全面的概括科學(xué)的謀劃

國(guó)家檔案局繼2008年提出建設(shè)“覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系”的主導(dǎo)思想之后，今年5月，又提出了“建設(shè)確保檔案安全保密的檔案安全體系”。“三個(gè)體系”建設(shè)思想的提出，不僅全面概括了過去檔案工作的發(fā)展實(shí)踐，也科學(xué)謀劃了未來檔案事業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，是對(duì)近年來檔案工作發(fā)展和服務(wù)思想的繼承、創(chuàng)新和發(fā)展。“三個(gè)體系”的建設(shè)，為今后檔案事業(yè)的又好又快發(fā)展明確了發(fā)展方向、工作目標(biāo)和根本任務(wù)，提出了新的更高的要求。如何認(rèn)識(shí)“三個(gè)體系”建設(shè)的重要意義，努力建設(shè)好“三個(gè)體系”是擺在所有檔案人面前一項(xiàng)重要任務(wù)。近日，《檔案管理》記者就這些問題，采訪了中共河南省委副秘書長(zhǎng)、河南省檔案局局長(zhǎng)王國(guó)振同志。

李平然:您好，王局長(zhǎng)!很高興您能接受我們的采訪。

王國(guó)振:你好!很高興通過你們的采訪，與大家進(jìn)行交流。

李平然:國(guó)家檔案局繼2008年提出“兩個(gè)體系”建設(shè)的主導(dǎo)思想之后，今年5月，又提出了“確保檔案安全保密的檔案安全體系建設(shè)”。請(qǐng)問:“三個(gè)體系”建設(shè)思想的提出，對(duì)今后的檔案工作有何重大意義?

王國(guó)振:“三個(gè)體系”建設(shè)的提出，符合檔案工作實(shí)際、符合檔案工作自身規(guī)律、符合檔案事業(yè)發(fā)展方向，是國(guó)家檔案局的一項(xiàng)重要決策和重大戰(zhàn)略部署，是一項(xiàng)功在當(dāng)今、利在后世的歷史性任務(wù)，是中國(guó)特色檔案事業(yè)新的偉大工程，是檔案部門深入貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的具體舉措。

李平然:檔案資源體系建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，應(yīng)如何理解它的內(nèi)涵?

王國(guó)振:我理解資源體系的內(nèi)涵應(yīng)包含三個(gè)方面:一是檔案的資源總量;二是檔案的內(nèi)部結(jié)構(gòu);三是檔案的空間布局，這三個(gè)方面共同構(gòu)成檔案資源體系。就目前的發(fā)展?fàn)顩r來看，檔案資源體系存在的主要問題有:一是國(guó)家綜合檔案館館藏總量不足，并且館藏結(jié)構(gòu)不合理，綜合檔案館明顯不“綜合”，難以反映隨著社會(huì)分工越來越細(xì)帶來的立檔單位多元化和隨著科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展帶來的檔案載體多元化的狀況;二是檔案的空間布局不合理，大量檔案分散保存在各專業(yè)檔案館和部門檔案館，有的是經(jīng)國(guó)家檔案局批準(zhǔn)不交或緩交的;有的是受利益驅(qū)動(dòng)，立檔單位根本不愿意向綜合檔案館移交的;加之企業(yè)、事業(yè)單位及村級(jí)檔案館室越來越多，其檔案原則上又不向綜合檔案館移交，致使國(guó)家檔案資源分散保存的趨勢(shì)越來越明顯。更有甚者，由于條件限制或工作原因，有些已到移交進(jìn)館年限的機(jī)關(guān)檔案仍保存在檔案室里。這對(duì)于檔案資源體系建設(shè)以及檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來說，都是極其不利的。

李平然:建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系需要從哪些方面努力?

王國(guó)振:我的理解，需要從三個(gè)方面努力:一是擴(kuò)大資源總量。要樹立“大檔案”意識(shí)，即所有記載歷史信息的東西都叫檔案、都有必要接收進(jìn)館。因此，要大幅度擴(kuò)大進(jìn)館檔案的范圍，大幅度縮短進(jìn)館檔案的時(shí)限，大幅度增加綜合檔案館的資源總量。這是資源建設(shè)的重中之重。二是優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)。要適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)多元化發(fā)展的要求，在資源“多元化”上做文章，在“綜合”二字上下工夫，大幅度增加新型載體檔案門類，豐富館藏內(nèi)容，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，建沒內(nèi)涵豐富、門類齊全的綜合檔案館。這是資源建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急。三是優(yōu)化空間布局。要科學(xué)劃分綜合檔案館、專業(yè)檔案館和部門檔案館、室的職能，完善檔案的形成機(jī)制和運(yùn)轉(zhuǎn)程序，建立嚴(yán)格的所有檔案最終都要進(jìn)入綜合檔案館的體制;要科學(xué)劃分各級(jí)綜合檔案館的職能，明確各級(jí)綜合檔案館的任務(wù)及相互關(guān)系，使各級(jí)綜合檔案館成為反映本地區(qū)歷史全貌的名副其實(shí)的綜合檔案館。這是資源建設(shè)的根本之策。

李平然:完成上述三項(xiàng)任務(wù)都需要做哪些工作?

王國(guó)振:要想完成上述三項(xiàng)任務(wù)，需要大刀闊斧地整合檔案資源，通過對(duì)現(xiàn)有檔案資源空間布局和內(nèi)部結(jié)構(gòu)的調(diào)整，實(shí)現(xiàn)檔案資源和效益的最大化，實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享。檔案資源整合既包括對(duì)檔案實(shí)體的整合，又包括對(duì)檔案信息的整合。在整合中，應(yīng)堅(jiān)持以下原則:一是共有共享原則。實(shí)現(xiàn)資源共有共享是資源整合的目的，沒有共有共享的目的，就沒有必要整合檔案資源。另外，實(shí)現(xiàn)資源共有共享也是推動(dòng)資源整合的最大動(dòng)力，沒有共有共享，很難獲得各資源持有單位的支持和配合。檔案人要有“不求所有，但求所在”的全局意識(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)觀念，保證資源歸全社會(huì)共有，信息由最大多數(shù)人共享。二是“上窄下寬”原則。從需要整合的檔案實(shí)體來說，其覆蓋面應(yīng)呈現(xiàn)“上窄下寬”狀態(tài)，即中央一級(jí)綜合檔案館資源整合的面最窄，省一級(jí)綜合檔案館資源整合的面稍寬一些，市一級(jí)相對(duì)較寬，縣一級(jí)整合面是最寬的。三是“上虛下實(shí)”原則。這和“上窄下寬”原則是一致的。從需要整合的檔案信息翔實(shí)程度來說，上面要虛一點(diǎn)，下面要實(shí)一些。上面整合的是檔案的目錄及部分信息，下面整合的才是檔案實(shí)體及全部信息。有些檔案信息上面只整合一個(gè)目錄，知道這些檔案在哪一級(jí)存放就可以了，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)絲毫不影響資源共享。我不同意把基層的實(shí)體檔案都整合到上一級(jí)去。比如，鄉(xiāng)一級(jí)的檔案，它的發(fā)生地在鄉(xiāng)級(jí)，利用者在鄉(xiāng)里，檔案的意義就在鄉(xiāng)里，你不要把它集中到縣里。不要盲目地把下一級(jí)存放的檔案整合到上一級(jí)來。可以整合檔案的信息，不要整合檔案的實(shí)體。四是分級(jí)管理、效率優(yōu)先原則。檔案保管要分級(jí)分類，哪一級(jí)檔案館該存放哪一級(jí)檔案要經(jīng)過認(rèn)真的思考。不是說越集中越好，也不是說越分散越好，一定要有合理的度。衡量這個(gè)“度”的標(biāo)準(zhǔn)是，檔案應(yīng)放到它最能發(fā)揮作用的地方，這就是效率優(yōu)先原則。比如說，宋朝的檔案放到開封市檔案館最好，焦裕祿的檔案放到蘭考縣檔案館最好，紅旗渠的檔案放到林州紅旗渠紀(jì)念館最好。將檔案放到它的發(fā)生地，最能發(fā)揮它應(yīng)有的作用。

李平然:您前面強(qiáng)調(diào)，綜合檔案館一定要“名副其實(shí)”，什么樣的檔案館才稱得上是名副其實(shí)呢?

王國(guó)振:我想，名副其實(shí)的綜合檔案館應(yīng)該是什么都要有，但并非什么都要“全”。“有”是指一定要有能夠反映各方面歷史的檔案資料;“不全”是指同類的檔案資料不一定要全部進(jìn)館，只收集“有代表性的”即可，大量同類同質(zhì)的專業(yè)檔案沒有必要也不可能全部收進(jìn)檔案館。比如企業(yè)檔案的接收，可以選擇不同時(shí)期、不同行業(yè)、不同所有制形式的企業(yè)檔案，沒必要將全部企業(yè)的檔案都接收進(jìn)館。綜合館的館藏，一定要能夠反映這個(gè)區(qū)域的全貌;綜合館的服務(wù)，一定要能夠覆蓋這個(gè)區(qū)域的全面;綜合館的影響力，一定要能夠主導(dǎo)這個(gè)區(qū)域的檔案工作，這才叫名副其實(shí)的代表這個(gè)區(qū)域水平的國(guó)家綜合檔案館。總之，整合檔案資源，是資源建設(shè)的一個(gè)重要抓手，也是未來檔案事業(yè)大發(fā)展的一個(gè)重要機(jī)遇。這是加強(qiáng)資源建設(shè)的需要，是提高利用效率的需要，是確保檔案安全的需要，是強(qiáng)化綜合檔案館功能、提高綜合檔案館地位的需要，是檔案人靠“有為”爭(zhēng)得“有位”的需要。

李平然:請(qǐng)您談?wù)剬?duì)建設(shè)檔案利用體系的看法。

王國(guó)振:檔案利用體系其實(shí)就是利用檔案資源為社會(huì)公眾提供服務(wù)的能力，包括服務(wù)對(duì)象、服務(wù)范圍、服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)手段和服務(wù)體制機(jī)制等各個(gè)方面。從各級(jí)國(guó)家綜合檔案館現(xiàn)有的利用體系來看，主要存在以下問題:服務(wù)面比較窄且利用形式單一，絕大多數(shù)檔案館還是坐等利用者上門，處于被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)，服務(wù)方式不夠靈活多樣;開發(fā)利用力度不夠，

“重保管、輕利用”的思想束縛嚴(yán)重，一些亟待開發(fā)利用的檔案資料仍束之高閣，還沒有對(duì)外公布開放;利用效率不高，進(jìn)出檔案館大門的麻煩、手工檢索的繁瑣、管理手段的落后、服務(wù)設(shè)施的不完善等一系列的問題，還不適應(yīng)利用工作的需要;編研成果欠缺，一些編研產(chǎn)品質(zhì)量不高，實(shí)用性不強(qiáng)，還不能滿足利用者的需求。這些問題都嚴(yán)重制約著方便人民群眾的檔案利用體系建設(shè)。

李平然:檔案利用體系是檔案工作的目的和價(jià)值體現(xiàn)，如何更好地建設(shè)檔案利用體系?

王國(guó)振:我們知道，服務(wù)是檔案部門永恒的主題，是檔案工作的意義所在，也是檔案利用體系建設(shè)的核心所在。我們不能空喊要樹立為人民服務(wù)的宗旨、要堅(jiān)持以人為本的理念，必須把這些大道理同檔案工作的實(shí)際結(jié)合起來，也就是說要找準(zhǔn)這些大道理與檔案工作的結(jié)合點(diǎn);必須在牢固樹立全心全意為人民服務(wù)宗旨的同時(shí)，樹立盡職盡責(zé)為檔案服務(wù)的宗旨意識(shí);必須在始終堅(jiān)持以人為本理念的同時(shí)，樹立以檔案為本的服務(wù)理念;必須在建立健全為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的體制機(jī)制的同時(shí)，建立健全為歷史服務(wù)的體制機(jī)制。要把為人民服務(wù)的根本宗旨體現(xiàn)在為檔案服務(wù)的具體工作中，換句話說，要用為檔案服務(wù)的具體行動(dòng)實(shí)踐為人民服務(wù)的宗旨。要把以人為本的理念落實(shí)到以檔案為本的行動(dòng)中，用以檔案為本的實(shí)際成效踐行好以人為本的理念。檔案服務(wù)包括為現(xiàn)實(shí)服務(wù)和為歷史服務(wù)兩個(gè)方面。為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，就是在檔案信息資源的開發(fā)利用方面下工夫、挖潛力，打破一些“條條框框”的束縛，拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域，豐富檔案服務(wù)內(nèi)容，創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，完善檔案服務(wù)手段，改善檔案服務(wù)條件，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變被動(dòng)利用為主動(dòng)利用，滿足社會(huì)各方面和人民群眾的檔案利用需求。為歷史服務(wù)，就是在收集檔案時(shí)保證其齊全完整，在保管和提供現(xiàn)實(shí)服務(wù)中，最大限度地保證檔案的安全，不影響其歷史壽命，這就是最好地為歷史服務(wù)。把這兩個(gè)服務(wù)搞好了，檔案利用體系建設(shè)自然就完善了。我們現(xiàn)在講的服務(wù)主要側(cè)重于為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，必須看到，這只是檔案工作的現(xiàn)實(shí)意義，并不是檔案工作的全部?jī)r(jià)值，檔案人更長(zhǎng)遠(yuǎn)不變的職責(zé)恰恰應(yīng)是為歷史服務(wù)。強(qiáng)調(diào)為現(xiàn)實(shí)服務(wù)決不能忽視為歷史服務(wù)，因?yàn)檫@兩者有時(shí)會(huì)是矛盾的。如:現(xiàn)實(shí)中一些不光彩的檔案資料怎么辦?是不是從現(xiàn)時(shí)政治需要出發(fā)對(duì)應(yīng)入庫(kù)的檔案作出取舍?絕對(duì)不能，這類檔案可以暫不公開，但必須如實(shí)完整地保存。所以，在某些時(shí)候，為歷史服務(wù)甚至要高于為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，這才是真正的“史官”應(yīng)該做到的。

李平然:檔案安全體系建設(shè)對(duì)加強(qiáng)檔案工作有什么重要作用?它的特點(diǎn)有哪些?

王國(guó)振:檔案安全體系包括確保檔案實(shí)體和信息安全的基礎(chǔ)設(shè)施和制度規(guī)范兩個(gè)方面。基礎(chǔ)設(shè)施是硬件，制度規(guī)范是軟件。檔案安全有三層含義:一是確保檔案實(shí)體的安全，不損毀，不丟失;二是確保檔案信息的安全，不失密，不泄密;三是確保檔案的完整齊全并盡量延長(zhǎng)檔案實(shí)體和信息的保存時(shí)限。從檔案安全的性質(zhì)上說，前兩個(gè)方面的不安全因素可能造成的損失都是主觀努力可以避免或減少的，后者則是主觀努力雖可延緩但最終難以阻止的。從檔案安全的范圍上說，前兩個(gè)方面的不安全因素可能造成的損失都是局部的、偶然的，后者則是全局的和必然的。從檔案安全給予人們的感覺而言，前兩者造成的損失是有形的，是可感覺到的，后者造成的損失是無形的，是人們感受不到的。確保檔案實(shí)體和信息的安全，是檔案安全體系建設(shè)的現(xiàn)實(shí)任務(wù)，是主要任務(wù)，是現(xiàn)在必須努力完成的任務(wù);盡量延長(zhǎng)檔案實(shí)體和信息的保存時(shí)限，是檔案安全體系建設(shè)的歷史任務(wù)，是長(zhǎng)期任務(wù)，是需要今后努力完成的任務(wù)。實(shí)質(zhì)上，確保檔案實(shí)體和信息的安全，已包含有盡量延長(zhǎng)其保存時(shí)限的意思。我之所以把后者單列一個(gè)題目，是因?yàn)槲覀儗?shí)際抓安全工作時(shí)，往往忽視這個(gè)方面，認(rèn)為只要檔案及信息不丟、不損壞就是安全了，而對(duì)時(shí)間造成的無形的損害重視不夠。另外，確保檔案的完整齊全并盡量延長(zhǎng)保存時(shí)限，不僅涉及現(xiàn)有檔案的安全，也涉及今后檔案征集、保管、利用的各個(gè)方面，是一項(xiàng)更具全局意義和歷史意義的工作。

李平然:如何建立檔案安全體系，確保檔案管理的安全?

王國(guó)振:我認(rèn)為，要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，一是要靠制度保安全，建立一套完整的、符合現(xiàn)實(shí)和發(fā)展需要的安全指標(biāo)體系，制定確保這個(gè)指標(biāo)體系落實(shí)的工作規(guī)范。二是要靠硬件保安全，建設(shè)完備的抗震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等基礎(chǔ)設(shè)施。三是要靠工作保安全，建立行之有效的科學(xué)管理、安全防范和應(yīng)急處置機(jī)制。四是要靠科技保安全，采用先進(jìn)的管理設(shè)備、現(xiàn)代化管理手段和科學(xué)的搶救措施，盡可能延長(zhǎng)檔案實(shí)體的壽命，延續(xù)檔案信息的存在。制度和基礎(chǔ)設(shè)施是條件，是保證;工作是重點(diǎn)，是根本;科技是潛力，是方向，三者缺一不可。對(duì)檔案人來說，條件的改善受制于經(jīng)濟(jì)水平和外部因素，只能積極爭(zhēng)取，量力而行;工作是主要的，是安全體系建設(shè)的重中之重。科技既要靠自己，更要靠社會(huì)力量。

李平然:您是怎樣看待這“三個(gè)體系”之間的關(guān)系?在今后的工作中，應(yīng)如何處理好這三者關(guān)系?

王國(guó)振:檔案資源體系建設(shè)是基礎(chǔ)、是根本、是最主要的;檔案利用體系建設(shè)是目的、是意義所在、是衡量檔案工作成效的標(biāo)準(zhǔn);檔案安全體系建設(shè)是保證、是為前兩者服務(wù)的。“三個(gè)體系”是個(gè)整體，相互聯(lián)系，缺一不可，這樣認(rèn)識(shí)無疑是正確的。工作中要同時(shí)部署、同時(shí)落實(shí)，這樣做無疑也是正確的。但是，我不贊成把“三個(gè)體系”看做同等重要或看做是需要付出同等力量去落實(shí)的認(rèn)識(shí)和做法。因?yàn)椋@樣看似邏輯完整嚴(yán)密，實(shí)際上，并不符合客觀情況，也不利于突出工作重點(diǎn)。“三個(gè)體系”建設(shè)就其功能地位來說，是有先有后、有主有次的，就其工作量來說，是有大有小、有重有輕的。毫無疑問，在“三個(gè)體系”中資源體系是最重要的，有了完善的檔案資源體系，才能建立完善的檔案利用體系，也才有必要建立檔案安全體系;拋開了檔案資源體系建設(shè)，檔案利用體系和安全體系建設(shè)就成了“無源之水”、“無本之木”。我們講安全高于一切，并不是就其邏輯意義上講的，而是就其否定意義上講的。即:安全雖不能保證資源建設(shè)和利用體系一定能做好，但“不安全完全可能毀掉資源建設(shè)和利用體系的成果”。這和講“改革、發(fā)展、穩(wěn)定”的關(guān)系有點(diǎn)相像。換句話講，可以說安全是為了資源保持完整、服務(wù)更加到位，但不能反過來說資源完整和服務(wù)到位是為了安全。這就要求我們?cè)诠ぷ髦斜仨毺幚砗脵n案資源體系、利用體系和安全體系建設(shè)的關(guān)系，做到相互促進(jìn)、共同發(fā)展，既不能因強(qiáng)調(diào)安全而影響了檔案的征集保管與開發(fā)利用，也不能因強(qiáng)調(diào)征集保管與開發(fā)利用而忽視了檔案的安全。

李平然:您對(duì)“三個(gè)體系”的解讀深入淺出，非常透徹，有助于讓公眾了解其具體內(nèi)涵和相互關(guān)系，感謝您精彩的回答。

王國(guó)振:也謝謝你們的采訪。

(摘自《檔案界》網(wǎng)站)