說，是一次檔案管理方式的大開放，也是一次檔案管理理念的重大突破。思想支配行動，下一步重點是采取什么方式與方法，如何協(xié)調(diào)與協(xié)作，盡可能做到文書檔案與專門檔案，紙質(zhì)檔案與聲像檔案、電子檔案與實物檔案等各種類別、各種載體檔案的兼收并蓄，有序管理。各地應(yīng)結(jié)合自己的具體情況，制定措施，明確人員，加大檔案資源整合力度，邊實踐、邊探索，不能照搬照抄。

成長中的小樹:具體來說，我認為，搞好檔案資源整合需要做到“三個到位”:一要領(lǐng)導(dǎo)到位。這就需要承擔(dān)檔案資源整合任務(wù)的各部門、各單位切實將此項工作納入重要日程，精心組織，認真實施，成立檔案資源整合工作領(lǐng)導(dǎo)小組，確定1名分管領(lǐng)導(dǎo)，并抽調(diào)2～3名工作人員專門負責(zé)此項工作，確保此項工作有力、有序、有節(jié)地開展。二要投入到位。各部門、各單位之間的檔案保管和保護條件各異，隨意堆放檔案的現(xiàn)象依然存在。這就需要有關(guān)單位加大投入力度，添置必要的保管和保護設(shè)備，按照辦公自動化、檔案信息化、保管科學(xué)化、利用現(xiàn)代化的要求，不斷改善檔案工作條件，確保檔案工作的正常運轉(zhuǎn)。三要落實到位。這就需要承擔(dān)檔案資源整合任務(wù)的各部門、各單位要按照“收集齊全，規(guī)范整理，微機著錄”的原則，做好檔案的整理和向綜合檔案館移交工作，確保檔案資源整合工作的順利開展。

(摘自《檔案界》網(wǎng)站)