如何做好基本建設工程項目檔案

近年來，隨著基本建設的快速發展，企業的基本建設任務非常繁重，相應的建設工程項目檔案工作也面臨著前所未有的巨大壓力。工程項目檔案管理伴隨著工程建設的全過程，與工程建設同步進行。

1 工程項目檔案管理中存在的主要問題

1.1 重工程輕檔案。“重工程輕檔案”的思想在工程項目建設單位和施工單位中普遍存在。工程檔案在工程項目當中不是硬指標，工程建設單位沒有將其按照“三納入”的要求，納入到工程的管理過程中來;工程人員更重視工程的質量、工期和工程的成本效益，對項目檔案的認識不到位，工程項目檔案在前期得不到應有的重視。

1.2 工程項目檔案資料的形成與工程竣工不能同步，沒有認真執行工程檔案和工程建設同步的原則。部分施工單位在工程實施和竣工驗收時，不能及時通知建設單位檔案人員參加工程檔案資料的驗收工作，造成檔案人員的檔案信息滯后;平時不重視文件的形成、積累和整理，造成檔案的不完整、不準確;竣工文件收集不全，竣工圖編制不規范，簽字手續不完備，導致一些重要的前期文件丟失或收集不全。

2 解決辦法

2.1 全員重視基建工程項目檔案工作。其一，把工程項目檔案管理工作列入工程管理的內容，與工程管理的其他內容同計劃、同要求、同考核。建立檔案人員參與建設項目的管理、檢查、考核、驗收等工作的常規機制，保證檔案人員實時掌握檔案信息。其二，把工程檔案管理人員列入工程項目指揮部成員之一。抽調檔案人員具體負責對工程項目檔案的業務指導和協調工作，把檔案工作納入工程質量管理體系進行監督。

2.2 堅持工程項目檔案工作與工程建設同步

2.2.1 加強工程項目檔案的前期管理控制。在工程建設之初就重視檔案的管理，檔案工作要同步進行。建立健全檔案管理網絡，明確專、兼職檔案人員，工程項目負責人為項目檔案主要管理人員，牽頭成立建設、設計、施工、監理四方面協調的檔案資料小組。要求各施工、設計、監理等單位，配備專職或兼職檔案人員，負責工程建設期間資料的收集、整理和歸檔工作。實行“三納入”、“四參加”制度，還可簽訂責任合同，明確檔案收集、整理、移交的具體事項。

2.2.2 加強工程項目建設施工過程中的檔案管理。檔案管理人員在工程建設過程中，應依據前期制定的標準對各相關單位的檔案形成、積累、整理、歸檔工作進行監督指導，針對工程中出現的問題，具體指導有關人員進行改進。

2.2.3 加強檔案人員與工程項目技術人員密切配合。工程技術人員協助檔案人員審核各項施工記錄數據是否真實可靠，竣工圖是否真實準確地反映工程竣工的實際情況等，有利于工程項目檔案質量的控制。

2.2.4 加強工程項目結束后檔案的驗收、總結?？⒐を炇帐侨婵己私ㄔO工作，檢查工程是否符合設計要求和工程質量的重要環節。檔案部門參加竣工驗收的同時審查工程檔案資料，是竣工驗收的法定內容，也是保證工程檔案資料質量的一種手段。在工程竣工驗收時，檔案驗收要同時進行，及時成立資料移交小組，對工程項目檔案進行初驗收，對存在的問題提出整改措施并限期整改，在工程總驗收前檢查整改結果，提出驗收意見?？⒐n案的驗收移交應納入工程交接驗收程序，把提供合格的竣工檔案作為評優工程和質量評定的條件之一，沒有完整、準確、系統的竣工檔案，工程不能交接驗收。

2.2.5 加強電子文件歸檔和電子檔案制度的建設。推行工程項目檔案雙軌制(紙質與電子)移交，將工程項目建設管理中形成的電子文件和電子檔案進行歸檔，對電子文件的收集、整理、歸檔和移交寫入工程項目檔案工作制度。逐步實現竣工資料利用光盤存儲的目的，保證檔案資料的完整可靠和實時移交。

3 重視工程項目的開發利用

提供優質的利用服務是檔案管理的目的，也是檔案工作的重點。工程項目檔案的最終目的是開發工程項目檔案信息資源并進行深層次的加工，把零散的信息變成系統的信息和實用的編研成果，在便于利用和提供服務的過程中實現檔案的價值。因此，要充分發揮工程項目檔案在工程建設、生產管理、工程維護和改擴建中的作用，加強重點項目工程檔案的編研工作，把企業的“死”檔案變成活效益。